Objectifs
Dans le cadre de cette stratégie, National Trust a commencé à travailler avec Proactis pour gérer plus de 410 millions d’euros d’achats. Selon un acheteur senior de National Trust, « une stratégie d'achat ne consiste pas seulement à économiser de l'argent, mais aussi à atteindre des objectifs organisationnels. Notre stratégie reposait sur trois piliers : la consolidation des dépenses et l'élaboration de contrats, la gestion de nos grands projets, comme la pose de 60 000 mètres de joints sur un château, et l'amélioration des capacités organisationnelles. »
L'objectif était d'améliorer les politiques d'achats, les processus et les outils, et de faciliter l’approvisionnement par les collaborateurs. C'est pourquoi National Trust a mis en œuvre un nouvel ERP, Unit4 Business World, associé au système de gestion des fournisseurs Proactis. National Trust étant une organisation vaste et diversifiée, l’organisation a commencé à travailler en étroite collaboration avec Proactis pour l'aider à relever certains des défis liés à l'approvisionnement.
Les défis étaient nombreux, comme le fait que le personnel utilisait d'anciens systèmes et que l'organisation disposait d'une base de données de 24 000 fournisseurs. « Nous savions que nous n'utilisions même pas la moitié de ces fournisseurs, et les collaborateurs ne savaient souvent pas lesquels il fallait utiliser », explique le directeur des achats du groupe.
« En outre, le processus de création de nouveaux fournisseurs ou de modification des informations était complexe et sur papier. Cela signifiait qu'il fallait souvent des semaines pour intégrer un nouveau fournisseur. »
Ce que la solution apporte
« Nous voulions un endroit auquel les fournisseurs pourraient facilement accéder pour proposer leurs biens ou services. Et un endroit où nos employés pourraient se rendre pour acheter auprès des fournisseurs autorisés. » En fin de compte, l'objectif était avant tout l’efficacité.
Désormais, au lieu d'avoir à saisir et à gérer toutes les informations fournisseurs, ces derniers peuvent directement les tenir à jour et les corriger dans la solution. Tous les fournisseurs du National Trust sont enregistrés sur Proactis avec des règles de validation via l’ERP Unit4. L'organisation peut donc surveiller et contrôler la mise en place de nouveaux fournisseurs pour certaines catégories. Cela a été extrêmement bénéfique et a permis à l'équipe Achats d'orienter les achats vers des fournisseurs spécifiques. Par exemple, si un collaborateur voulait acheter quelque chose pour un projet spécifique, il serait automatiquement dirigé vers le fournisseur approuvé le plus pertinent. L'intégration du SRM de Proactis au système ERP du Trust offre de nouvelles possibilités.
La solution a permis aux collaborateurs de National Trust d'accéder facilement aux biens et services nécessaires dans le cadre de leurs activités. Les fournisseurs sont également très satisfaits, notamment en raison de la manière dont le projet a été géré. National Trust a contacté tous ses fournisseurs et leur a demandé de s'inscrire. « Pour faciliter cette démarche, et avec l'aide de Proactis, nous avons mis en place une équipe d'accueil chargée d'inscrire les fournisseurs et de les faire progresser. Nous avons un éventail très diversifié de fournisseurs, allant de ceux qui fabriquent des corsets à ceux qui louent des hélicoptères, en passant par ceux qui étudient les chauves-souris ! Nous avons également d'énormes multinationales. Nous avons d'abord interrogé 100 fournisseurs choisis au hasard. Les résultats nous ont permis d'identifier certains points clés, par exemple, l'utilisation du logo du National Trust sur notre site web facile à utiliser pour les fournisseurs était essentielle. »
Bénéfices
« Proactis nous a permis de gagner en contrôle sur nos dépenses dans l’organisation. J'estime que l'ensemble de la stratégie d'achat a permis de réaliser plus de 30 millions d’euros d’économies. »
La base de données fournisseurs de National Trust ne compte plus que 12 000 fournisseurs grâce à la solution Proactis. « Nos fournisseurs adorent le système car il leur permet de maîtriser leurs données et leurs informations. Nos employés l'apprécient également. Nous sommes passés d'une moyenne de deux semaines pour intégrer un nouveau fournisseur à, parfois, moins d'une heure. Notre record est de six minutes !
Comme les fournisseurs de National Trust possèdent leurs propres dossiers par le biais de Proactis, cela répond également aux exigences RGPD. Alors que d'autres organisations s'efforçaient de s'assurer que leurs enregistrements étaient conformes à la réglementation RGPD, avec Proactis, les fournisseurs sont propriétaires des enregistrements, ce qui place National Trust en très bonne position.
National Trust a également mis en œuvre les modules de sourcing et de gestion des contrats de Proactis.