Challenges | Proactis, leader de solutions Source-to-Pay pour les ETI

Permettre aux entreprises de réduire plus efficacement leurs dépenses, telle est la mission première de Proactis, éditeur et intégrateur d’une solution de pilotage de la dépense en mode SaaS. Créé en 1997, le groupe dont le siège est en Angleterre est présent à travers le monde grâce à une solution performante utilisée par plus de 1 100 entreprises du secteur public et privé, soit près de 3 millions d’utilisateurs. Face à la réticence de certaines organisations à s’orienter vers une transition digitale, Proactis propose une solution qui permet de digitaliser chaque étape des processus d’achat et de comptabilité fournisseurs. Cette plateforme Source-to-Pay est modulable et adaptée aux besoins et aux ressources spécifiques de chaque entreprise.

Depuis la crise sanitaire, les entreprises ont été mises devant la nécessité de sécuriser leur chaîne d’approvisionnement ainsi que le réseau de leurs fournisseurs. Proactis propose donc une solution qui permet entre autres la gestion, le suivi et l’évaluation des fournisseurs et des contrats. « La vocation est que ce type d’outil soit accessible à n’importe qui dans l’entreprise afin de garantir que l’ensemble des achats se fasse en priorité sur des contrats avec des fournisseurs confirmés, validés et avec lesquels des accords ont été négociés en amont » explique Olivier Jung, directeur général de Proactis France.
 

Un gain financier mais pas que

Plus qu’une simple solution logicielle, Proactis propose un ensemble de services associés et un travail au quotidien afin de garantir le bon fonctionnement de ce type de système. Cela représente un gain financier évident puisque cette solution permet d’optimiser le contrôle des dépenses et la gestion des achats. « L’objectif est aussi d’éviter les achats sauvages, c’est-à-dire, le fait d’acheter n’importe où, à n’importe qui et à des tarifs non négociés » avance Olivier Jung. « Il faut que tous les collaborateurs respectent la politique de l’entreprise et achètent aux bons fournisseurs et avec les bons tarifs. C’est ce qui va permettre d’avoir un effet levier sur les négociations avec les fournisseurs. Et si le client souhaite travailler avec un nouveau fournisseur, nous accompagnons aussi ce dernier dans la prise en main et l’utilisation de l’outil ». Un réel gain de conformité pour l’entreprise.

L’automatisation des processus et notamment du traitement des factures, incluant la réception et le rapprochement avec la commande, représente un gain de temps et de productivité non négligeable. Par ailleurs, à travers sa plateforme, Proactis propose un moteur de recherche qui va permettre de trouver le bon article auprès d’une sélection de fournisseurs déjà approuvée, sans passer par une prospection approfondie et assurément plus longue.
 

Une prise de conscience progressive

 
Si les grandes entreprises ont, pour la plupart, su prendre le virage du digital, beaucoup d’entre elles doivent renouveler ou enrichir leurs outils. Chez Proactis, la plateforme est constamment mise à jour afin d’être toujours en corrélation avec la réglementation en vigueur. Pour les plus petites structures, le cap est encore compliqué à passer. Néanmoins, l’échéance de la loi finance 2022, à savoir l’obligation pour les entreprises d’effectuer des transactions électroniques avec leurs fournisseurs à l’horizon 2024, accélère leur processus de digitalisation.

« Durant la crise sanitaire et les périodes de confinement, certains de nos clients se sont retrouvés bloqués pour traiter certaines factures papier. Cela a ensuite impacté toute la chaîne d’approvisionnement » expose le directeur de Proactis France qui souhaite désormais cibler les entreprises de taille intermédiaire avec notamment le lancement récent d’une nouvelle offre, Proactis Rego, spécialement conçue pour ce type de structure.

Les bénéfices de la digitalisation se concrétisent rapidement. De plus en plus d’entreprises investissent dans des technologies pour optimiser leurs processus internes. Pour Proactis, l’objectif est désormais de devenir leader international des solutions Source-to-Pay sur le marché des ETI.

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