Logiciel de gestion des factures fournisseurs

Grâce au logiciel de gestion de facture fournisseurs Proactis (Invoice Management), vous pouvez automatiser le traitement de vos factures et réduire les coûts. La gestion de vos factures se retrouve grandement simplifiée, de la réception jusqu’au paiement. Vous gagnez de la visibilité en temps réel sur votre activité financière et accédez aux informations clés dont vous avez besoin pour orienter vos décisions.

Avec Proactis vous pourrez :

Digitaliser et dématérialiser l’ensemble du processus de facturation.

Accéder facilement aux factures grâce aux informations de commande et de livraison.

Disposer d’une piste d’audit fiable pour un reporting financier précis.

Traiter vos factures de manière totalement transparente sur une seule plateforme.

Dématérialiser et stocker chaque facture au bon endroit

La solution de gestion des factures Proactis vous aide à obtenir et à garder le contrôle sur l'ensemble du processus de facturation : enregistrement, rapprochement et paiement. Le logiciel réduit la charge administrative et vous pouvez traiter plus rapidement les écarts de facture.

Les factures sont importées électroniquement et répertoriées par fournisseur. Les factures papier qui peuvent également être reçues et traitées en toute simplicité.

Traiter rapidement les écarts de facture

Le logiciel rapproche automatiquement les factures de la demande d'achat existante (bon de commande et réception des marchandises). Il calcule ensuite le sous-total pour chaque commande, le montant de la TVA et le montant total sur la base des données de la commande. Si les documents correspondent, la facture sera automatiquement approuvée.

En cas de problème, les factures sont envoyées à l'employé responsable par le biais d'un workflow avec toutes les informations complémentaires. S’il n’y a pas de bon de commande identifié, le système envoie la facture pour approbation au gestionnaire du budget.

Simplifier et automatiser la validation et la gestion de paiement

Une fois le rapprochement effectué, les factures approuvées peuvent être immédiatement transmises pour paiement. Le logiciel s'assurera que l’approbateur reçoit la demande de paiement et transmet les informations de facturation au système comptable existant.

Les informations financières, telles que le centre de coûts et le numéro de compte sont déjà renseignées à partir du bon de commande. Les factures bonnes à payer peuvent également être traitées dans un batch de fichiers et envoyées à la banque.

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