University of Sussex erzielt im Rahmen der digitalen Transformation durchgängige Effizienzsteigerungen im Source-to-Contract Bereich

Profil

Branche:
Bildung

Anzahl der Lieferante:
3,500+

Anzahl der bearbeiteten Rechnungen:
40.000 pro Jahr

Kunde seit:
2014

Ziele

  • Abschaffung manueller Prozesse bei Source-to-Contract Aufgaben.
  • Vereinheitlichung unterschiedlicher Systeme.
  • Fokussierung der Mitarbeiter auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert.

Was die Software bietet

  • Abschaffung manueller Prozesse bei der Einbindung von Lieferanten, der Vertragsverwaltung und der Rechnungsstellung.
  • Beschleunigung des Einkaufsprozesses bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz.
  • Optimiertes Management der Lieferantenbeziehungen.
  • Nahtlose Integration mit dem Finanzsystem der Universität.

Vorteile

  • Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen, durch das kanalisieren von Anfragen zu den passenden Lieferanten.
  • Verbesserte Qualität des dreifachen Abgleichs zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung.
  • Nach der Genehmigung können Lieferanten einfach hinzugefügt werden, und jeder Lieferant kann seine Informationen auf dem neuesten Stand halten.
  • Alles ist an ein und demselben Ort zugänglich, von überall aus, sogar aus der Ferne.
Die Lösungen von Proactis für die Source-to-Contract- und Rechnungsautomatisierung, die wir einsetzen. Zeichnen sich durch ein ausgewogenes Verhältnis von Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität aus. Haben genug Flexibilität, um unsere Anforderungen zu erfüllen. Das ist bei Beschaffungslösungen sehr selten der Fall​.

Ian McKee, Assistant Director of Finance

Profil

Die University of Sussex ist eine führende forschungsintensive Universität in der Nähe von Brighton im Vereinigten Königreich. Die Universität ist sowohl international als auch lokal ausgerichtet und beschäftigt Mitarbeiter und Studenten aus mehr als 100 Ländern.
 
Die Universität setzte bisher auf Beschaffungsprozesse, die viel manuelle Arbeit erforderten, wie z. B. das Onboarding von Lieferanten, die manuelle Vertragsverwaltung mit Hilfe von Tabellenkalkulationen und die Verwendung einer eTendering-Lösung, die mit nichts verbunden war. Es wurde beschlossen, dass die Universität ihre Prozesse modernisieren, automatisieren und digitalisieren musste.

Ziele

"Es wurde festgestellt, dass ein Bedarf für eine End-to-End-Lösung bestand, die sich um die Lieferantenseite kümmert", erklärte Ian McKee, stellvertretender Finanzdirektor. "Dies umfasste zunächst die Auswahl der Lieferanten, die Aufnahme der Geschäftsbeziehungen und die Vertragsverwaltung. Und der Schlüssel dazu war, dass das System mit unserem Finanzsystem kompatibel ist. Das Hauptziel war es, manuelle Prozesse abzuschaffen.

Letztendlich suchte die Universität nach Lösungen, um die Aufgaben von der Beschaffung bis zum Vertragsabschluss zu modernisieren und zu digitalisieren. Dabei die einzelnen Prozesse zu beschleunigen sowie nicht wertschöpfende Tätigkeiten und manuelle Eingriffe zu beseitigen. Außerdem wünschten sich die Mitarbeiter der Finanzabteilung und die Geschäftsleitung eine bessere Transparenz und Berichterstattung über die Ausgaben

Was die Software bietet

Ein Team der Universität hat eine Reihe von Lösungen geprüft und Proactis war die beste Lösung für ihre Anforderungen. Die Universität nutzte bereits die Marketplace-Lösung von Proactis. Im Laufe der Jahre hatte sich hier raus eine Zusammenarbeit entwickelt, die ein Erweiterung einfach machte.

"Uns gefällt die Art und Weise, wie Proactis arbeitet, nämlich als Technologiepartner und nicht als Anbieter einzelner Tools", so Ian. "Mit dem Know-how von Proactis wollten wir technologisch so weit wie möglich an der Spitze des Trends stehen, mit automatisierten und digitalisierten Prozessen.

Die Lösung von Proactis hat die Prozesse in den Bereichen Supplier Relationship Management (SRM), Vertragsmanagement und eProcurement rationalisiert und automatisiert. SRM ist der Bereich, mit dem die Mitarbeiter der Universität am häufigsten zu tun haben, zum Beispiel wenn sie neue Lieferanten hinzufügen wollen. Die Lösung hat viele manuelle Prozesse beseitigt, so dass sich die Mitarbeiter auf strategischere, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Aufgrund des Erfolgs der Source-to-Contract-Lösung untersuchte die Universität anschließend, was für ihre Kreditorenbuchhaltung getan werden könnte. Aufgrund der Zusammenarbeit mit Proactis entschied sich die Universität für Invoice Capture, um diesen Prozess zu digitalisieren. Das Finanzteam ist nun in der Lage, Rechnungen zu erfassen, nicht-elektronische Daten in eRechnungen umzuwandeln, die Richtigkeit zu überprüfen, indem es nach einer Bestellung, Duplikaten und einem gültigen Lieferanten sucht, und sie dann in das Finanzsystem zu übertragen, um sie abzugleichen und die Zahlung zu genehmigen.

Vorteile

Wenn ein Mitarbeiter einen Lieferanten hinzufügen möchte, muss er keine Zeit mehr damit verbringen, Informationen zu sammeln und ein Papierformular einzureichen; er füllt jetzt einfach einen Lieferantenvorschlag aus, und der Lieferant vervollständigt seine Angaben im Portal und hat die Kontrolle darüber, dass die Daten auf dem neuesten Stand und korrekt sind.
 
"Auch der Einkaufsprozess wurde in Bezug auf Effizienz und Geschwindigkeit erheblich verbessert", so Ian weiter. "Die Einkäufer werden zu den Lieferanten geleitet, die sie nutzen sollen, z. B. wenn wir Rabatte gewähren. Die Integration mit unserem Finanzsystem bedeutet, dass alles an einem Ort erledigt wird.
 
Die Universität hat jetzt auch Zugang zu wichtigen Informationen. Dies hilft nicht nur beim Risikomanagement, sondern ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung. Außerdem hat es dazu beigetragen, aufzuzeigen, wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Ian weist darauf hin: "Wir wissen, dass unsere Prozesse jetzt solide sind, so dass alle Ineffizienzen, die Datenqualität und die eingehenden Daten betreffen. Ein gutes Beispiel ist die Behandlung von Ausnahmen, die früher viel Zeit in Anspruch nahm. Unser automatisiertes Verfahren fragt jetzt aktiv nach und blockiert, wenn es Unstimmigkeiten gibt, und das zeigt wirklich auf, wo mehr Arbeit nötig ist, z. B. um sicherzustellen, dass die Lieferanten alle richtigen Informationen liefern. Das gesamte System hat die Qualität unseres dreifachen Abgleichs zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung deutlich verbessert.

"Insgesamt gesehen ist der offensichtliche und wichtigste Vorteil inmitten der COVID-19-Situation, dass wir von überall aus am selben Ort auf alles zugreifen können", schloss Ian. "Die Lösungen von Proactis waren in dieser Situation sehr hilfreich. Wir haben den Standort sehr schnell verlagert, aber wir konnten uns darauf verlassen, dass keiner unserer Prozesse darunter leiden würde. Lieferanten- und Vertragsmanagement, eProcurement und jetzt auch alle Rechnungsprozesse sind digital."
Unsere Experten werden Sie durch die Lösung führen und alle Ihre Fragen beantworten.