London Borough of Bexley macht mit Proactis den nächsten Schritt zur Zukunftssicherung seiner Beschaffungsstrategie

Proactis, das weltweit tätige Unternehmen für Ausgabenmanagement, hat bekannt gegeben, dass der Londoner Stadtbezirk Bexley seine Proactis-Lösung um das Vertragsmanagement erweitert hat, um organisationsweite Vertragseffizienzen zu erzielen.

"Wir betrachten unsere Beschaffungsstrategie langfristig, um sicherzustellen, dass wir nicht nur die Effizienz für heute verbessern, sondern auch unser Betriebsmodell zukunftssicher machen. Wir sehen Technologie als einen zentralen Baustein dafür und haben uns daher für einen Anbieter entschieden, der mit uns wachsen kann", so Caroline Allen, Supplier Relationship Manager / Purchasing Manager beim London Borough of Bexley.

"Nachdem wir bereits das Beschaffungstool von Proactis implementiert hatten, unterzogen wir unsere Vertragsmanagementprozesse einer eingehenden Prüfung und kamen zu dem Ergebnis, dass wir die Effizienz und Konsistenz unseres derzeitigen Vertragsmanagements verbessern müssen.

Es fehlte ein Überblick über die 233 Verträge, die von den 90 Vertragsmanagern der Behörde verwaltet werden.

"Wir brauchten eine Lösung, die uns nicht nur Transparenz, Verantwortlichkeit und Flexibilität bei der Verwaltung unserer Verträge bietet, sondern die sich auch in unsere bestehenden Systeme integrieren und mit unseren Anforderungen weiterentwickeln lässt", so Caroline weiter.

Ziel der Implementierung von Proactis Contract Management war es, die Sichtbarkeit von Lieferantenverträgen und Vertragsdetails zu erhöhen, über Vertragstermine und -ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, Risiken zu reduzieren und das Bewusstsein und die Nutzung von Verträgen innerhalb der Behörde zu maximieren.

Mit der Lösung hat die Behörde ein zentrales elektronisches Repository für alle Arten von Lieferantenverträgen eingerichtet, um die organisationsweite Speicherung und Verwaltung von Verträgen für alle Vertragsmanager zu standardisieren. Alle Vertragsdaten sind nun sowohl für den jeweiligen Vertragsmanager als auch für das Management in der gesamten Behörde einsehbar, und es wird ein Prüfpfad erstellt.

"Als Behörde stehen wir vor der Herausforderung, autark zu werden, daher ist der Einsatz einer Vertragsmanagementlösung ein wirklich guter Mechanismus, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für diesen speziellen Prozess zu minimieren. Proactis war für uns ein echter Antrieb, um sicherzustellen, dass wir alle Daten, die wir benötigen, erfassen und sie innerhalb des Systems transparent machen", schloss Caroline. "Die Lösung hat die Flexibilität, sich unseren Bedürfnissen anzupassen.