Escomptes pour paiement anticipé :
L'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs permet de raccourcir la durée de traitement des factures. Cela permet alors de demander des escomptes aux fournisseurs en échange d'un paiement plus rapide. On estime que pour une organisation ayant un volume d’achat compris entre 250 et 300 millions d’euros, 25 % des paiements peuvent bénéficier d'un escompte de 1,5 %, ce qui génère un total d’économies d’environ un million d’euros.
Stockage de documents :
Les factures papier traitées manuellement doivent pouvoir être transmises pour validation. L'automatisation de cette étape peut générer des économies substantielles, notamment en ce qui concerne le temps passé à classer/récupérer les documents en plus des coûts de stockage. De même, le temps passé par les employés à téléphoner et à imprimer les factures est considérablement réduit. Selon une étude Gartner, un document est en moyenne copié entre neuf et onze fois. Si l’on considère le coût de stockage et les inefficacités mentionnées précédemment, le coût par facture traitée avoisine les 10€. A ce coût, il est nécessaire d’ajouter celui de l’espace de stockage physique des documents (estimé en % de la surface totale du bâtiment utilisée par l’organisation).
Les paiements en double :
Lors du traitement de documents papier, des factures peuvent être égarées, ce qui entraîne souvent l'envoi d'une seconde facture par le fournisseur. Lorsque l'original est retrouvé et traité, sans contrôles efficaces du système financier ou de l’ERP, il arrive que la facture soit payée deux fois. Les services de comptabilité fournisseurs manquent souvent de personnel et de temps à consacrer au rapprochement des factures fournisseurs, ce qui renforce le risque d’inefficience et de doublons. Il arrive fréquemment que des sociétés de recouvrement interviennent et prélèvent un pourcentage de la somme.
Selon une étude comparative menée par l'IOMA (The Institute of Management & Administration), 19 % des organisations interrogées déclarent avoir payé en double entre 0,1 % et 0,5 % des factures.
En tenant compte des quatre volets ci-dessus, automatiser ses processus de comptabilité fournisseurs permet de générer de réelles économies en moins d’un an.