Objectifs
L’entreprise ne disposait pas d’informations suffisantes sur ses processus achats par catégorie. Chaque acheteur travaillait à partir de ses propres sources d'information, tandis que les analyses étaient compilées à l'aide de divers systèmes. Le département Achats du groupe était conscient du manque d'efficacité et a choisi de mettre en place une nouvelle solution achat pour soutenir les projets de sourcing et centraliser la gestion des contrats et des fournisseurs. L'objectif était de mettre en place un processus achat unique, standardisé et intégré pour toutes les entités du territoire pour que l'entreprise ait en temps réel une vision complète sur ses dépenses et faciliter le pilotage.
L'efficacité et la transparence des processus ont engagé un cercle vertueux qui a permis de réaliser des économies de coûts supplémentaires, comme l’a constaté l'équipe achats du groupe, responsable de la coordination des marchés néerlandais, allemand, italien et belge de PostNL.
Ce que la solution apporte
Le groupe utilisait diverses applications pour la gestion des achats, des contrats et des fournisseurs. Des rapports étaient générés à partir des différents systèmes sous format Excel ou PowerPoint. Pour Wilfred van den Brink, Business Support Manager chez PostNL : « Nous n'avions pas de processus transparent et harmonisé et nous n'avions pas la possibilité d'enregistrer les informations de manière précise et structurée. Il n'y avait pas non plus de communication claire sur les enjeux. Cela ne veut pas dire que l'information n'était pas disponible auparavant. Mais pour travailler plus efficacement avec un nombre limité de ressources, il fallait des outils plus performants. »
Proactis offre non seulement les avantages d'un système achat totalement intégré, mais aussi une interface utilisateur conviviale et ergonomique. PostNL a rapidement pu disposer des fonctionnalités nécessaires pour simplifier son processus d'achat et le standardiser à partir d’une seule plateforme Source-to-Contract en mode Saas.
Bénéfices
En travaillant ensemble au développement de la plateforme, le système a pu être efficacement adapté à l’activité quotidienne de PostNL. Auparavant, pendant la phase d'appel d'offres, il n'était pas possible de consulter les offres déjà soumises. Cette possibilité a été incorporée pour instaurer plus de flexibilité et peut être utilisée lorsque c’est nécessaire.
Proactis fournit également à l’entreprise des rapports financiers conformes aux requêtes du service achats du groupe. « Les rapports de performance sont indispensables pour montrer la valeur ajoutée du service Achats en interne et contribuer efficacement aux objectifs de réduction des coûts », explique Wilfred van den Brink. « Je suis très satisfait de la flexibilité que nous apporte Proactis. »