Objectifs
Le Conseil disposait d’un projet long terme de digitalisation des achats de bout en bout dans le but ultime de gérer les dépenses de l'ensemble du département. En raison de l'inefficacité des processus, des problèmes de conformité et du manque de transparence, la gestion des achats et des commandes était difficile, avec un suivi quasiment inexistant. La visibilité totale sur les dépenses d'achat, les réductions de coûts et améliorer l'efficacité des processus étaient devenues une priorité.
Le département souhaitait également mieux maîtriser ses processus d'approvisionnement en s'appuyant sur les outils informatiques en place pour améliorer les processus et les procédures afin de rendre l'expérience aussi efficace, facile et simple que possible.
Caerphilly CBC a été l'un des premiers à digitaliser les achats et a joué un rôle prépondérant dans le développement de solutions d’e-procurement dans le secteur public gallois.
Ce que la solution apporte
Le Conseil a initialement déployé Proactis Procure-to-Pay pour consolider les nombreuses procédures et formats de commande afin de saisir et suivre les dépenses dans toute l'organisation. La gestion des commandes et des factures fournisseurs est digitalisée.
Utilisant Proactis depuis de nombreuses années, l’organisation a choisi d'utiliser les fonctionnalités supplémentaires, notamment la gestion des contrats et des fournisseurs, et a mis en place un portail achat collaboratif alimenté par la solution de sourcing de Proactis. Cela a permis d'accroître la visibilité des opportunités de contrats pour les fournisseurs, tout en renforçant la gestion, la conformité et la traçabilité pour le département.
95 % des processus achats du département sont gérés via Proactis Sourcing, ce qui assure une grande transparence, avec des procédures et des contrôles intégrés qui sont alignés sur les critères d'autorisation prédéfinis. Le département a travaillé avec Proactis pour créer des processus d'achat simplifiés et de bout en bout, comprenant la gestion et le contrôle des dépenses, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion des relations avec les fournisseurs.
Bénéfices
La fonction achats du Conseil départemental a développé et mis en œuvre une stratégie complète bout-en-bout, grâce aux solutions Proactis. Les outils et les processus ont été développés comme des autoroutes de l'information dynamiques, les données circulant en toute sécurité à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, fournissant à toutes les parties prenantes les informations qui contribuent à rendre les interactions commerciales plus efficaces.
L'engagement des fournisseurs s'est également considérablement amélioré. Le département compte plus de 18 000 fournisseurs enregistrés, et les solutions de Proactis ont permis de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité des processus pour le département tout en simplifiant les processus pour ses fournisseurs.
L'ensemble du processus d'approvisionnement a été bien adopté par le département, qui compte plus de 800 utilisateurs. Les achats sont désormais standardisés, ce qui permet de réaliser des économies, d'améliorer l'efficacité des processus, d'assurer la conformité et d'obtenir la visibilité indispensable.