L'Université d'Essex étend sa solution Proactis pour mieux maîtriser son processus de facturation
L'Université d'Essex s’est associée à Proactis pour optimiser ses processus d'achat et de gestion des factures, et améliorer l'efficacité.
« Le processus de gestion manuelle des factures et de résolution des écarts est très chronophage », déclare Philip Sweeting, responsable des achats à l'Université d'Essex. « Nous avons 300 personnes dans l'Université qui peuvent passer des commandes, les factures n'étaient pas reçues et enregistrées de manière centralisée et elles étaient souvent reçues dans les différents départements sans numéro de commande. Non seulement cela conduisait à ce que les fournisseurs soient parfois payés en retard, mais il n'y avait aucune transparence de nos engagements financiers. »
L'université utilisait déjà les solutions Source-to-Contract de Proactis et a donc décidé d'utiliser Proactis Invoice Capture pour automatiser la réception et le paiement des factures papier et pdf, et pour mettre en place un processus dans lequel les commandes ne seraient plus prises en compte sans numéro de commande valide. L'objectif final était de mieux maîtriser le processus de commande et de traitement des factures.
« Nos factures d'achat peuvent désormais être scannées et les informations extraites et validées automatiquement », poursuit Philip. « Cela améliore grandement notre processus de gestion des factures et fournit la visibilité et le contrôle dont nous avons besoin pour la planification financière. »
L'équipe comptabilité fournisseurs est composée de cinq personnes qui devaient gérer et traiter manuellement plus de 30 000 factures par an. Carol Saward, responsable des revenus et des paiements à l'université, ajoute : « Les factures sont désormais reçues de manière centralisée, scannées et automatiquement jointes au bon de commande correspondant. En outre, nous sommes désormais en mesure d'accepter les factures électroniques et les fournisseurs peuvent utiliser la fonctionnalité
PO flip pour la génération automatique de bon de commande. Cela a permis de réduire le délai de traitement pour les équipes comptables et de mieux connaître le statut des factures dans le processus de paiement. Ainsi que la possibilité de payer les fournisseurs en temps et en heure et d’améliorer nos relations. »
En travaillant avec Proactis, l'Université a également identifié que fournir aux employés un système unique dans lequel ils peuvent rapidement trouver ce dont ils ont besoin auprès des fournisseurs - tout en respectant les politiques achat établies - était la stratégie parfaite. La marketplace Proactis a été choisie pour héberger tous les catalogues fournisseurs et les punch-out nécessaires. « Nous avons déjà reçu d'excellents commentaires de la part de nos acheteurs sur le fait que le système Proactis constitue un outil en ligne facile à utiliser qui leur permet de trouver, comparer et choisir rapidement et facilement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Le tout auprès de fournisseurs agréés », conclut Carol.
À propos de l'Université d'Essex
L'Université d'Essex est une université publique située dans l'Essex, en Angleterre. Elle a été créée en 1963 et a accueilli ses premiers étudiants en 1964. L'université accueille plus de 14 760 étudiants et emploie plus de 800 membres académiques.
https://www.essex.ac.uk/