Datenschutzrichtlinie

Aktualisiert: März 2022

Proactis verpflichtet sich sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten und Ihre Privatsphäre geschützt werden. 

Wir haben unsere Datenschutzrichtlinie festgelegt und aktualisiert, damit Sie genau wissen, wofür wir Ihre Daten verwenden. Wir verwenden Ihre Daten immer nur im Einklang mit den Datenschutzgesetzen (wie dem Data Protection Act (Datenschutzgesetz) von 2018 in Großbritannien und der Datenschutz-Grundverordnung der EU in Großbritannien und in den EU-Ländern). 

Diese Seite der Datenschutzrichtlinie bezieht sich auf die Tochterunternehmen, die Teil der Proactis Holdings Ltd. sind (dies umfasst unter anderem Proactis Limited, Perfect Commerce LLC, Proactis SA, Proactis Deutschland GmbH, Esize Holding BV), die als „Proactis“, „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet werden.

Dies dient dem leichteren Verständnis und Lesen der Richtlinie. Die Personen, die unsere Website besuchen oder unsere Software verwenden, bezeichnen wir als „Sie“ oder „Ihre“. Auch dies dient dem leichteren Verständnis und Lesen dieser Seite.

Proactis Tenders Limited hat seine eigene Datenschutzrichtlinie, die Sie hier, finden, und seine eigene Cookie-Richtlinie, die Sie hier nachlesen können.

Diese Seite ist in bestimmte Abschnitte unterteilt. Bitte klicken Sie auf den Link zu dem Thema, das Sie interessiert, um diesen Abschnitt „aufzuklappen“:
Allgemeine Informationen
Ihre Rechte
Zusätzlich zu den unten genannten Rechten haben Sie folgende Rechte:
  1. Das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben;
  2. Das Recht, uns aufzufordern, veraltete oder falsche personenbezogene Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu aktualisieren und zu berichtigen;
  3. Das Recht, uns aufzufordern, alle personenbezogenen Daten zu löschen, die wir über Sie gespeichert haben. Dies gilt jedoch nur, soweit andere Gesetze uns nicht dazu verpflichten, diese Daten weiter zu speichern;
  4. Das Recht, sich von allen Marketingmitteilungen, die wir ihnen senden, abzumelden.
Wenn Sie uns bezüglich einer dieser Fragen kontaktieren möchten, lesen Sie bitte den Abschnitt Wie Sie uns kontaktieren können. Unser Ziel ist es, diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.
 
Mitteilungen, die wir versenden
Proactis versendet Mitteilungen, die grob zwei verschiedenen Kategorien zugeordnet werden können: Marketingmitteilungen und die Benachrichtigungen, die von unserer Produkte generiert werden, die Sie verwenden.
 
Marketing,mitteilungen
Marketingmitteilungen versenden wir nur dann, wenn Sie einer solchen Versendung zugestimmt haben oder wir uns dafür auf einen rechtlich zulässigen Grund nach der DSGVO stützen können. Dabei handelt es sich normalerweise um etwas, das vom Gesetz als „berechtigte Interessen“ bezeichnet wird. Wenn wir uns auf berechtigte Interessen berufen, halten wir uns nicht nur an die DSGVO, sondern auch an die Verordnung zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation, der auch Marketing-E-Mails unterliegen.

In jeder Marketing-E-Mail, die wir versenden, geben wir eindeutig an, dass sie von Proactis stammt, und sie enthält einen Link, über den Sie sich vom Erhalt weiterer Marketingmitteilungen abmelden oder Ihre Einstellungen aktualisieren können.

Wenn Sie auf keine E-Mail von uns zurückgreifen können, haben Sie auch die Möglichkeit, sich an das Marketing-Team zu wenden, um sich abzumelden oder Ihre Einstellungen zu aktualisieren. Wie Sie das Marketing-Team erreichen, erfahren Sie im Abschnitt „Wie Sie uns kontaktieren können“ in dieser Datenschutzrichtlinie.

