Polizeibehörde erreicht Kaufkonformität und wesentliche Finanzkontrollen

Profil

Branche:
Öffentlicher Sektor

Mitarbeiter:
100.000+ pro Monat

Operiert im:
Vereinigten Königreich

Kunde seit:
2005

Ziele

  • Schaffung eines Verfahrens und eines Systems, um dem schnellen Wachstum und der daraus resultierenden Zunahme von Rechnungen gerecht zu werden.
  • Implementieren einer Plattform, die es ermöglicht, sowohl Papier-als auch elektronische Rechnungen über eine einzige Lösung mit gemeinsamer Fehlerbehandlung zu verarbeiten.

Was die Software bietet

  • Rechnungen, einschließlich PDF und XML, jetzt gescannt und importiert, wobei die Informationen automatisch extrahiert werden.
  • Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung bewährter Verfahren im gesamten Unternehmen, um Kostenkontrollen zu verbessern, Sichtbarkeit und Compliance zu gewährleisten.
  • Nahtlose Integration mit hauseigenen Einkaufs-und Finanzsystemen.

Vorteile

  • Die AP-Effizienz wurde um 500% erhöht, indem die Anzahl der bearbeiteten Rechnungen mit dem gleichen Team drastisch erhöht wurde.
  • Mehr Kontrolle, Sichtbarkeit und Compliance konzernweit.
  • Die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens, rund um Papierrechnungen mit einer skalierbaren Rechnungsautomatisierungsplattform wurden angesprochen, während zeitgleich ein Programm für elektronische Rechnungen eingesetzt wurde.
Vor Proactis haben wir monatlich 20.000 Rechnungen in einem Team von 8 bearbeitet. Heute bearbeiten wir 100.000 Rechnungen. Wir haben das zusätzliche Wachstum ohne zusätzliche Ressourcen aufgenommen und gleichzeitig die Genauigkeit und Berichterstattung verbessert.

Ben Westran, Group Financial Controller, Mears Group
 

Profil

Die Polizeibehörde ist eine der größten in England und Wales und beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter. Sie ist in acht Divisionen und 35 interne Abteilungen aufgeteilt, wobei jede Abteilung ihr eigenes Budget verwaltet.

Die Behörde gibt jährlich rund 100 Millionen Pfund für ein vielfältiges Spektrum indirekter Güter und Dienstleistungen aus – von Dolmetschern über Schreibwaren bis hin zu Uniformen und millionenschweren Verträgen – ohne computergestützten Prozess zur Anpassung, was zu Ineffizienz führt und Wenig Audiabilität.

Ziele

Die Behörde musste eine durchgängige Vision für das organisatorische Ausgabenmanagement etablieren: Um den Kauf-und Rechnungsabwicklungsprozess zu optimieren, wichtige Kontrollen über die Ausgaben einzuführen, eine Kostenbasis für die Sichtbarkeit zu gewährleisten und ineffiziente Prozesse zu automatisieren, um Einsparungen durch Prozesseffizienz und Skaleneffekte zu erzielen.

Dazu gehörte ein kompletter Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) von der Beschlagnahme über die Rechnungsstellung, die Diskrepanz und die Integration in das Infor SunSystems Finanzsystem. Weitere Anforderungen waren: In-house-kategorisierte Listen der Waren/Dienstleistungen, Dokumentenbildgebung zur Straffung des Datenflusses und-verfolgung, Eingabe und Bearbeitung von "After-the-event"-Aufwendungen und Unternehmensgeschäfte für Uniformen.
Ziele - Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) und Rechnungsabwicklungsprozess

Was die Software bietet

Nach einer Probeausführung in einer ihrer Divisionen wurde Proactis Purchase-to-Pay in der gesamten Behörde ausgeweitet, wobei 80% des Personals innerhalb von 12 Monaten das System nutzten.
 
Die hochkonfigurierbare Lösung ermöglicht es nun allen 10.000 Mitarbeitern, nur noch zu sehen, was sie brauchen, wenn sie eine Anfrage erstellen, um den Prozess schneller und einfacher zu machen. In-house-Lieferantenkataloge und "Punch out" zu Lieferanten-Websites bieten einfachen Zugriff auf Inhalte. In einem virtuellen Lager mit mehreren Standorten werden Artikel wie etwa Uniformen geführt.
 
Workflow führt die Kaufabwicklung über die entsprechenden Genehmigungswege nach Unternehmensrichtlinien. Sobald Waren und Dienstleistungen geliefert wurden, werden sie in Proactis empfangen, um eine automatisierte Rechnungsabgleich zu ermöglichen. In Kombination mit der elektronischen Bearbeitung der Mitarbeiterausgaben reduziert dies den Verwaltungsaufwand bei Verbindlichkeiten erheblich.
Was die ausgabenmanagement lösungen bietet

Vorteile

Mit Proactis hat die Behörde einen Corporate-Control-Rahmen mit Beschaffungsrichtlinien und-prozessen eingerichtet. Das Ergebnis sind eine hundertprozentige Sichtbarkeit der Unternehmensausgaben, verbesserte Skaleneffekte und der Kauf von Verträgen, um Risiken und Betrug zu verringern.
 
Dies führt zu einer organisationsweiten Wirkung – die Verbesserung der Rendite aus dem Budget mit all ihren Auswirkungen, die Erweiterung von Effizienz und eine bessere Sichtbarkeit der Verbindlichkeiten.
 
Die Beschaffungsabteilung profitiert auch von der Fähigkeit, die Ausgaben in verschiedenen Kategorien und Lieferanten zu analysieren, damit sie die Ausgaben mit weniger Lieferanten konsolidieren und bessere Abläufe für vertraglich vereinbarte Artikel aushandeln können.
Polizeibehörde erreicht Kaufkonformität und wesentliche Finanzkontrollen
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