Surmonter les obstacles d’une gestion efficace de la dépense dans l’entreprise

La gestion des achats a toujours été considérée dans le secteur technologique comme une source importante de retour sur investissement, loin devant le ROI généré par d’autres investissements comme le déploiement d’un ERP ou d’un CRM, par exemple. En effet, le retour sur investissement d’un projet réussi de pilotage de la dépasse souvent dix fois l'investissement initial​.

De nombreuses organisations constatent rapidement les bénéfices d’un projet de gestion des achats grâce aux économies conséquentes réalisées en quelques mois seulement. Pour d'autres, les perspectives d’un pilotage efficace de la dépense dans l’entreprise peuvent sembler plus lointaines. Mais il ne faut pas baisser les bras. En adoptant la bonne approche, vous pouvez réaliser des économies importantes et avoir un impact très positif sur les résultats financiers de l’entreprise.

La gestion des achats permet de gagner en visibilité, en contrôle et en efficacité pour l’approvisionnement en biens et les services nécessaires au fonctionnement de votre organisation, ainsi que pour le paiement. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous pouvez maîtriser les dépenses et améliorer la relation avec vos fournisseurs pour optimiser les achats, réaliser des économies et améliorer la conformité.

Le chemin peut sembler difficile, et vous aurez peut-être l'impression de devoir reculer avant de pouvoir avancer.
 


Cela peut sembler exagéré, mais les équipes d’un projet de pilotage de la dépense se heurtent souvent à des obstacles majeurs qu’il faut surmonter :

  • Dispersion des données : Les données d’achats sont généralement répertoriées dans des systèmes disparates qui ne sont pas toujours reliés entre eux : tableaux comptables, logiciel finance, ERP, e-procurement ou encore cartes prépayées ou cartes de crédit.
  • Manque de précision : Les données relatives aux dépenses sont parfois incorrectes en raison d'erreurs de saisie, de doublons, d’absence d’information. Elles peuvent également contenir des informations non à jour ou contradictoires.
  • Informations produits incomplètes : Les noms et les comptes fournisseurs, les produits ou les services peuvent être saisis de manière erronée, ce fait perdre en visibilité et réduit le pouvoir de négociation avec les fournisseurs.
  • Sourcing désorganisé qui fait perdre des opportunités d’affaires lors des négociations de contrat avec les fournisseurs.
  • Les décisions locales ont tendance à s’appuyer davantage sur le prix plutôt que la valeur totale du service à l’échelle de l’entreprise et la contribution à l’atteinte des objectifs de croissance.
  • Non-conformité : Il est parfois difficile de s'assurer que les achats sont bien effectués conformément aux règles et politiques de l'entreprise, aux budgets établis et aux contrats négociés avec les fournisseurs.
  • Mauvaise gestion des contrats : Il n’y a pas de suivi des contrats et les renouvellements se font involontairement, par tacite reconduction.
  • Absence de documentation des processus : Souvent les activités sont menées à la demande, sans méthodologie claire. Il n'y a pas de système permettant un suivi continu et de bout en bout des achats stratégiques qui connecte les acheteurs et les fournisseurs.

En d'autres termes, sans les outils ni méthodologie, il est presque impossible de savoir combien vous dépensez, auprès de qui et pour quoi, ni de contrôler et de fluidifier le processus complet de bout en bout.
 


Ne relâchez pas vos efforts
Beaucoup d’initiatives échouent à ce stade. Certaines solutions ne sont pas adaptées à la réalité complexe de la vie d’entreprise.

Mais les meilleures solutions de gestion des dépenses vous aideront à surmonter ces difficultés grâce à des outils qui vous permettront d’instaurer plus d’organisation et de méthode.
 
Voici un aperçu du type de transformation possible:

  • Outils d'analyse des dépenses : Ils peuvent regrouper, nettoyer, valider, catégoriser et analyser toutes les données dans vos systèmes transactionnels. L'enrichissement des données fournisseurs peut permettre d'ajouter des catégories d’achats, afin que les produits et services soient bien catégorisés par typologie. Vous disposez alors d'une vision claire sur les dépenses engagées et pourrez définir des tendances, préparer votre sourcing et renforcer la conformité.
  • Sourcing stratégique et eSourcing : Vous pouvez utiliser les outils de sourcing les plus efficaces et les plus appropriés :  enchères en ligne, appels d'offres automatisés, identification des fournisseurs, des consultations ou outils d'optimisation pour augmenter considérablement la valeur des biens et services utilisés.
  • Gestion des contrats : Ces solutions offrent une visibilité sur les contrats à l'échelle de l'entreprise et permettent d’adapter les durées, d'améliorer les taux de renouvellement des contrats, de réduire le coût total et de renforcer la conformité. Vos équipes achat travaillent dur pour négocier de "bons" contrats auprès de fournisseurs privilégiés et il est important que les achats non conformes ne constituent pas un frein à la performance.
  • Gestion de la relation fournisseurs : Vous devez maîtriser votre base de fournisseurs pour surveiller les performances, le statut des transactions et gérer les capacités de libre-service. L'objectif final est d'avoir une vue unique de la relation avec les fournisseurs.
Pour aller plus loin

Logiciel de gestion
de la dépense



Lisez les témoignages de
nos clients

En savoir plus



Visitez notre page
Ressources