Proactis aide National Trust à réaliser 34 millions d’euros d'économies dans le cadre de la réorganisation de sa stratégie d'achat

Profile

Secteur :
Association à but non lucratif

Nb d’employés :
14,000+

Achats fournisseurs :
417M €

Client depuis :
2014

Objectifs

  • Optimiser et gérer plus de 24 000 fournisseurs.
  • Améliorer les politiques d’achat, les processus et les outils d'approvisionnement.
  • Simplifier l’intégration des fournisseurs.

Ce que la solution apporte

  • Mise en place d'un système permettant aux fournisseurs de proposer leurs biens et services et aux collaborateurs d'acheter ce dont ils ont besoin.
  • Les fournisseurs sont responsables de leurs propres données et informations.
  • Le personnel a accès aux fournisseurs approuvés pour améliorer les dépenses sur contrat.

Bénéfices 

  • Un meilleur contrôle des dépenses à l'échelle de l'organisation, la stratégie d'achat permettant de réaliser 34M d’euros d'économies.
  • La base de données des fournisseurs a été simplifiée, passant de 24 000 à 12 000 fournisseurs.
  • L'intégration des fournisseurs ne prend plus que quelques minutes au lieu de quelques jours.
Le partenariat entre Proactis et National Trust a toujours été solide. Lors de la mise en œuvre d'une solution aussi puissante, l'une de nos plus grandes craintes était d'être complètement dépassés. Mais Proactis nous a beaucoup aidé dans cette lourde tâche. Avec les excellentes formation disponibles et l'accès constant aux conseils et au support, c'est vraiment un modèle de professionnalisme.

Directeur des achats, National Trust

Profil

National Trust est une organisation caritative, composée de membres, en charge de la conservation du patrimoine en Angleterre, au Pays de Galles et en Irlande du Nord. L'organisation compte 5,6 millions de membres et emploie 14 000 personnes, auxquelles s'ajoutent 65 000 bénévoles. National Trust gère plus de 300 manoirs, 59 villages, 61 pubs et près de 1288 kilomètres de littoral, ce qui apporte de nombreux défis à son service des achats.

Les fournisseurs jouent un rôle crucial en permettant à National Trust de prendre soin de lieux exceptionnels dans tout le Royaume-Uni, en fournissant les compétences et les ressources nécessaires à la réalisation des projets et à l'entretien des propriétés.

La décision a été prise de définir une stratégie d'approvisionnement dans le cadre d'un projet plus large de transformation numérique. Il s'agissait notamment de rationaliser et de gérer plus de 24 000 fournisseurs, d'intégrer un nouveau système ERP Unit4 et de gérer les dépenses dans l'ensemble de l'organisation.
Proactis aide National Trust à réaliser 34 millions d’euros d'économies dans le cadre de la réorganisation de sa stratégie d'achat

Objectifs

Dans le cadre de cette stratégie, National Trust a commencé à travailler avec Proactis pour gérer plus de 410 millions d’euros d’achats. Selon un acheteur senior de National Trust, « une stratégie d'achat ne consiste pas seulement à économiser de l'argent, mais aussi à atteindre des objectifs organisationnels. Notre stratégie reposait sur trois piliers : la consolidation des dépenses et l'élaboration de contrats, la gestion de nos grands projets, comme la pose de 60 000 mètres de joints sur un château, et l'amélioration des capacités organisationnelles. »

L'objectif était d'améliorer les politiques d'achats, les processus et les outils, et de faciliter l’approvisionnement par les collaborateurs. C'est pourquoi National Trust a mis en œuvre un nouvel ERP, Unit4 Business World, associé au système de gestion des fournisseurs Proactis. National Trust étant une organisation vaste et diversifiée, l’organisation a commencé à travailler en étroite collaboration avec Proactis pour l'aider à relever certains des défis liés à l'approvisionnement.

