Objectifs
Mears Group avait une stratégie commerciale de forte croissance, à la fois organique et par le biais d'acquisitions. Il était essentiel de mettre en place un système et des procédures permettant de faire face à une telle croissance et à la hausse du volume de factures qui en découle. Il devenait essentiel d’améliorer la visibilité et l’efficacité dans le traitement des factures pour l'ensemble du groupe.
L'entreprise a identifié Proactis comme la solution parfaite pour digitaliser les processus papier chronophages et sujets aux erreurs. La solution s'intégrait parfaitement à son système d'approvisionnement interne et à son système financier SunSystem.
Ce que la solution apporte
Après une évaluation approfondie des besoins du groupe, Proactis a adopté une approche en deux phases selon la méthodologie de gestion de projet PRINCE2, tout en introduisant de nombreuses nouvelles techniques inspirées des meilleures pratiques pour automatiser le traitement des factures.
La solution de numérisation et de capture de données a permis de scanner instantanément les factures entrantes et d'en extraire automatiquement les informations, sans qu'il soit nécessaire de les saisir manuellement. Proactis prend également en charge les factures électroniques au format XML et PDF, avec une intégration transparente avec les systèmes d'approvisionnement et financiers du groupe.
Bénéfices
Mears a pu développer son activité sans augmenter les ressources nécessaires pour le traitement de ses factures. L'entreprise peut désormais faire face à la charge de travail supplémentaire avec l'équipe en place. Avant Proactis, 20 000 factures étaient traitées chaque mois par une équipe de huit personnes. Ce chiffre est désormais de 100 000 par mois, avec le même effectif, soit un gain d'efficacité de 500 %.
La solution Proactis a contribué à la démarche d’optimisation des processus et des technologies tout en améliorant la précision et le reporting. En s’inspirant des meilleures pratiques en la matière, Mears dispose d’un meilleur contrôle et de plus de transparence dans le traitement des factures du groupe, et peut également s’assurer de la conformité des achats, ce qui n'était pas possible auparavant.