Caerphilly County Borough Council assure la gestion des achats de bout en bout avec Proactis

Profil

Secteur :
Secteur public

Nb d'utilisateurs :
800+

Volume de dépense :
232+ millions € par an

Nb d’habitants :
171,000+

Client depuis :
2003

Objectifs

  • Mettre en place un outil d’e-procurement de bout en bout pour améliorer les processus achats et workflows.
  • Obtenir une meilleure visibilité des dépenses, avec la possibilité de suivre les commandes.
  • Mieux valoriser le sourcing.

Ce que la solution apporte

  • Amélioration de la visibilité sur les dépenses, de la conformité et de la traçabilité pour les équipes achats.
  • Introduction d'un portail d'achat collaboratif alimenté par la solution de sourcing de Proactis.
  • Centralisation des contrats et meilleure visibilité des opportunités de contrats pour les fournisseurs.

Bénéfices

  • Standardisation des achats au sein du département et introduction des meilleures pratiques.
  • Visibilité totale sur les commandes et les dépenses pour gérer les achats et les catégoriser.
  • Réduction des coûts et amélioration de l'efficacité des processus pour le conseil départemental et ses fournisseurs.
Nous avions depuis longtemps l'intention de développer des processus d'achat de bout en bout et un flux de travail pour gérer toutes les dépenses du Conseil. Proactis offre une visibilité et un contrôle complets des dépenses et, jumelé au portail d'approvisionnement collaboratif de Proactis, il nous aidera à soutenir notre programme d'approvisionnement pour les années à venir.

Responsable des relations avec les fournisseurs, Caerphilly County Borough Council

Profil

Caerphilly County Borough Council (CBC) est l'une des plus grandes autorités locales du Pays de Galles. Il fournit un large éventail de services à plus de 171 000 habitants. Il est l'un des principaux employeurs de la région, employant plus de 8 700 personnes.

Le service des achats de Caerphilly CBC dispose d’une visibilité totale sur les dépenses annuelles du département, qui s'élèvent à environ 232 millions d’euros. Ces dépenses couvrent l'éducation et les services généraux, les communautés, les services sociaux et le logement, ainsi que les services d'amélioration des performances. Les Achats sont une fonction centralisée au sein du Conseil départemental et l'équipe gère ou a une visibilité totale sur tous les processus et contrats de plus de 11 000 €.
Caerphilly County Borough Council assure la gestion des achats de bout en bout avec Proactis

Objectifs

Le Conseil disposait d’un projet long terme de digitalisation des achats de bout en bout dans le but ultime de gérer les dépenses de l'ensemble du département. En raison de l'inefficacité des processus, des problèmes de conformité et du manque de transparence, la gestion des achats et des commandes était difficile, avec un suivi quasiment inexistant. La visibilité totale sur les dépenses d'achat, les réductions de coûts et améliorer l'efficacité des processus étaient devenues une priorité.

Le département souhaitait également mieux maîtriser ses processus d'approvisionnement en s'appuyant sur les outils informatiques en place pour améliorer les processus et les procédures afin de rendre l'expérience aussi efficace, facile et simple que possible.

Caerphilly CBC a été l'un des premiers à digitaliser les achats et a joué un rôle prépondérant dans le développement de solutions d’e-procurement dans le secteur public gallois.
Obtenir une meilleure visibilité des dépenses, avec la possibilité de suivre les commandes.

Ce que la solution apporte

Le Conseil a initialement déployé Proactis Purchase-to-Pay pour consolider les nombreuses procédures et formats de commande afin de saisir et suivre les dépenses dans toute l'organisation. La gestion des commandes et des factures fournisseurs est digitalisée.

Utilisant Proactis depuis de nombreuses années, l’organisation a choisi d'utiliser les fonctionnalités supplémentaires, notamment la gestion des contrats et des fournisseurs, et a mis en place un portail achat collaboratif alimenté par la solution de sourcing de Proactis. Cela a permis d'accroître la visibilité des opportunités de contrats pour les fournisseurs, tout en renforçant la gestion, la conformité et la traçabilité pour le département.

95 % des processus achats du département sont gérés via Proactis Sourcing, ce qui assure une grande transparence, avec des procédures et des contrôles intégrés qui sont alignés sur les critères d'autorisation prédéfinis. Le département a travaillé avec Proactis pour créer des processus d'achat simplifiés et de bout en bout, comprenant la gestion et le contrôle des dépenses, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion des relations avec les fournisseurs.
Amélioration de la visibilité sur les dépenses, de la conformité et de la traçabilité pour les équipes achats.

Bénéfices

La fonction achats du Conseil départemental a développé et mis en œuvre une stratégie complète bout-en-bout, grâce aux solutions Proactis. Les outils et les processus ont été développés comme des autoroutes de l'information dynamiques, les données circulant en toute sécurité à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, fournissant à toutes les parties prenantes les informations qui contribuent à rendre les interactions commerciales plus efficaces.

L'engagement des fournisseurs s'est également considérablement amélioré. Le département compte plus de 18 000 fournisseurs enregistrés, et les solutions de Proactis ont permis de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité des processus pour le département tout en simplifiant les processus pour ses fournisseurs.

L'ensemble du processus d'approvisionnement a été bien adopté par le département, qui compte plus de 800 utilisateurs. Les achats sont désormais standardisés, ce qui permet de réaliser des économies, d'améliorer l'efficacité des processus, d'assurer la conformité et d'obtenir la visibilité indispensable.
Visibilité totale sur les commandes et les dépenses pour gérer les achats et les catégoriser.
Nous répondons à vos besoins les plus spécifiques :