Les défis étaient nombreux, comme le fait que le personnel utilisait d'anciens systèmes et que l'organisation disposait d'une base de données de 24 000 fournisseurs. « Nous savions que nous n'utilisions même pas la moitié de ces fournisseurs, et les collaborateurs ne savaient souvent pas lesquels il fallait utiliser », explique le directeur des achats du groupe.

« En outre, le processus de création de nouveaux fournisseurs ou de modification des informations était complexe et sur papier. Cela signifiait qu'il fallait souvent des semaines pour intégrer un nouveau fournisseur. »
Améliorer les politiques d’achat, les processus et les outils d'approvisionnement.

Ce que la solution apporte

« Nous voulions un endroit auquel les fournisseurs pourraient facilement accéder pour proposer leurs biens ou services. Et un endroit où nos employés pourraient se rendre pour acheter auprès des fournisseurs autorisés. » En fin de compte, l'objectif était avant tout l’efficacité.

Désormais, au lieu d'avoir à saisir et à gérer toutes les informations fournisseurs, ces derniers peuvent directement les tenir à jour et les corriger dans la solution. Tous les fournisseurs du National Trust sont enregistrés sur Proactis avec des règles de validation via l’ERP Unit4. L'organisation peut donc surveiller et contrôler la mise en place de nouveaux fournisseurs pour certaines catégories. Cela a été extrêmement bénéfique et a permis à l'équipe Achats d'orienter les achats vers des fournisseurs spécifiques. Par exemple, si un collaborateur voulait acheter quelque chose pour un projet spécifique, il serait automatiquement dirigé vers le fournisseur approuvé le plus pertinent. L'intégration du SRM de Proactis au système ERP du Trust offre de nouvelles possibilités.

La solution a permis aux collaborateurs de National Trust d'accéder facilement aux biens et services nécessaires dans le cadre de leurs activités. Les fournisseurs sont également très satisfaits, notamment en raison de la manière dont le projet a été géré. National Trust a contacté tous ses fournisseurs et leur a demandé de s'inscrire. « Pour faciliter cette démarche, et avec l'aide de Proactis, nous avons mis en place une équipe d'accueil chargée d'inscrire les fournisseurs et de les faire progresser. Nous avons un éventail très diversifié de fournisseurs, allant de ceux qui fabriquent des corsets à ceux qui louent des hélicoptères, en passant par ceux qui étudient les chauves-souris ! Nous avons également d'énormes multinationales. Nous avons d'abord interrogé 100 fournisseurs choisis au hasard. Les résultats nous ont permis d'identifier certains points clés, par exemple, l'utilisation du logo du National Trust sur notre site web facile à utiliser pour les fournisseurs était essentielle. »
Le personnel a accès aux fournisseurs approuvés pour améliorer les dépenses sur contrat

Bénéfices

« Proactis nous a permis de gagner en contrôle sur nos dépenses dans l’organisation. J'estime que l'ensemble de la stratégie d'achat a permis de réaliser plus de 30 millions d’euros d’économies. »
 
La base de données fournisseurs de National Trust ne compte plus que 12 000 fournisseurs grâce à la solution Proactis. « Nos fournisseurs adorent le système car il leur permet de maîtriser leurs données et leurs informations. Nos employés l'apprécient également. Nous sommes passés d'une moyenne de deux semaines pour intégrer un nouveau fournisseur à, parfois, moins d'une heure. Notre record est de six minutes !
 
Comme les fournisseurs de National Trust possèdent leurs propres dossiers par le biais de Proactis, cela répond également aux exigences RGPD. Alors que d'autres organisations s'efforçaient de s'assurer que leurs enregistrements étaient conformes à la réglementation RGPD, avec Proactis, les fournisseurs sont propriétaires des enregistrements, ce qui place National Trust en très bonne position.
 
National Trust a également mis en œuvre les modules de sourcing et de gestion des contrats de Proactis.
L'intégration des fournisseurs ne prend plus que quelques minutes au lieu de quelques jours
Nous répondons à vos besoins les plus spécifiques :