Produktbenachrichtigungen
Unsere Produkte versenden E-Mail-Benachrichtigungen lediglich an Benutzer der Software. Je nach dem entsprechenden Produkt können Benutzer bestimmte Präferenzen für den Empfang von Benachrichtigungen festlegen.

Das Prinzip hinter diesen Benachrichtigungen besteht kurz gesagt darin, dass sie registrierte Benutzer auffordern, eine Aufgabe auszuführen, wie z. B. eine Rechnung zu genehmigen oder registrierte Benutzer auf ein Beschaffungsereignis aufmerksam zu machen, z. B. eine Benachrichtigung über eine Ausschreibungsmöglichkeit. Einige dieser Benachrichtigungen sind optional, andere sind Teil der Produktfunktionalität. Ihr Systemadministrator oder der entsprechende Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen kann Sie diesbezüglich beraten.

Der Abschnitt “Informationen zu Proactis-Produkten” enthält zusätzliche Informationen, die auf jedes Produkt zugeschnitten sind. Weitere Informationen finden Sie in den Versionshinweisen der jeweiligen Produkte, die Sie von Ihrem zuständigen Kundenbetreuer anfordern können.
 
Wie Sie uns kontaktieren können
Für weitere Informationen darüber, wie wir Ihre Daten verwenden, wie wir deren Sicherheit gewährleisten und wie Sie Ihre Rechte auf Auskunft über die Daten geltend machen können, die wir über Sie speichern, wenden Sie sich bitte wie folgt an uns:

Per email: [email protected]

Per post:

The Data Protection Officer (Datenschutzbeauftragter)
Proactis Limited
Riverview Court
1 Castle Gate
Wetherby
LS22 6LE
Großbritannien

Bitte nutzen Sie einen dieser Wege, wenn Sie möchten, dass wir in Bezug auf Ihre Rechte etwas unternehmen. Wenn Sie möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, würden wir es vorziehen, wenn Sie dafür einen Support-Fall erstellen. Über diesen Support-Fall können Sie den Fortschritt der Bearbeitung nachverfolgen. Gerne können Sie sich dafür jedoch auch wie oben beschrieben an uns wenden.

Für Marketingmitteilungen haben Sie, zusätzlich zu den zuvor auf dieser Seite aufgeführten Optionen folgende Möglichkeiten:
  1. Schreiben Sie uns an die oben angegebene Adresse und kennzeichnen Sie Ihre Korrespondenz als an das „Marketing-Team“ gerichtet;
  2. Senden Sie eine E-Mail an [email protected].

Beschwerden

Wenn Sie in Bezug auf unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten eine Beschwerde einlegen möchten, würden wir es natürlich vorziehen, wenn Sie uns direkt kontaktieren würden, indem Sie die Anweisungen unter dem Abschnitt Wie Sie uns kontaktieren können oben befolgen.

Sie haben jedoch das Recht, eine Beschwerde sofort bei der für Ihr Land zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen. In Großbritannien beispielsweise ist die Datenschutzbehörde das Information Commissioner‘s Office (Büro des Informationsbeauftragten) (www.ico.org.uk/).

Auf der Website des Europäischen Datenschutzausschusses finden Sie eine Liste aller Mitgliedsstaaten und ihrer Datenschutzbehörden. Über den untenstehenden Link finden Sie die Kontaktdaten und Websites der betreffenden Organisationen, falls Sie diese benötigen.

https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Änderungen der Richtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit überarbeiten, indem wir diese Seite akutalisieren. Dabei wird immer das Datum der letzten Aktualisierung angegeben, damit Sie feststellenkönnen, wann die Richtlinie zuletzt geändert oder aktualisiert wurde.
 

Datenschutzbeauftragter
In den meisten Ländern, in denen die DSGVO als Datenschutzgesetzgebung gilt, besteht auf der Grundlage der aktuellen Aktivitäten von Proactis, des Geschäftszwecks und der Art und Weise, wie das Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet, kein zwingendes Erfordernis für die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten.
Proactis erkennt jedoch die Bedeutung dieser Rolle an. Der Compliance- und Qualitätsmanager hat die Verantwortlichkeiten eines Datenschutzbeauftragten übernommen und setzt sie um. Diese Funktion wird vollständig unterstützt, ist unabhängig und hat direkten Zugang zum Vorstand von Proactis.

