Caerphilly County Borough Council erreicht End-to-End-procurement mit Proactis

Profil

Branche:
Öffentlicherdienst

Anzahl der Nutzer:
800+

Ausgaben von Dritten:
£196 Millionen+ pro Jahr

Kunde seit:
2003

Ziele

  • Einführung eines durchgängigen Beschaffungswesens zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen.
  • Bessere Transparenz der Ausgaben mit der Möglichkeit, Bestellungen zu verfolgen.
  • Erzielung des besten Preis-Leistung Verhältnisses bei der Beschaffung.

Was die Software bietet

  • Verbesserte Sichtbarkeit der Ausgaben, Compliance und Transparenz für das Beschaffungsteam.
  • Einführung eines kollaborativen Beschaffungsportals, das von der Proactis-Beschaffungslösung unterstützt wird.
  • Zentralisierte Verträge und verbesserte Sichtbarkeit von Vertragsmöglichkeiten für Lieferanten.

Vorteile

  • Standardisierte Beschaffung im gesamten Rat und Einführung von Best Practices.
  • Vollständige Transparenz der Bestellungen und Ausgaben zur Verwaltung der Beschaffung und der Kategorien.
  • Kosteneinsparungen und Prozesseffizienz für den Rat und seine Lieferanten.
Wir hatten seit langem die Vision, durchgängige Beschaffungsprozesse und Arbeitsabläufe zu entwickeln, um alle Ausgaben im gesamten Stadtrat zu verwalten. Proactis bietet vollständige Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben und wird in Verbindung mit dem kollaborativen Beschaffungsportal von Proactis dazu beitragen, unser Beschaffugsprozesse Zukunftssicher zu gestallten.

Natasha Ford, Supplier Relationship Officer, Caerphilly County Borough Council

Profil

Der Caerphilly County Borough Council (CBC) ist eine der größten Kommunalbehörden in Wales, die eine breite Palette von Dienstleistungen für über 171.000 Einwohner erbringt. Mit über 8.700 Beschäftigten ist sie einer der größten Arbeitgeber in der Region.
 
Die Beschaffungsabteilung von Caerphilly CBC hat den vollen Überblick über die jährlichen Ausgaben des Rates in Höhe von ca. 196 Millionen Pfund. Diese Ausgaben umfassen die Bereiche Bildung und Unternehmensdienste, Gemeinden, Sozialdienste und Wohnungswesen sowie Dienstleistungen zur Unternehmensverbesserung. Das Beschaffungswesen ist in erster Linie eine zentralisierte Unternehmensfunktion innerhalb des Rates, und das Team verwaltet alle Prozesse, Verträge  und hat den vollen Überblick über diese.

Ziele

Der Rat hatte einen Plan und eine langfristige Strategie zur Entwicklung einer durchgängigen elektronischen Beschaffung mit dem Ziel, die Ausgaben des gesamten Rates zu verwalten. Ineffiziente Prozesse, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften und begrenzte Transparenz machten die Verwaltung von Ausgaben und Bestellungen schwierig, und es gab kaum Möglichkeiten, Bestellungen zu verfolgen. Vollständige Transparenz der Einkaufsausgaben, Kosteneinsparungen und Prozesseffizienz standen ganz oben auf der Agenda.

Außerdem wollte die Stadtverwaltung mehr Kontrolle über ihre Beschaffungsprozesse erlangen. Indem sie auf bestehenden elektronischen Systemen aufbaute. Die dazugehörigen Prozesse und Verfahren weiter zu rationalisieren und verbessert, damit die Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung so effizient, einfach und unkompliziert wie möglich gestaltet werden kann.

Caerphilly CBC hat sich schon früh für die elektronische Beschaffung entschieden und eine führende Rolle bei der Entwicklung von eProcurement-Lösungen im gesamten walisischen öffentlichen Sektor eingenommen. In den letzten 20 Jahren hat die Stadtverwaltung die neuen technologischen Entwicklungen, die durch die Zusammenarbeit mit Proactis verfügbar geworden sind, aufgegriffen.

Was die Software bietet

Der Rat führte ursprünglich Proactis Purchase-to-Pay ein, um die zahlreichen Bestellverfahren und -formate zur Erfassung der Ausgaben in der gesamten Organisation zu konsolidieren. Alle Bestellungen werden elektronisch an die Lieferanten gesendet und immer mehr Rechnungen gehen elektronisch ein.

Da Proactis bereits seit vielen Jahren im Einsatz ist, entschied sich das Unternehmen, die zusätzlichen Funktionen zu nutzen, einschließlich des Vertrags- und Lieferantenmanagements. Führte das kollaborative Beschaffungsportal ein, das von der Proactis-Beschaffungslösung unterstützt wird. Dies hat die Sichtbarkeit von Vertragsmöglichkeiten für Lieferanten erhöht und gleichzeitig die Governance, Compliance und Auditierbarkeit für den Rat erweitert.

95 % der Beschaffungsprozesse der Stadtverwaltung werden über Proactis Sourcing verwaltet und bieten umfassende Transparenz mit integrierten Verfahren und Kontrollen, die sich an vorher festgelegten Genehmigungskriterien orientieren. Die Stadtverwaltung arbeitete mit Proactis zusammen, um rationalisierte, durchgängige Beschaffungsprozesse zu schaffen. Einschließlich Ausgabenmanagement und -kontrolle, Beschaffung, Vertragsmanagement und Management der Lieferantenbeziehungen.

Vorteile

Die Beschaffungsabteilung des Rates hat eine vollständige End-to-End-Strategie entwickelt und umgesetzt, die durch den Einsatz von Proactis-Lösungen unterstützt wird. Die Systeme und Prozesse wurden als dynamische Informationsautobahnen entwickelt, bei denen die Daten sicher in die Organisation hinein und aus ihr herausfließen. Allen Beteiligten werden Informationen zur Verfügung gestellt, die dazu beitragen, alle geschäftlichen Interaktionen effizienter zu gestalten.

Auch die Einbindung der Lieferanten hat sich erheblich verbessert. Der Rat hat mehr als 18.000 registrierte Lieferanten, und die Lösungen von Proactis haben für Kosteneinsparungen und Prozesseffizienz für den Rat gesorgt, während die Prozesse für die Lieferanten rationalisiert wurden.

Der gesamte Beschaffungsprozess wurde im gesamten Rat mit über 800 Benutzern gut angenommen. Die Beschaffung ist nun standardisiert, was Kosteneinsparungen, Prozesseffizienz, Compliance und die so wichtige Transparenz ermöglicht.'
Unsere Experten werden Sie durch die Lösung führen und alle Ihre Fragen beantworten.