Zentrale Elemente der Rechnungsautomatisierung

Wie sieht die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung eigentlich aus? Wo fängt sie an und wo hört sie auf? Was sind die zu automatisierenden Detailschritte?

Das Grundkonzept ist einfach – nämlich alle Rechnungen auf eine gemeinsame, elektronische Art und Weise zu verarbeiten, sodass möglichst viele vollautomatisch, mit wenig oder gar keinem menschlichen Eingriff gehandelt werden. Zudem sollte die Kommunikation bei den verbleibenden Rechnungen bzw. Ausnahmen so schnell und klar wie möglich sein.

Hauptelemente der Automatisierung sind:

Erfassung der Rechnung
Der erste Schritt besteht darin, alle eingegangenen Rechnungen in einen standardisierten elektronischen Datensatz zu konvertieren, der in allen anderen Automatisierungsschritten verwendet werden kann. Falls erforderlich, können Papierrechnungen manuell eingegeben werden. Dieser Prozess lässt sich jedoch mit leicht verfügbaren Dokumentenscannern und OCR-Technologie rationalisieren. Elektronische Rechnungen aus Handelsnetzwerken, einem Lieferantenportal und anderen unterstützenden Systemen müssen lediglich in Ihr Standardformat übersetzt werden.

Realistischerweise werden Sie wohl mehrere verschiedene Methoden der Rechnungserfassung verwenden, mit dem Ziel, den Prozentsatz der manuellen Eingabe im Laufe der Zeit zu reduzieren. Aber ein Hinweis: Die Rationalisierung der Methoden zur Rechnungserfassung und -bearbeitung, Scannen und elektronische Rechnungsstellung, sind wichtige, aber zugleich nur vorbereitende Schritte. Sie tragen allein wenig zur Kostensenkung bei. In der Automatisierung der folgenden Schritte liegen die wirklichen Einsparungen.

Rechnungsprüfung und -kennzeichnung
Dieser Schritt kann bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen sehr zeit- und ressourcenaufwändig sein. Er kann auch anfällig für häufige Fehler sein, die im Laufe der Zeit Finanz- und Beschaffungsinformationen verzerren. In einem automatisierten Prozess sollte das System in der Lage sein, Rechnungsinformationen wie Lieferanten-ID, Bestellnummer (PO), Vertrags-ID, Artikelcodes usw. zu verwenden, um automatisch Einkaufskategorien und Kassenbuchkonten zu ermitteln. Ausgereiftere Systeme können im Laufe der Zeit sogar "lernen", wie man Rechnungen codiert, um den Umfang der erforderlichen menschlichen Interaktion kontinuierlich zu reduzieren. Beispielsweise kann es "lernen", welche Abteilungen auf der Grundlage von Telefonnummern in einer komplexen Telekommunikationsrechnung berechnet werden müssen.

In einem automatisierten System sollte dieser Schritt auch offensichtliche und nicht so offensichtliche doppelte Rechnungen hervorheben.

Rechnungsabgleich und automatische Genehmigung
Auch dies kann bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen eine große Herausforderung sein. Und es ist ein Schritt, der übersprungen werden kann, wenn Mitarbeitende der Kreditorenbuchhaltung besonders unter Zeitdruck stehen oder keinen schnellen Zugriff auf die richtigen Informationen haben. In einem automatisierten Prozess können PO-basierte Rechnungen elektronisch mit den PO- und Quittungsaufzeichnungen aus Ihrem Einkaufssystem verglichen werden. Nicht-PO-Rechnungen können oft mit Verträgen verglichen werden. Rechnungen, die übereinstimmen, können automatisch zur Zahlung freigegeben werden.

Rechnungsabgleich und automatische Genehmigung
Auch dies kann bei der manuellen Bearbeitung von Rechnungen eine große Herausforderung sein. Und es ist ein Schritt, der übersprungen werden kann, wenn Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung besonders unter Zeitdruck stehen oder keinen schnellen Zugriff auf die richtigen Informationen haben. In einem automatisierten Prozess können PO-basierte Rechnungen elektronisch mit den PO- und Quittungsaufzeichnungen aus Ihrem Einkaufssystem verglichen werden. Nicht-PO-Rechnungen können oft mit Verträgen verglichen werden. Rechnungen, die übereinstimmen, können automatisch zur Zahlung freigegeben werden.

Natürlich können Rechnungsdetails wie Frachtkosten und Steuern dies schwieriger machen, als es sich oberflächlich betrachtet anhört, aber ein gutes System bietet eine ausgeklügelte Logik und vom Benutzer eingestellte Toleranzbereiche, die es ermöglichen, einen sehr hohen Prozentsatz gültiger Rechnungen automatisch zu genehmigen.

Unstimmigkeiten lösen und genehmigen
Es wird immer einige Rechnungen geben, die fragwürdig sind oder von einem bestimmten Manager genehmigt werden müssen. Selbst bei einem automatisierten Abgleich wird es immer noch die Notwendigkeit geben, eine bestimmte Anzahl von Rechnungen wegen einer Überprüfung, möglichen Lieferantenstreitigkeiten oder eventuellen Anpassungen oder Genehmigungen einer weiteren Bearbeitung zuzuführen.