Die meisten Unternehmen in Deutschland sind allerdings nach dem Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Für die Proactis GmbH mit Sitz in Deutschland haben wir als ergänzende datenschutzrechtliche Verpflichtungen daher einen deutschen Datenschutzbeauftragten ernannt. Alle Datenschutzbeauftragten von Proactis können sind über [email protected]

Informationen über diese Website (www.proactis.com)
Die über diese Website übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Zwecke verwendet.

Wie wir Ihre Daten erfassen, verarbeiten und verwenden

Erfassung und Verarbeitung
Wir erfassen und verarbeiten die folgenden Informationen über Sie, die wir entweder über Ihre Nutzung unserer Website oder aus Ihrer telefonischen Kommunikation oder E-Mail-Korrespondenz mit uns erhalten:

Daten, die Sie uns bereitstellen. Wir erfassen und speichern die personenbezogenen Daten, die Sie uns über die Website oder durch Ihre Kommunikation mit uns per Telefon, E-Mail oder andere Kommunikationsmethoden übermitteln, z. B. über Online-Chats oder soziale Medien.

Zu den Informationen, die Sie uns bereitstellen, können folgende gehören: Ihr Name, Ihre Postanschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer sowie die Details der Anmerkungen, die Sie uns übersenden. Wir können auch Ihre Korrespondenz und Kommunikation mit uns aufzeichnen und diese Aufzeichnungen verarbeiten.

Daten, die wir über Sie erfassen. Wir erfassen und speichern außerdem, bezogen auf jeden Ihrer Besuche auf unserer Website, die nachfolgend aufgeführten Informationen. Da dies basierend auf den von Ihnen zugelassenen Cookie-Einstellungen variiert werden kann, empfehlen wir Ihnen dringend, unsere Cookie-Richtlinie zu lesen, die Sie hier, finden und die weitere Informationen enthält Auf dieser Seite können Sie auch Ihre Cookie-Einstellungen ändern.

Kurz zusammengefasst, erfassen und speichern wir folgende Informationen:
  • Technische Informationen, einschließlich der IP-Adresse (IP-Adresse - eine eindeutige Kennung Ihres Geräts im Internet), die verwendet wird, um Ihren Computer mit dem Internet zu verbinden, Anmeldedaten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung, Arten und Versionen von Browser-Plugins, Betriebssystem und Plattform; und
  • Informationen über Ihren Besuch, einschließlich des vollständigen URL-(Uniform Resource Locator) Klickverlaufs zu, über und von unsere® Website (einschließlich Datum und Uhrzeit), der Produkte und/oder Dienste, die Sie betrachtet oder nach denen Sie gesucht haben, der Seitenreaktionszeiten, Download-Fehler, Dauer der Besuche auf bestimmten Seiten sowie Seiteninteraktionsinformationen (wie Scrollen, Klicks und Mouse-Overs) und der Methoden zum Verlassen der Seite.
Wie zuvor erwähnt, können die beiden in den Listen a und b aufgeführten Arten von Informationen im Einzelnen variieren.

Je nach Ihrer Anpassung der Cookie-Einstellung werden nicht alle diese Informationen erfasst und gespeichert.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um:
  • Ihnen per E-Mail, Post oder einer ähnlichen Technologie Informationen zu senden, einschließlich Marketing-Mitteilungen, die unserer Meinung nach für Sie von Interesse sein könnten – wie im Abschnitt “Mitteilungen, die wir versenden”  beschrieben;
  • mit Ihnen zu kommunizieren. Dies dient dem Zweck, Feedback zu unseren Produkten oder Diensten zu erhalten, damit wir diese verbessern können;
  • Wettbewerbe oder andere Werbefunktionen zu verwalten, an denen Sie bei uns teilnehmen können, und um die Gewinner zu benachrichtigen;
  • anderen Unternehmen statistische Informationen über unsere Benutzer bereitzustellen. Dazu gehört auch Google Analytics. Diese Informationen werden jedoch nicht zur Identifizierung einzelner Benutzer verwendet. Vielmehr handelt es sich dabei um aggregierte, anonyme Daten. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie vertraulich behandelt und sicher gespeichert. Diese Richtlinie entspricht der DSGVO und dem britischen Datenschutzgesetz (2018). Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns bitte.

