D'après une étude Forrester, voici les principales difficultés rencontrées par les entreprises :
- L’absence de digitalisation : certains services comptables ne disposent pas des outils nécessaires pour optimiser leurs processus. 47 % des personnes interrogées reçoivent plus de la moitié de leurs factures au format papier, 26 % les rapprochent manuellement des bons de commande ou autres documents justificatifs et 42 % ont besoin d’une signature papier pour l'approbation. Toutes ces tâches manuelles augmentent les coûts et les délais de traitement des factures, en plus d’être sources d’erreurs.
- Des procédures d'achat non respectées : le traitement des écarts ou des factures sans bon de commande est chronophage. En améliorant le rapprochement des factures, il devient possible de traiter bien plus que 5 000 factures par ETP par an.
- Des catégories d’achats complexes : le séquençage classique commande-réception-facture ne peut pas s’appliquer à tous les achats de biens et de services. Les entreprises qui achètent beaucoup de services ont des étapes supplémentaires de vérification manuelle. Par ailleurs, de nombreuses directions financières demandent la création du bon de commande « après coup » afin d’effectuer un rapprochement à 3 voies : cela répond aux besoins du système financier mais retarde le traitement des factures sans réellement améliorer le contrôle des achats.
Associer un
e-procurement à la facture électronique double vos chances de succès. En incitant dès maintenant vos fournisseurs à recourir à la facture électronique, vous vous affranchissez de la saisie manuelle. Un outil de gestion des achats vous permet de réduire les écarts de factures et donc le temps consacré à la résolution. La combinaison des deux vous permet d’arriver à une gestion « no touch », c’est-à-dire, le traitement automatisé des factures de bout en bout, de la validation au paiement, sans intervention manuelle.
D’après les analystes, les entreprises qui ont automatisé le traitement des factures ont :
- réduit le délai de traitement des factures de 51 %
- gagné plus de visibilité sur le statut des factures et des workflows (+30 %)
- réduit leurs coûts de comptabilité fournisseurs de 12%.
Accélérez le traitement de vos factures en réduisant vos coûts et la complexité grâce aux solutions Proactis d’automatisation du traitement des factures fournisseurs.