Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Procurement (Buying)

Krijg volledige controle over uw inkoopprocessen en uitgaven

Boek een demo
X
 Neem contact op
X

Wij begrijpen
uw uitdagingen van Procurement

  • Het is aan u om budgetten zo slim mogelijk te besteden.
  • Inkoopprocedures zijn vaak complex en kunnen per afdeling verschillen.
  • Medewerkers doen vaak aankopen zonder de juiste autorisatie.
  • Veel aankopen worden niet gedaan bij voorkeursleveranciers.
  • Er is vaak geen zicht op de inkoopverplichtingen totdat de facturen binnenkomen.
  • Bestaande (ERP-)systemen zijn niet gebruiksvriendelijk.
  • Medewerkers zijn terughoudend om nieuwe software te accepteren.


X
Casestudie

Wij hebben
de oplossing

Met Proactis Procurement brengt u het operationele inkoopproces van alle producten en diensten samen in één systeem, van bestelaanvraag en goedkeuringsprocedure tot ordercreatie en ontvangstregistratie. U bent er zeker van dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures, beleidsuitgangspunten en budgetten. Uw gebruikers kunnen bestelaanvragen plaatsen vanuit een online leverancierscatalogus of website, een voorgedefinieerd formulier of een vrij bestelformulier. Welke bestelvorm u ook kiest, met de software ondersteunt u uw volledige inkoopproces.
 
Het Proactis Procurement Dashboard is het centrale startpunt voor iedere medewerker in de organisatie om producten en diensten te bestellen. Of bijvoorbeeld een aanvraag te doen voor inhuur van tijdelijk personeel. Verbeterde features – zoals intelligente zoekfuncties – helpen de gebruiker om nog eenvoudiger de producten en diensten te vinden die hij of zij nodig heeft. Het systeem wijst op een slimme manier de juiste stappen door het proces (guided buying), zodat zelfs incidentele gebruikers makkelijk zelf hun weg kunnen vinden. Deze manier van bestellen biedt de garantie dat medewerkers altijd bestellen bij gecontracteerde (voorkeurs)leveranciers en onder de juiste voorwaarden (compliance).

X
Wat u kunt doen
Automatisch
kosten
toewijzen


Proactis Procurement wijst kosten automatisch toe aan de juiste budgetten en verwerkt de facturen automatisch, vanaf het moment dat de inkoopaanvraag wordt aangemaakt. U kunt vervolgens kostenplaatsen toewijzen aan een individuele gebruiker (bijvoorbeeld besteller, assistent of budgetmanager) of aan een afdeling. Kostensoorten kunt u toewijzen aan individuele producten en/of categorieën binnen een inkoopcatalogus. Wanneer de besteller een product of catalogus selecteert, wordt de kostencategorie automatisch ingevuld.


Aanvragen snel
en accuraat
goedkeuren


U houdt de controle over de autorisatie van de bestelling, de voorraden en de budgetten. Zo kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures bestellen en en voorkomt u dat zij ongeoorloofde verplichtingen aangaan. Aan de hand van producttype, kostenplaats en orderbedrag legt u de fiatteringstructuur vast in het systeem. Een flexibele workflow zorgt dat bestellingen altijd volgens de interne procuratieregels worden goedgekeurd. Het systeem zorgt ervoor dat alle gebruikers altijd inzicht hebben in de status van hun bestelaanvraag.


Eenvoudig
orders creëren
en boeken


Zodra de bestelaanvraag is goedgekeurd, wordt deze automatisch omgezet in een order. Vanuit één bestelaanvraag is het mogelijk om deze in meerdere orders op te splitsen, afhankelijk van het aantal leveranciers, waarvan producten in de bestelaanvraag zijn opgenomen. Elke order krijgt een uniek ordernummer, dat overeenkomt met de bestelaanvraag en is gekoppeld aan uw financiële systeem. Alle orders worden automatisch geboekt op de juiste kostensoort en kostenplaats.


Consistente
beoordeling
van leveringen


U kunt in het systeem (deel)leveringen en (deel)ontvangsten binnenboeken, maar ook de staat van de levering registreren. Zo houdt u precies bij welke leveringen wel of niet in orde zijn. Door deze informatie consequent en volledig vast te leggen, beschikt u over onmisbare managementinformatie om het operationele inkoopproces verder te verbeteren.

Maak het operationele inkoopproces eenvoudiger, terwijl u controle en compliance waarborgt 

De voordelen
van Proactis:

  • Volledige controle over uw operationele inkoopproces.
  • Door de gebruiksvriendelijke opzet kan iedereen in uw organisatie bestellingen plaatsen uit leverancierscatalogi of websites.
  • Snellere goedkeuringsprocedures, altijd volgens de juiste regels.
  • Transparante werkwijze en procedures.
  • Betere samenwerking met leveranciers.
  • Voorkom onnodige aankopen.
  • Inkopen binnen de vastgestelde procedures, lopende leverancierscontracten en budgetten.
  • Minder risico dat leveranciers niet voldoen aan contractuele afspraken.
  • Gebruiksvriendelijkheid zorgt voor snelle acceptatie binnen de hele organisatie.
Evalueer uw prestaties
X
Onze oplossingen
Facturatie-oplossingen Invoice Management, eFacturatie Portaal, Invoice Scan & Capture en Accelerated Payment Facility
Invoice Scan & Capture Verlaag kosten met ‘straight-through processing’ van facturen
Invoice Management Stroomlijn uw factuurverwerking en krijg realtime inzicht in uw verplichtingen-administratie
Workforce (Hiring) Grip op uitgaven voor inhuur van tijdelijk personeel
Artikel
Hoe Finance en Procurement samen in vier stappen kunnen besparen
Lees meer
Artikel
Procurement succesvol – toepassing stimuleren door middel van gebruikerservaringen
Lees meer