Es wurden alle Anstrengungen unternommen, um zu gewährleisten, dass ein sicherer Prozess zur Übermittlung von E-Mails umgesetzt wird. Dennoch weisen wir darauf hin, dass alle, die unsere E-Mail-Formulare verwenden, dies auf eigenes Risiko tun.

Wie lange wir Ihre Daten speichern
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie für die Zwecke benötigt werden, für die sie beschafft wurden. Es kann Fälle geben, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten zu rechtlichen und aufsichtsrechtlichen Zwecken für einen längeren Zeitraum aufbewahren müssen, z. B. um unseren Audit- oder Umsatzmeldepflichten nachzukommen.
 
Unsere Rechtsgrundlage für die Verwendung Ihrer Daten
Die Rechtsgrundlagen, auf die wir uns bei der Verwendung Ihrer Daten stützen, ermöglichen uns die Ausübung unserer berechtigten Interessen als Datenverantwortlicher.

Wir stützen uns auf unsere berechtigten Interessen als Datenverantwortlicher, um die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, die Sie uns über Feedback-Formulare oder die von uns organisierten Wettbewerbe oder Werbefunktionen bereitstellen. Weiter stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erfassen, wenn Sie unsere Website benutzen.

Es liegt in unserem berechtigten Interesse als Unternehmen, die oben aufgeführten Daten zu verarbeiten, um unsere Website zu verwalten, um sicherzustellen, dass Ihnen die Inhalte unserer Website effektiv und sicher präsentiert werden, und um Wettbewerbe und andere Werbefunktionen durchzuführen.

Verknüpfung mit sozialen Medien
Wir haben in diese Website Schaltflächen zum „Sharing“ mit sozialen Medien eingefügt. Wenn Benutzer auf diese Schaltflächen klicken, werden Webinhalte von unserer Website direkt mit den entsprechenden sozialen Medienplattformen geteilt. Wir weisen darauf hin, dass die Benutzung solcher „Sharing“-Schaltflächen auf Ihr eigenes Risiko erfolgt.

Bitte beachten Sie, dass die Social-Media-Plattform, auf der Sie Inhalte von Proactis.com teilen, Ihre Anfrage zum Teilen einer Website bzw. über Ihr Social-Media-Plattform Konto nachverfolgen und speichern kann.

Kommunikation, Engagement und Handlungen über externe Social-Media-Plattformen, an denen wir uns beteiligen, unterliegen den allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen sozialen Medienplattform.
Wir werden niemals über Social-Media-Plattformen personenbezogene oder sensible Daten abfragen.
 
Weitergabe von Daten
Wir können die von uns erfassten Informationen auch an Strafverfolgungsbehörden, andere Regierungsbehörden oder an Dritte weitergeben, wie dies nach den für uns geltenden Gesetzen erforderlich ist. Wir können dies tun, wenn dies vertraglich vorgesehen ist oder wie wir es für die Erbringung unserer Dienstleistungen für angemessen.

Unter diesen Umständen unternehmen wir angemessene Anstrengungen, um Sie zu benachrichtigen, bevor wir Daten weitergeben, die Sie oder Ihr Unternehmen in angemessener Weise identifizieren können, es sei denn, eine vorherige Benachrichtigung ist nach geltendem Recht verboten oder unter den gegebenen Umständen nicht möglich oder angemessen.
Cookies
Wir setzen Cookies ein, um sicherzustellen, dass wir Ihnen auf unserer Website (www.proactis.com) die bestmögliche Erfahrung bieten können. Weitere Informationen über die Cookies, die wir auf dieser Website verwenden, finden Sie auf der entsprechenden Cookie-Seite, die Sie hier finden Cookies, die unsere Produkte verwenden, werden im entsprechenden Abschnitt beschrieben, den Sie hier finden.
 
