Four Seasons Health Care senkt die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um 41 %

Profil

Branche:
Gesundheits- und Sozialwesen

Anzahl der Eingangsrechnungen:
310.000+ pro Jahr

Anzahl der Mitarbeiter:
30,000+

Kunde seit:
2007

Ziele

  • Zentrale Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit einem Höchstmaß an Effizienz und Genauigkeit.
  • Verbesserung der Kontrolle und Transparenz des Rechnungsprozesses im gesamten Unternehmen.

Was die Software bietet

  • Bereitstellung einer automatisierten Lösung zum Scannen von Rechnungen mit "intelligenter" Datenerfassung und dedizierter Bearbeitung von Anfragen für Papier-, PDF- und XML-Rechnungen.
  • Reduzierung der manuellen und fehleranfälligen Aspekte der Rechnungsverarbeitung.
    Nahtlose Integration mit Unit4 Financials.

Vorteile

  • Die Effizienz wurde um 65 % gesteigert und die Verarbeitungskosten um 41 % gesenkt.
  • Hohe Prozesseffizienz, die die ursprünglichen Erwartungen übertrifft.
  • Eingangsrechnungen können jetzt mit einem Mausklick aus Unit4 Financials heraus eingesehen werden.
Unser übergeordnetes Ziel war es, die Kreditorenbuchhaltung zu zentralisieren und gleichzeitig Best Practices zu integrieren. Proactis verfügte über nachweisliche Erfahrung in diesen beiden Bereichen und konnte mit bewährten Kundenmetriken belegen, was erreicht werden konnte. Die Verbesserungen haben uns geholfen, die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung um 65 % zu steigern und die Kosten der Kreditorenbuchhaltung um 41 % zu senken.

Four Seasons Health Care

Profil

Four Seasons Health Care (FSHC) ist der führende unabhängige Anbieter von Gesundheits- und Sozialfürsorge im Vereinigten Königreich. Das Unternehmen betreibt rund 450 Pflegeheime sowie 60 Krankenhäuser und spezialisierte Pflegezentren und beschäftigt derzeit über 30.000 Mitarbeiter, die sich um mehr als 20.000 Bewohner kümmern.

FSHC befand sich in einer Situation, in der einzelne Geschäftseinheiten Eingangsrechnungen erhielten. Ungefähr 310.000 Einkaufsrechnungen pro Jahr mussten dann kodiert, genehmigt und an eine zentrale Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet werden. Zusätzlich zu den Mitarbeitern in den einzelnen Geschäftseinheiten benötigte das zentrale Kreditorenbuchhaltungsteam bis zu 17 Mitarbeiter, um die Rechnungen zu bearbeiten. Dies bedeutete eine enorme Belastung der Ressourcen.

Ziele

Nach einer umfassenden Überprüfung der Prozesseffizienz in der gesamten Organisation war klar, dass Verbesserungen notwendig waren. Die Kreditorenbuchhaltung wurde als ein Schlüsselbereich identifiziert, in dem durch einen einheitlichen, fokussierten Ansatz Vorteile erzielt werden könnten. Die Zentralisierung der Funktion bei gleichzeitiger Einführung der Prozessautomatisierung könnte zu echten Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führen, während gleichzeitig Fehler vermieden werden.

Die Zusammenarbeit mit Proactis half dabei, eine Reihe von Schlüsselzielen zu identifizieren: Eingangsrechnungen sollten zentral mit einem Höchstmaß an Effizienz und Genauigkeit bearbeitet werden; die Einführung von Leistungskennzahlen und die Implementierung einer Plattform, die eine kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung des gesamten Rechnungsstellungsprozesses ermöglicht.

Was die Software bietet

FSHC wollte sicherstellen, dass die neue zentrale Funktion die bestehenden und potenziellen Rechnungsvolumina bewältigen kann, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter erheblich zunimmt. Proactis untersuchte Bereiche wie den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe von Eingangsrechnungen in das bestehende Finanzsystem Unit4, die damit verbundenen Ineffizienzen bei Rechnungsausnahmen und die Arbeit mit Papier. Durch die Einführung des Scannens von Dokumenten und den Import von PDF-Rechnungen konnten Eingangsrechnungen gescannt und die Rechnungsinformationen "intelligent" extrahiert und automatisch validiert werden.

Proactis führte leistungsstarke, schablonenfreie Technologien zur Erfassung von Rechnungsdaten ein, einschließlich fortschrittlicher "Lern"-Funktionen, die es FSHC ermöglichen, Werte einzugeben, die nicht automatisch extrahiert wurden. Diese "Lern"-Fähigkeiten bedeuten, dass sich die Lösung den Ort des fehlenden Wertes merkt, um eine kontinuierliche Datenverbesserung zu erreichen.

Darüber hinaus wurde ein spezieller, webbasierter Prozess zur Lösung von Abfragen eingeführt, damit FSHC alle Probleme im Zusammenhang mit der Nichtkonformität von Rechnungen, wie z. B. fehlende oder falsche Lieferanteninformationen, schnell lösen kann. So erhält man ein klares Bild von den Gründen und Quellen aller Rechnungsausnahmen. Ausnahmen lassen sich nicht nur leicht beheben, sondern FSHC kann nun auch die Lieferanten einbeziehen und sie veranlassen, Anfragen selbst zu lösen, um Ausnahmen an der Quelle zu beseitigen.

Vorteile

Die raschen Effizienzsteigerungen haben FSHC greifbare Vorteile aus der Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses gebracht. Das Verhältnis der bearbeiteten Rechnungen pro Sachbearbeiter und Jahr hat sich um 65 % erhöht. Die Kosten für die Bearbeitung der Rechnungen sind um 41 % gesunken, was zu einer sehr hohen Prozesseffizienz geführt hat, die die ursprünglichen Prognosen und Ziele übertroffen hat. Alle Aspekte der Rechnungsverarbeitung wurden erheblich verbessert, während manuelle, intensive und fehleranfällige Prozesse abgeschafft wurden.

Gleichzeitig wurde durch die Arbeit mit elektronischen Bildern eine bessere Kontrolle und mehr Transparenz gewährleistet. Die Eingangsrechnungen können nun mit einem Mausklick aus dem Unit4-Finanzsystem heraus eingesehen werden, aber auch sicher über das Document Repository. Aufgrund der langjährigen Integrationserfahrung und der engen Partnerschaft mit Unit4 war Proactis auch in der Lage, bei der optimalen Nutzung der bestehenden Unit4-Finanzlösung zu beraten.
Unsere Experten werden Sie durch die Lösung führen und alle Ihre Fragen beantworten.