Mears Group multiplie par 5 l’efficacité de sa comptabilité fournisseurs

Profil

Secteur :
Gestion immobilière

Nb de factures :
100 000+ par mois

Nb d’employés :
16 000+

Client depuis :
2005

Objectifs

  • Etablir un process et un système pour faire face à la croissance du groupe et la hausse du volume de factures qui en résulte.
  • Mettre en place une plateforme permettant de traiter les factures papier et électroniques par le biais d'une solution unique avec une gestion commune des erreurs.

Ce que la solution apporte

  • Les factures d'achat, y compris PDF et XML, sont désormais numérisées et importées, les informations étant extraites automatiquement.
  • Nous avons conseillé et aidé à mettre en œuvre les meilleures pratiques dans l'ensemble du groupe pour améliorer la maîtrise des coûts, la visibilité sur les dépenses et la conformité.
  • La solution s’intègre de manière transparente avec les outils internes achat et finance.

Bénéfices

  • Hausse de 500 % de la productivité du service de comptabilité fournisseurs en augmentant considérablement le nombre de factures traitées par l’équipe à effectif équivalent.
  • Amélioration du contrôle, de la visibilité et de la conformité dans l'ensemble du groupe.
  • Réponse aux besoins immédiats du groupe en matière de factures papier grâce à une plateforme évolutive de gestion automatique des factures, tout en encourageant le projet de dématérialisation complète des factures.
Avant Proactis, nous traitions 20 000 factures par mois avec une équipe de 8 personnes. Aujourd'hui, nous traitons 100 000 factures. Nous avons absorbé la croissance supplémentaire sans besoin de ressource supplémentaire, tout en améliorant la précision et le reporting.

Contrôleur financier du groupe, Mears Group

Profil

Le Groupe Mears est responsable de l'entretien, de la réparation et de l'amélioration des logements sociaux de centaines de milliers de personnes et emploie plus de 16 000 personnes.

Les outils et processus en place n’étaient plus adaptés à la croissance rapide de Mears Group. Les procédures manuelles et papier, nécessitaient d’importantes ressources et l’équipe comptabilité fournisseurs n’était plus en mesure de faire face à la hausse rapide des volumes.
Mears Group multiplie par 5 l’efficacité de sa comptabilité fournisseurs

Objectifs

Mears Group avait une stratégie commerciale de forte croissance, à la fois organique et par le biais d'acquisitions. Il était essentiel de mettre en place un système et des procédures permettant de faire face à une telle croissance et à la hausse du volume de factures qui en découle. Il devenait essentiel d’améliorer la visibilité et l’efficacité dans le traitement des factures pour l'ensemble du groupe.

L'entreprise a identifié Proactis comme la solution parfaite pour digitaliser les processus papier chronophages et sujets aux erreurs. La solution s'intégrait parfaitement à son système d'approvisionnement interne et à son système financier SunSystem.
Implement platform - paper and electronic invoices

Ce que la solution apporte

Après une évaluation approfondie des besoins du groupe, Proactis a adopté une approche en deux phases selon la méthodologie de gestion de projet PRINCE2, tout en introduisant de nombreuses nouvelles techniques inspirées des meilleures pratiques pour automatiser le traitement des factures.

La solution de numérisation et de capture de données a permis de scanner instantanément les factures entrantes et d'en extraire automatiquement les informations, sans qu'il soit nécessaire de les saisir manuellement. Proactis prend également en charge les factures électroniques au format XML et PDF, avec une intégration transparente avec les systèmes d'approvisionnement et financiers du groupe.
Les factures d'achat, y compris PDF et XML, sont désormais numérisées et importées, les informations étant extraites automatiquement.

Bénéfices

Mears a pu développer son activité sans augmenter les ressources nécessaires pour le traitement de ses factures. L'entreprise peut désormais faire face à la charge de travail supplémentaire avec l'équipe en place. Avant Proactis, 20 000 factures étaient traitées chaque mois par une équipe de huit personnes. Ce chiffre est désormais de 100 000 par mois, avec le même effectif, soit un gain d'efficacité de 500 %.

La solution Proactis a contribué à la démarche d’optimisation des processus et des technologies tout en améliorant la précision et le reporting. En s’inspirant des meilleures pratiques en la matière, Mears dispose d’un meilleur contrôle et de plus de transparence dans le traitement des factures du groupe, et peut également s’assurer de la conformité des achats, ce qui n'était pas possible auparavant.
Amélioration du contrôle, de la visibilité et de la conformité dans l'ensemble du groupe.
Nous répondons à vos besoins les plus spécifiques :