Speicherort der Daten
Proactis ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit Kunden in mehreren Ländern. Wir nehmen den Umgang und die Verarbeitung Ihrer Daten sehr ernst.

Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, haben wir unsere technologischen und organisatorischen Maßnahmen überprüft, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher behandelt werden und dass wir über Prozesse verfügen, die dazu beitragen, den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen über Sie, die unter unserer Kontrolle stehen, zu verhindern. 

Unsere Informationssicherheits-Prozesse entsprechen der ISO 27001 und werden jährlich von externen Prüfern überprüft. Intern erfolgt noch häufiger eine Überprüfung der Kontrollen. Weitere Informationen zur ISO 27001 finden Sie hier  https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html.

Diese Schutzvorkehrungen tragen dazu bei, unbefugten Zugriff zu verhindern, die Datengenauigkeit aufrechtzuerhalten und die angemessene Verwendung der Daten zu gewährleisten.

Alle unsere Standards werden auf dieser Seite beschrieben. 

Wo werden meine Daten gespeichert?
Proactis arbeitet mit Rechenzentren in Großbritannien, Frankreich und den Vereinigten Staaten zusammen.

Alle Informationen, die Sie uns übermitteln, werden auf unseren sicheren Servern gespeichert. In Großbritannien stehen diese in Harrogate und Reading. Außerdem verfügen wir über Rechenzentren in Paris, Frankreich und den Vereinigten Staaten.

Daten aus Großbritannien werden nicht in andere Rechenzentren außerhalb Großbritanniens übermittelt oder in anderen Ländern gespeichert, und zwar auch nicht zu Zwecken der Datensicherung und der Wiederherstellung im Katastrophenfall. Dieser Grundsatz gilt auch für unsere anderen Rechenzentren. Daten aus der EU verbleiben also in der EU, Daten aus den USA verbleiben dort und so weiter.

Die Daten aus der EU werden in unseren französischen Rechenzentren gespeichert. Die Daten unserer US-amerikanischen Kunden verbleiben in Amerika. Die Daten unserer Kunden aus der APAC-Region werden entweder in unseren amerikanischen oder in unseren Rechenzentren in der EU gespeichert.

Wenn unsere Kunden in Großbritannien und der EU unsere Software verwenden, die nicht innerhalb des EWR ansässig ist, informieren wir Sie vorab darüber, bevor Sie der Nutzung der Software zustimmen. Für Einkaufsorganisationen, die einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben, werden diese – und andere – Schutzbestimmungen in den Vertrag aufgenommen, der vor der Nutzung unserer Software in Kraft tritt.

Lieferanten für die Organisationen, die unsere Software verwenden, werden ebenfalls im Rahmen ihres Registrierungsprozesses entsprechend informiert.

Darüber hinaus haben wir sichergestellt, dass alle unsere Kundendaten, unabhängig davon, ob sie innerhalb oder außerhalb des EWR gespeichert sind, sicher sind und unter Einhaltung der gleichen hohen Standards gespeichert werden, die von einem Unternehmen mit Sitz in der entsprechenden Region erwartet werden. Alle Bürger, die von den Bestimmungen der DSGVO profitieren, sind weiterhin geschützt und können ihre Rechte geltend machen, die im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ auf dieser Seite beschrieben werden.
 
Datenschutz-Angemessenheitsstatus für Großbritannien
Seit Juni 2021 behält Großbritannien seinen aktuellen Datenschutz-Angemessenheitsstatus bei, wie von der EU-Kommission festgelegt. Dieser Status wurde für die Dauer von vier Jahren gewährt. Der „Angemessenheitsstatus“ bezieht sich auf Länder, die nicht Teil der EU/des EWR sind, die jedoch über ein Datenschutzniveau verfügen, von dem angenommen wird, dass er das gleiche Schutzniveau bietet wie EU-/EWR-Länder, die der DSGVO unterliegen.

