Branche: Gemeinnützige Organisation Anzahl Mitarbeitende: 14.000+ Ausgaben für Drittanbieter: £360 Mio. Kunde seit: 2014
Als Teil der Strategie begann National Trust die Zusammenarbeit mit Proactis mit dem Ziel, seine Ausgaben für Dritte in Höhe von 360 Millionen Pfund zu reduzieren. Ein leitendes Mitglied des Beschaffungsteams bei National Trust erklärte: „Bei einer Beschaffungsstrategie geht es nicht nur darum, Geld zu sparen, sondern auch darum, die organisatorischen Ziele zu erreichen. Unsere Strategie war auf drei Säulen basiert: der Konsolidierung der Ausgaben und der Entwicklung von Verträgen, der Verwaltung unserer Großprojekte, wie z. B. die Anbringung von 60.000 Metern Kabel an einem Schloss, und der Verbesserung der organisatorischen Fähigkeiten." Für den Trust lag der Schwerpunkt auf der Verbesserung seiner Beschaffungsstrategien, -prozesse und -systeme sowie auf der Erleichterung der Arbeit für seine Mitarbeiter. Im Rahmen dieser Säule implementierte die Organisation ein neues ERP-System, Unit4 Business World, und ein neues Lieferantenmanagementsystem mit Proactis. Der National Trust ist eine große und vielfältige Organisation und begann eng mit Proactis zusammenzuarbeiten, um einige der Herausforderungen im Beschaffungswesen zu bewältigen. Es gab viele Herausforderungen, wie zum Beispiel, dass die Mitarbeitenden alte Systeme benutzten und die Organisation eine Datenbank von 24.000 Lieferanten hatte. „Wir wussten, dass wir nicht einmal die Hälfte dieser Lieferanten nutzten, und die Mitarbeiter wussten oft nicht, welche Lieferanten genutzt werden sollten", so der Procurement Director. „Darüber hinaus war das Verfahren zum Onboarding neuer Lieferanten oder zur Änderung von Informationen komplex und papiergestützt. Das bedeutete, dass es oft Wochen dauerte, bis ein neuer Lieferant aufgenommen wurde."