Tendances du Source-to-Pay Chapitre 3 :
Un comportement guidé est un bon comportement
L'expression "achats guidés" circule depuis un certain temps et de nombreuses organisations l'ont déjà adoptée. Il s'agit de l'art d'orienter les utilisateurs vers les fournisseurs sélectionnés et autorisés, de leur présenter des contrats et des politiques, ainsi que les prix exacts - d'une manière facile à utiliser. Les capacités de recherche permettent d'accéder facilement au contenu des fournisseurs par le biais de catalogues électroniques et/ou de sites web pour "guider" un employé à partir de l'expression d'un besoin de base vers des produits/services qui répondent à ce besoin auprès de fournisseurs qualifiés.
Après tout, s'il n'est pas facile pour les utilisateurs de trouver ce dont ils ont besoin auprès du bon fournisseur, il y a de fortes chances qu'ils se contentent d'utiliser un fournisseur qu'ils connaissent bien - mais qui n'est peut-être pas autorisé - ou, pire encore, qu'ils contournent le système et s'adressent directement à un nouveau fournisseur. L'ajout de nouveaux fournisseurs ne crée pas seulement des problèmes d'intégration des fournisseurs, mais aussi des problèmes liés à l'expansion de vos dépenses de fin de chaîne, ce qui signifie qu'un nouveau fournisseur doit être évalué, mis en place et géré.
Le "comportement" guidé va plus loin : il ne s'agit pas seulement de diriger ou de structurer les décisions et les actions en matière d'achats des individus ou des équipes au sein d'une organisation, mais aussi de s'aligner sur les meilleures pratiques, les politiques, les objectifs et les buts stratégiques. En partenariat avec d'autres services, il peut s'agir d'identifier la voie à suivre pour trouver un fournisseur (y compris l'examen des fournisseurs actuels), les flux d'approbation des achats, les tactiques de négociation et l'établissement de conditions commerciales et de contrats. Ce comportement est "guidé" par des outils, des processus et des technologies qui encouragent la cohérence, la conformité, l'efficacité et la création de valeur dans les activités d'achat, tout en réduisant les erreurs, en garantissant la conformité et en simplifiant la prise de décision.
Un comportement guidé dans les achats consiste à s'assurer que les actions et les décisions prises par les professionnels des achats sont alignées sur les objectifs de l'organisation, la chaîne d'approvisionnement et les politiques d'approvisionnement, l'ESG, les meilleures pratiques, les normes juridiques et les mesures d'efficacité. Cet objectif est atteint grâce à des processus structurés, des outils technologiques, des formations et des mécanismes de conformité.