Unabhängig von dieser positiven Entscheidung setzt Proactis sein Engagement für den Datenschutz und die DSGVO fort. Proactis verfügt bereits über technologische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zur Sicherstellung der Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Diese werden regelmäßig gemäß den Verpflichtungen des Konzerns nach ISO 27001 und ISAE 3402 überprüft.
Das Schrems II-Urteil
Proactis ist sich bewusst, dass das EU-US Privacy Shield-Rahmenabkommen nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2020 (besser bekannt als „Schrems II“) nicht mehr als angemessener Mechanismus für die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten angesehen wird.

Proactis hat mit seinen Kunden zusammengearbeitet, die diesen Mechanismus zuvor eingesetzt haben. Wir empfehlen die Verwendung von Standardvertragsklauseln („SCCs“ - Standard Contract Clauses) sowie eine Risikobewertung der Verarbeitung, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung rechtmäßig fortgesetzt werden kann.

Proactis wird weiterhin mit seinen Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass es personenbezogene Daten bei der Verarbeitung in Ländern schützt, die nicht von der DSGVO oder anderen als angemessen erachteten Datenschutzmechanismen profitieren.
 
Informationen zum Proactis-Support
Benutzer unseres TendersDirect-Dienstes können sich über eine spezielle Telefonnummer an den Kundendienst wenden oder die Live Support-Chat-Funktion nutzen. Beides finden Sie auf der Website https://www.tendersdirect.co.uk/. Sie können Ihre Anfragen an TendersDirect auch per E-Mail an folgende Adresse senden: [email protected]. Kunden von MyTenders können ein Formular ausfüllen, das Sie hier finden.

Für alle anderen Produkte von Proactis wurde ein Online-System für Support-Tickets eingerichtet, über das Sie Anfragen stellen können.

Diese Support-Systeme sind so angelegt, dass registrierte Benutzer produktbezogene Fragen stellen, potenzielle Fehler melden und sich über die Funktionalität des Produkts erkundigen können.

Der Support von Proactis ist über diese Website ttps://www.proactis.com/, Link „Support“ erreichbar. Klicken Sie einfach auf den Link, über den Sie zum richtigen Ziel weitergeleitet werden können, gleich, , ob Sie eine Einkaufsorganisation oder ein Lieferant sind.

Die Benutzer müssen sich registrieren, um die Support-Anwendungen nutzen und Support-Tickets erstellen zu können. Für diesen Prozess werden folgende personenbezogene Daten benötigt:

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer einer Person; das Unternehmen oder die Organisation, für das/die diese Person arbeitet.

Diese personenbezogenen Daten werden lediglich verwendet, um Benutzern die Möglichkeit zu bieten, Anfragen bezüglich unserer Software zu stellen, die die Einkaufsorganisation oder der Lieferant verwendet, und damit wir den Benutzer für die Lösung seines Problems kontaktieren können.

Personenbezogene Daten des Benutzers werden so lange aufbewahrt, wie der Benutzer den Zugriff auf die Ticket-Systeme benötigt; wenn er das entsprechende Unternehmen verlässt oder keinen Zugriff mehr benötigt, kann er die Löschung seiner Daten aus dem System verlangen. Wie Sie uns kontaktieren, wird in dem Abschnitt “Wie Sie uns kontaktieren können” beschrieben.

Während der Zweck der Support-Software darin besteht, Anfragen in Bezug auf Produkte zu protokollieren, ist es aufgrund der Art der SupportaAnfragen möglich, dass Benutzer dem Support-Ticket jedoch weitere Informationen hinzufügen können. Dabei kann es sich möglicherweise um andere personenbezogene Daten handeln oder diese können enthalten sein. Diese zusätzlichen Angaben sind nicht zwingend erforderlich. Sie sollten lediglich zum Zweck der Lösung dieser speziellen Support-Anfrage hinzugefügt werden.

Support-Ticket Informationen werden gespeichert, damit die betreffende Organisation, die den Support-Fall ausgelöst hat, frühere Anfragen überprüfen und eine Wissensdatenbank oder ein Repository aufbauen kann. So kann bei einem erneuten Auftreten des gleichen Problems auf den ursprünglichen Support-Fall verwiesen werden, ebenso wie auf die gefundene und umgesetzte Lösung.