Die Schlüsseltechnik hier ist der elektronische Workflow. Ein automatisierter Prozess ermöglicht es dem Fachteam, Rechnungen schnell per E-Mail an die entsprechenden Personen weiterzuleiten. In vielen Fällen wird das System dies sogar automatisieren. Im Gegensatz zum Versand von Papier sind die Rechnung und alle damit verbundenen Informationen für den Prüfer sofort verfügbar. Einfache Freigaben können in der Regel mit einem einzigen Klick durchgeführt werden. Der gesamte Zyklus kann nur wenige Minuten oder Stunden dauern, anstatt Tage oder Wochen.

Natürlich können Rechnungsdetails wie Frachtkosten und Steuern dies schwieriger machen, als es sich oberflächlich betrachtet anhört, aber ein gutes System bietet eine ausgeklügelte Logik und vom Benutzer eingestellte Toleranzbereiche, die es ermöglichen, einen sehr hohen Prozentsatz gültiger Rechnungen automatisch zu genehmigen.

Zahlungsgenehmigung
Sobald Rechnungen in einem automatisierten System zur Zahlung freigegeben sind, werden sie direkt an das Finanzsystem zur Zahlungsplanung auf der Grundlage der üblichen Faktoren wie Fälligkeitsdatum und Skontodatum weitergeleitet. Die gute Nachricht ist, dass sie viel früher an diesen Punkt gelangen, als dies normalerweise bei der manuellen Rechnungsbearbeitung der Fall ist. Das bedeutet, dass Richtlinien für das Cash Management nach Belieben ausgeübt werden können und Einsparungen durch verfügbare Skonti realisiert werden können. Dadurch werden auch Fehler eliminiert, die möglicherweise durch nochmalige Eingabe verursacht werden können.

Kommunikation mit Lieferanten
In einem automatisierten System ist der Status von Rechnungen stets bekannt und elektronisch zugänglich. Dadurch ist es möglich, Lieferanten Self-Service-Anfragen über ein sicheres Lieferantenportal zu ermöglichen. Dies reduziert nicht nur die Belastung der Kreditorenbuchhaltung bei der Bearbeitung von Anfragen erheblich, sondern gibt den Lieferanten auch die Sicherheit und das Gefühl, dass mit Ihrem Unternehmen reibungslos gearbeitet werden kann. Das und die Zeit, die Sie ihnen ersparen, wenn sie nicht mehr hinter verspäteten Zahlungen herjagen müssen, kann bei der Aushandlung künftiger Käufe oder Verträge durchaus ins Gewicht fallen.

Unterschätzen Sie nicht die Prozentpunkte, die im Laufe der Zeit von Ihren gesamten Einkaufskosten eingespart werden können.

Berichterstattung und Analyse
Nicht zuletzt ermöglicht ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem alle Arten von Berichten und Analysen, die bei manueller Rechnungsbearbeitung einfach nicht möglich sind. Rechnungen werden elektronisch erfasst, validiert und kodiert. Da dies früher erfolgt, haben die Finanzmanager einen viel besseren Überblick über den kurzfristigen Liquiditätsbedarf, was ein besseres Management des Betriebskapitals ermöglicht. Da das Beschaffungswesen gründlicher und genauer arbeitet, verfügt es über bessere Informationen für Ausgabenanalysen, Vertragsverhandlungen und das Management der Lieferantenbeziehungen.

Zusätzlich zu diesen Hauptelementen der Automatisierung gibt es einige wichtige zugrunde liegende Attribute, die für die Effektivität Ihres Rechnungsverarbeitungssystems unerlässlich sind:

Ein hochflexibles Ablagesystem
Rechnungsunterlagen und zugehörige Informationen wie gescannte Dokumente müssen während ihres gesamten Lebenszyklus auf viele verschiedene Arten betrachtet und verarbeitet werden. Die Fähigkeit, diese Informationen nach den für Ihr Unternehmen wichtigen Kriterien nachschlagen, organisieren, sortieren und filtern zu können, ist der Schlüssel zur Gesamtproduktivität.

Eine offene Architektur
Um die oben beschriebene Art einer "Verarbeitungsmaschine" einzuführen, ohne dass bestehende Finanz- und Einkaufssysteme ersetzt werden müssen, muss die Software so konzipiert sein, dass sie leicht auf Informationen aus Ihren bestehenden Systemen zugreifen oder diese importieren kann.

Eine intuitive Benutzeroberfläche
Auch wenn einige der inneren Abläufe Ihrer Rechnungsautomation recht ausgeklügelt sein mögen, muss das System für Ihr Fachpersonal und andere leicht verständlich und einfach zu bedienen sein. Zum Beispiel kann ein 3-Wege-Abgleich bis zu 20–30 verschiedene Tests umfassen. Das System muss Diskrepanzen leicht interpretierbar machen und sollte die Möglichkeit bieten, mit nur ein oder zwei Klicks geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Ein intuitives Benutzeroberflächendesign ist der Schlüssel zur Produktivität der Einzelnen.

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