La facture électronique, créatrice de valeur
Outre le gain d'efficacité et la simplification des processus en place, l'adoption de la facture électronique conduit à une meilleure maîtrise de l'information en entreprise et à une valorisation des données exploitées.
L'identification claire et détaillée des dépenses est une question cruciale dans les organisations. C'est ce qui est traditionnellement défini comme le " spend analysis ". Mais une analyse de la dépense qui repose uniquement sur les informations du pied de facture est insuffisante. Ainsi lorsqu'un grand fournisseur comme IBM vend un produit ou un service à un client, l'analyse des dépenses consiste souvent uniquement à classifier le fournisseur, sans référence aux détails des produits ou services fournis. Résultat : le détail de chaque ligne reste invisible. " Il peut pourtant s'agir de services de consultants, des solutions réseaux, relatives aux datacenters, d'offres hardware, ou encore logicielles. Des informations importantes à connaître ", relève Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis, spécialiste des solutions d'optimisation de la gestion des dépenses. La solution : la facture sous format électronique.
En particulier dans un groupe composé de filiales dans plusieurs pays, de différents systèmes comptables, de différents systèmes achats, la question est souvent de savoir quelle est la meilleure source d'information pour déterminer le périmètre exact des achats et ce qui le compose. Seule la comptabilité fournisseurs garantit une exhaustivité des données relatives aux dépenses. Mais dans un fonctionnement traditionnel, l'information saisie pour créer une écriture comptable reste assez limitée. Elle comprend généralement le code du fournisseur, le numéro de la commande, le montant hors taxe et TTC de la facture ainsi que la TVA. On obtient un montant de dépense pour un fournisseur, ce qui donne peu d'informations sur le détail des achats concernés.