Support-Mitarbeiter
Um solche Anfragen zu bearbeiten, stützen wir uns auf Mitarbeiter in Großbritannien, in den USA, in der EU und in Manila. Alle diese Menschen sind direkt bei Proactis beschäftigt. Proactis lagert seine Support-Dienste nicht an Drittfirmen aus.

Die Support-Teams bearbeiten spezifische Anfragen, wie nachfolgend beschrieben:
  • Britische Einkaufsorganisationen – das britische Team (Wetherby and Telford)
  • Britische Lieferanten – das britische Team (für Level 3-Anfragen), für Erstanfragen das Team in Manila.
  • Alle Kunden von TendersDirect und MyTenders – das britische Team (Aberdeen)
  • Support für Proactis P9 – Niederlande
  • US-amerikanische, französische und deutsche Organisationen (Einkäufer und Lieferanten) – die Teams in den USA, in Frankreich, Deutschland und Manila
Wo werden die Daten für das Support-Ticket gespeichert?

Für
  • britische Einkaufsorganisationen – in Großbritannien
  • alle Kunden von TendersDirect und MyTenders – in Großbritannien
  • britische Lieferanten – in Deutschland
  • den Support für Proactis P9 – in den Niederlanden
  • US-amerikanische, französische und deutsche Organisationen (Einkäufer und Lieferanten) – in Frankreich

Informationen zum Proactis-Kundenforum
Proactis betreibt und moderiert ein Kundenforum, das es den Benutzern von Proactis in Großbritannien ermöglicht zusammenzuarbeiten, Erfahrungen auszutauschen und sich gegenseitig Fragen zu stellen, die in Bezug auf die von ihnen verwendeten Proactis-Softwareprodukte und -Lösungen Folgendes betreffen: Geschäftsprozesse, bewährte Praktiken, Implementierungsansätze, Konfigurationsmodelle für Lösungen und mehr.
 
Um dem Forum beizutreten, müssen Sie eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse eingeben und ein Passwort erstellen. Personen, die persönliche E-Mail-Adressen verwenden, erhalten keinen Zugriff.

Wie bei den meisten Forensind nur begrenzte personenbezogene Daten erforderlich, um die Forenfunktionalität nutzen zu können. Für das Proactis-Forum müssen folgende Daten angegeben werden: eine E-Mail-Adresse, der Name des Benutzers und die Organisation.

Es besteht weiter die Möglichkeit, eine E-Mail-Signatur hinzuzufügen. Da Benutzer die Möglichkeit haben, diesen Text frei zu formulieren, sollten Benutzer sich darüber im Klaren sein, dass der Text, der in dieses Feld eingefügt wird, für alle Forenbenutzer sichtbar ist, sobald der betreffende Benutzer im Forum eine Nachricht übermittelt.
Die Benutzer sollten die im Leitfaden für das Forum und in den FAQ (häufig gestellten Fragen) beschriebenen Bedingungen bezüglich geeigneter Inhalte beachten. 

Die Benutzer sollten die im Leitfaden für das Forum und in den FAQ (häufig gestellten Fragen) beschriebenen Bedingungen bezüglich geeigneter Inhalte beachten. Es wird auch die IP-Adresse eines Benutzers erfasst und im Rahmen einer Sicherheitsüberprüfung verwendet. Die Daten des Forums werden in britischen Rechenzentren gespeichert und das Forum wird von engagierten Teammitgliedern von Proactis in Großbritannien moderiert.

Wenn Sie sich nicht mindestens einmal alle zwölf Monate in Ihrem Konto für dieses Kundenforum anmelden, deaktivieren wir das Konto. Falls Sie Ihr Konto im Kundenforum nicht innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach dieser Deaktivierung erneut aktivieren, wird es gelöscht. Benutzer, deren Konto gelöscht wurde, können sich erneut registrieren. Dies hat keinen Einfluss auf Ihre Rechte nach dem britischen Datenschutzgesetz und der DSGVO. Sie können jederzeit die Schließung oder Löschung Ihres Kontos beantragen.

