Ausgabenmanagement speziell für den Mittelstand 

Der Markt für Ausgabenmanagement-Software wird immer komplexer – er reicht von Tools bis hin zu kompletten End-to-End-Lösungen für die Beschaffung und Bezahlung. Mittelständische Unternehmen, die eine geeignete und zugleich erschwingliche Lösung suchen, können schnell den Überblick verlieren. Was also muss eine gute Ausgabenmanagement-Lösung für den Mittelstand können?  

Mittelständische Unternehmen brauchen eine Software, die ihre Kosten und Ausgaben verwaltet und Backoffice-Funktionen wie Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und Lieferantenmanagement digital abbildet. Entscheidend ist, dass die Einkaufs- und Kreditorenprozesse nicht nur digitalisiert, sondern vereinfacht werden. So können Mittelständler Ressourcen sparen und wettbewerbsfähig bleiben. 
 


Was ist überhaupt „der Mittelstand“?  

Die Harvard Business Review rechnet dem mitteleren Marktsegment Unternehmen zu, die einen Jahresumsatz zwischen 10 Millionen und 1 Milliarde US-Dollar erzielen. Einige Analyst:innen definieren Unternehmen hingegen nach dem Wert ihres Gesamtvermögens. Andere sprechen bei Unternehmen mit 500 bis 1.000–1.500 Mitarbeitenden vom „mittleren Marktsegment“. PwC verortet den Mittelstand zwischen kleinen und großen Unternehmen. Das Ifm Bonn betrachtet die Einheit von Eigentum und Leitung als maßgeblich und verweist zudem auf die Unterschiede zwischen mittelständischen Unternehmen und KMU. 

Der Mittelstand ist demnach länderübergreifend nicht eindeutig definiert. 

Die Mittelstandsexpert:innen von Proactis haben diese Definition noch einen Schritt weiter gefasst und mittelständische Unternehmen wie folgt unterteilt: 

  • 50 Mio. £ bis 1 Mrd. £ Umsatz 
  • 100+ Lieferanten/Verträge 
  • 30+ RFPs pro Jahr 
  • 20+ Mio. £ indirekte oder 5+ Mio. £ direkte Ausgaben 
  • 30+ P2P-User 
  • Verarbeitung von 30.000+ (Standalone) bzw. 6.000+ (erweiterte Lösung) Rechnungen pro Jahr 

Proactis konzentriert sich seit vielen Jahren erfolgreich auf dieses "Nischen"-Marktsegment mit Lösungen, die exakt auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind.



Proactis Rego: speziell für den Mittelstand entwickelt 

Mittelständische Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen und haben darüber hinaus mit internen Schwierigkeiten zu kämpfen. Hierzu zählen Prozesse, die stark manuell oder nur teilweise automatisiert sind (nicht selten eigenentwickelt). Oft mit geringer Akzeptanz bei den Anwender:innen. Andere Lösungen wie ERP- sowie Finanz- und Lieferkettensoftware sind vergleichsweise weit verbreitet – wobei ERP-Systeme ebenfalls Teile des Source-to-Pay-Prozesses abdecken. Gerade bei begrenzten Budgets muss eine Source-to-Pay-Software mit ihrem Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen, schnell implementierbar sein und mit vorhandenen Systemen reibungslos zusammenarbeiten. 

Die Größe und Budgetstärke der Beschaffungsabteilung variiert von Unternehmen zu Unternehmen, jedoch soll die Einführung zeitgemäßer digitaler Prozesse oft intern neben dem Alltagsgeschäft bewältigt werden. Eine Alternative wären kostspielige Freiberufler oder Consultingfirmen. Da sowohl Geld als auch Zeit entscheidende Faktoren sind, wird in der Regel eine schrittweise Umstellung bevorzugt. Hier kann eine leicht zugängliche Softwarelösung eines spezialisierten Anbieters die Lösung sein. Elementar sind hierbei die gezielte Beratung unter Einbeziehung branchenüblicher Best Practices, eine reibungslose Umsetzung und zielgerichtetes Onboarding.  

Proactis Rego ist die leistungsstarke Source-to-Pay-Lösung, welche die entsprechenden Herausforderungen mittelständischer Unternehmen gezielt adressiert. Mit der modularen End-to-End-Plattform können Kunden Ausgaben kontrollieren, Einkaufsaktivitäten und Lieferkettenrisiken steuern sowie die Compliance ihres Unternehmens verbessern. Niedrigere Kosten für Waren und Dienstleistungen bei gesteigerter Effizienz durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Der modulare Ansatz ermöglicht große Flexibilität, eine einfache Implementierung und schnellen Zugang sowie eine hohe Benutzerakzeptanz, welche bei Bedarf durch den direkten Proactis Kundenservice unterstützt wird.