VolkerRail améliore le pilotage de ses dépenses et de ses fournisseurs, tout en réduisant les coûts de traitement des commandes

Objectifs

Comme beaucoup d’acteurs du secteur de la construction et de l’infrastructure, VolkerRail avait besoin de réduire ses coûts et de mettre en place des processus plus efficaces. Depuis son entrée en bourse en 2017, le groupe avait besoin de plus de transparence et de synergie dans les achats. C’est Lucas ten Brinke, aujourd’hui directeur des achats chez VolkerRail et VolkerWessels Infra-ICT, Asset.Insight et coordonnateur du département achats, qui était en charge de cette mission, instaurant une nouvelle devise : « La transparence amène le contrôle. Le contrôle amène la sensibilisation aux coûts. Et la sensibilisation aux coûts permet de réaliser des économies ». Il a alors cherché à optimiser son processus d’achat. « Quand j’ai rejoint l’organisation, j’ai voulu effectuer une cartographie des dépenses. Mais nous ne savions ce que nous avions acheté qu’à la réception de la facture », déclare Ten Brinke. « Il n’y avait pas suffisamment de visibilité sur les étapes en amont : de la demande d’achat à la livraison en passant par la validation de la commande. » 

Il a donc fallu optimiser tout le processus. En harmonisant et en optimisant les procédures d’achats, l’entreprise a pu mieux contrôler le flux de commandes et les dépenses effectuées par les employés. La normalisation des différentes étapes a permis de mieux contrôler l’information et d’apporter plus de visibilité, notamment sur les engagements et les demandes d’achats. L’objectif était d’automatiser l’ensemble du processus de commandes du groupe jusqu’au traitement des factures et de passer toutes les commandes dans un seul outil. L’effort portait plus particulièrement sur les dépenses d’achats indirects, comme l’équipement de bureau ou les vêtements de protection pour les mécaniciens. Pour les achats de production, VolkerRail disposait déjà de systèmes ERP et voulait s’assurer que les commandes seraient validées dans le nouvel outil.

Bénéfices

« Nous avons fait de grands progrès dans notre processus d’approvisionnement », explique Ten Brinke. « Notre département achats a été très remarqué dans le groupe et j’en suis très fier ». En un clic, le département achats peut savoir combien d’articles par catégorie d’achats ont été commandés – des matériaux de constructions aux chaussures de sécurité - et l’état des budgets. Il est possible de savoir quels employés se réfèrent aux accords fournisseurs. Pour Ten Brinke, « Si vous donnez de la visibilité, les employés joueront le jeu ».  

Ten Brinke estime que VolkerRail a déjà pu économiser au moins 5 % des dépenses indirectes totales et réduire considérablement la charge administrative. L’accompagnement de l’équipe projet a permis aux utilisateurs d’adopter rapidement le nouvel outil. « La solution fournit des informations de pilotage précieuses pour obtenir plus de visibilité sur les flux de dépenses et permet de valider la conformité avec les procédures d’achats et les contrats. »

Grâce aux tableaux de bord, les processus peuvent continuer à être optimisés et les Achats peuvent orienter les négociations avec les fournisseurs en fonction des besoins des employés. En conclusion, pour Ten Brinke : « Les Achats sont plus impliqués dans la négociation d’accords-cadres et dans la gestion des contrats et des fournisseurs. L’approvisionnement devient plus stratégique. Nous pouvons maintenant mieux discuter avec les fournisseurs de la façon dont ils peuvent nous apporter plus de valeur ajoutée dans des domaines tels que l’innovation, le développement durable et des technologies avancées. »