Validation et codification des factures
Le traitement manuel des factures est souvent chronophage et mobilise de nombreuses ressources. En outre, des erreurs fréquentes peuvent fausser les informations financières et d’achat.
Le logiciel utilise les informations de la facture telles que l’ID du fournisseur, le numéro de commande, le numéro de contrat, les codes article, etc. pour déterminer automatiquement les catégories d’achat et les comptes correspondants dans la comptabilité générale. Les solutions intelligentes peuvent même « apprendre » à coder les factures afin de réduire les actions nécessaires. Par exemple, l’outil peut déterminer automatiquement à partir d’une facture quel service doit être facturé. L’automatisation de cette étape permet également de repérer les doublons de factures.
Rapprochement et approbation automatique
Là encore, le traitement manuel des factures peut être complexe et cette étape peut être volontairement ignorée lorsque la Comptabilité fournisseurs est pressée par le temps ou n'a pas accès aux bonnes informations. En automatisant cette étape, les factures avec bons de commande sont comparées électroniquement aux bons de commandes et réceptions dans votre système achats, tandis que les factures sans bon de commande sont rapprochées des contrats. Les factures valides sont automatiquement validées pour paiement.
Certains détails des factures comme les frais de transport et les taxes peuvent rendre la tâche plus difficile, mais un bon système apportera la solution et permettra de définir des écarts tolérés par l'utilisateur qui permettront d'approuver automatiquement un nombre important de factures valables.
Résolution des écarts et approbation
Il y aura toujours des factures nécessitant une approbation spécifique. Même avec un rapprochement automatisé, certaines factures feront l’objet d’une vérification particulière, d’un litige éventuel avec un fournisseur avant ajustement ou approbation.
La clé lors de cette étape est le workflow. Un processus automatisé permettra à la Comptabilité fournisseur de faire suivre rapidement les factures aux bonnes personnes par email, parfois même de manière totalement automatique. La facture et toutes les informations associées sont instantanément disponibles pour le gestionnaire. Les approbations simples sont généralement validées en un seul clic. L'ensemble du processus prend généralement quelques minutes ou quelques heures tout au plus, plutôt que des jours ou des semaines.