Le gouvernement de sa Majesté de Gibraltar adopte la solution Proactis Invoice Capture pour unifier le processus Source-to-Pay

Le gouvernement de sa Majesté à Gibraltar (HMGoG) a étendu son utilisation de la solution Proactis en adoptant le module Invoice Capture, pour transformer la comptabilité fournisseurs, automatiser le processus de facturation, améliorer les contrôles et réduire les coûts.

HMGoG a travaillé en étroite collaboration avec Proactis dans le but d'unifier et d'automatiser l'ensemble du processus Source-to-Pay de ses départements.

L'un des éléments clés du projet était la nécessité d'une plateforme permettant de traiter les factures papier et électroniques à l'aide d'une solution unique. Le processus de facturation actuel étant peu digitalisé et très manuel, le HMGoG avait besoin d'un moyen d'automatiser davantage le processus.

La solution SaaS Proactis Invoice Capture a été choisie pour permettre un traitement centralisé efficace des factures entrantes. Celles-ci sont ensuite scannées ou, dans le cas de documents électroniques, importées avec une capture intelligente des données qui extrait automatiquement les informations clés de la facture. Des fonctionnalités permettent d'optimiser la résolution des factures non conformes. Une fois le déploiement terminé, Invoice Capture sera utilisé pour saisir environ 70 000 factures par an, initialement en format papier et PDF.

« Nous avons examiné les performances de nos équipes achats et finance et nous avons identifié les moyens de les améliorer », déclare Julian Baldachino, directeur général des services et de l’innovation du gouvernement. « Nous avons utilisé avec succès la solution Proactis et déployé une utilisation toujours plus importante des fonctionnalités clés. Cette dernière étape permettra d’automatiser et d’améliorer l’efficacité de nos principaux processus Source-to-Pay, de la gestion des fournisseurs, de la recherche de fournisseurs et de la gestion des contrats jusqu’aux achats et à l’optimisation du traitement des factures fournisseurs. Nous sommes convaincus que l’ajout du service Invoice Capture nous permettra d’améliorer considérablement l’efficacité du traitement de nos factures tout en réduisant les coûts de gestion, ce qui permettra au personnel de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée. »

« Nous sommes ravis que le gouvernement de Gibraltar profite de l’évolutivité de la solution Proactis, et l’adoption d’Invoice Capture est un témoignage supplémentaire de la force de la relation que Proactis entretient avec le Gouvernement », ajoute Ilija Ugrinic, directeur de Proactis au Royaume-Uni. « La proposition d'Invoice Capture est conçue spécifiquement pour répondre à de nombreux défis auxquels le gouvernement est confronté, et nous sommes impatients de tirer profit des bénéfices de plus d’efficacité et d'un meilleur contrôle. »