Innerhalb des Forums werden Cookies eingesetzt.
In der folgenden Tabelle finden Sie weitere Informationen darüber, welche Cookies auf der Forum-Website verwendet werden und welchen Zweck sie haben. Beachten Sie bitte, dass diese zusätzlich zu den Cookies verwendet werden können, die in der Cookie-Richtlinie beschrieben werden: 
 
Name des Cookies Art Beschreibung Speicherdauer
ASPXFORMSAUTH Unbedingt
erforderlich
Identifiziert einen authentifizierten
Benutzer
Nur für die Dauer der
Sitzung
 
Weitere Informationen und Regeln zur Veröffentlichung von Beiträgen finden Sie in den FAQ des Kundenforums. Auf diese können Sie hier zugreifen.
Informationen zu Proactis-Produkten
Allgemeines
Unsere Produkte erfordern in der Regel, dass die Benutzer einen Benutzernamen und ein Passwort wählen, um Zugriff auf die Software zu erhalten. Der Benutzername kann eine eindeutige Kennung oder eine E-Mail-Adresse sein.

Wenn wir Ihnen für den Zugriff auf bestimmte Teile unserer Website ein Passwort genannt (oder Sie eines gewählt) haben, sind Sie dafür verantwortlich, dieses Passwort vertraulich zu behandeln. Wir bitten Sie, Ihr Passwort mit niemandem zu teilen.

Unsere Produkte versenden Systembenachrichtigungen, deren Zweck und der relevante Text im Rahmen der anfänglichen Implementierung der Software durch unsere vertraglich gebundenen Kunden in Zusammenarbeit mit unserem Implementierungsteam eingerichtet werden.

Auf diese Weise können definierte Benutzer auf Prozesse reagieren, die zur Erfüllung der normalen Funktion der Software erforderlich sind (z. B. die Benachrichtigung eines Autorisierers, dass er Rechnungen zu genehmigen hat, oder die Benachrichtigung eines Lieferanten, dass er innerhalb einer bestimmten Frist ein Angebot abgeben muss. Diese Systemmeldungen können während der Nutzung der Software angezeigt werden und werden außerdem an die in der Software gespeicherte E-Mail-Adresse gesendet.

Obwohl es sich hierbei nicht um Marketing-Mitteilungen handelt, können die Benutzer dennoch ihre Präferenzen innerhalb des jeweiligen Produkts ändern, falls sie solche Benachrichtigungen nicht erhalten möchten. Dies kann jedoch die Funktionalität der Software beeinträchtigen und ihre Effektivität verringern.

Sofern nicht anderweitig angegeben, werden wir bei unseren Produkten als Auftragsverarbeiter der Daten eingestuft. Der Datenverantwortliche ist die Organisation, die unsere Software verwendet. Dies wird auch so in den Vertrag mit unseren Direktkunden aufgenommen. Bei anderen Kunden, z. B. denjenigen, die sich unserem Vertriebspartner-Netzwerk angeschlossen haben, wird die Beziehung zwischen uns und dem Kunden ebenfalls vertraglich geregelt.

Die britische Datenregulierungsbehörde, das Information Commissioner‘s Office (ICO - Büro des Informationsbeauftragten) erläutert auf seiner Website hier die Begriffe „Auftragsverarbeiter“ und „Datenverantwortlicher“. .
 
Für andere europäische Datenregulierungsbehörden finden Sie die Websites an anderer Stelle, z. B. für die französische Regulierungsbehörde CNIL hier, und für den deutschen BfDI hier.

Eine vollständige Liste und Übersicht der nationalen Datenschutzbehörden finden Sie auf der EU-Website hier.

Sofern wir für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die sich auf eines unserer Produkte beziehen, der Datenverantwortliche sind, stützen wir uns als zulässige Rechtsgrundlage im Sinne der DSGVO auf die Erfüllung vertraglicher Pflichten und unsere berechtigten Interessen.

Informationen zu bestimmten Produkten, die Informationen, die üblicherweise in einem Datenverarbeitungsplan zusammen mit den verwendeten Cookies zu finden sind, finden Sie hier.

Version: 3.3 | Aktualisiert: März 2022.