Objectifs
Après avoir analysé l'efficacité des processus dans l'ensemble de l'organisation, il était clair que des améliorations étaient nécessaires. La comptabilité fournisseurs a été identifiée comme un domaine clé où des optimisations pouvaient être réalisées grâce à une approche unique et ciblée. La centralisation de la fonction et l'automatisation des processus pourraient permettre de réaliser de réelles économies et d'améliorer l'efficacité tout en éliminant les erreurs, et de libérer des ressources dans les maisons de soins individuelles, pour leur permettant de se concentrer sur une prestation de soin de qualité.
La collaboration avec Proactis a permis d'identifier un ensemble d'objectifs clés : les factures d'achat devaient être traitées de manière centralisée avec plus d'efficacité et de précision, la mise en œuvre d'indicateurs de performance et le déploiement d'une plate-forme qui permettrait l'amélioration et l'évolution en continue du processus de facturation.
Ce que la solution apporte
FSHC voulait s'assurer que le nouveau département centralisé serait en mesure de traiter les volumes de factures existants et futurs. Proactis a examiné des aspects tels que le temps passé à saisir manuellement les factures d'achat dans le système financier Unit4, les inefficacités associées à la gestion des exceptions et le traitement papier. Grâce à la numérisation de documents et à l'importation de factures PDF, les factures d'achat ont pu être dématérialisées pour extraire les données et les validées automatiquement.
Proactis a eu recours à une technologie puissante de capture de données de factures, sans modèle, incluant une « capacité d'apprentissage » avancée, permettant à la FSHC de saisir les données non extraites automatiquement. Ainsi, la solution se souvient de l'emplacement de la valeur manquante dans un objectif d’amélioration continue.
Bénéfices
Les hausses de productivité ont permis à la FSHC de tirer rapidement profit de l'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs. Le nombre de factures traitées par employé, par an, a augmenté de 65 %. Les coûts de traitement des factures ont été réduits de 41 %, ce qui a permis d'atteindre des niveaux d'efficacité très élevés, dépassant les prévisions et les objectifs fixés au départ. Chaque étape du traitement des factures a été considérablement améliorée, tout en réduisant fortement les processus manuels et sujets aux erreurs.
Dans le même temps, la dématérialisation des factures a permis un meilleur contrôle et plus de transparence. Les factures d'achat peuvent désormais être consultées par simple clic depuis l’outil Unit4, et de manière sécurisée via le dépôt de documents. Proactis a également été force de proposition sur la manière de tirer le meilleur parti de la solution financière en place, grâce à ses nombreuses années d'expérience en matière d'intégration et à son partenariat étroit avec Unit4.