Four Seasons Health Care réduit de 41 % le coût du traitement de ses factures

Profil

Secteur :
Santé

Nb de factures d’achat :
310,000+ par an

Nb de maisons de soin / hôpitaux :
500+

Nb d’employés :
30,000+

Client depuis :
2007

Objectifs

  • Traiter les factures d'achat de manière centralisée avec le plus haut niveau d'efficacité et de précision.
  • Améliorer le contrôle et la transparence du processus de facturation dans l’entreprise.

Ce que la solution apporte

  • Mise à disposition d’une solution automatisée pour que les factures soient scannées avec une capture de données intelligente et un traitement dédié pour les factures papier, PDF et XML.
  • Réduction du nombre d'opérations manuelles et d'erreurs dans le traitement des factures.
  • Intégration transparente avec Unit4 Financials.

Bénéfices

  • La productivité a augmenté de 65 % avec une réduction de 41 % des coûts de traitement.
  • Des niveaux élevés d'efficacité des processus ont été atteints, dépassant ce qui était prévu à l'origine.
  • Les factures d'achat peuvent désormais être consultées d'un simple clic depuis Unit4 Financials.
Notre objectif global était de centraliser le processus de comptabilité fournisseurs tout en intégrant les meilleures pratiques. Proactis avait une expérience avérée dans ces deux domaines et nous a présenté des données clients montrant ce qui pouvait être réalisé. Les améliorations apportées nous ont permis d'augmenter l'efficacité de la comptabilité fournisseurs de 65 % et de réduire les coûts de 41 %.

Four Seasons Health Care

Profil

Four Seasons Health Care (FSHC) est le premier prestataire indépendant de soins de santé et de services sociaux du Royaume-Uni. Le groupe gère environ 450 maisons de soins et 60 hôpitaux et centres de soins spécialisés. Il emploie actuellement plus de 30 000 personnes et s'occupe de plus de 20 000 résidents.

Chaque unité commerciale de FSHC recevait des factures d'achat. Environ 310 000 factures d'achat par an devaient ensuite être imputées, approuvées et envoyées à un département central de comptabilité fournisseurs. En plus des membres du personnel des différentes unités commerciales, l'équipe centrale de comptabilité fournisseurs avait besoin de 17 employés pour traiter les factures. Cela représentait une charge énorme en termes de ressources.
Four Seasons Health Care réduit de 41 % le coût du traitement de ses factures

Objectifs

Après avoir analysé l'efficacité des processus dans l'ensemble de l'organisation, il était clair que des améliorations étaient nécessaires. La comptabilité fournisseurs a été identifiée comme un domaine clé où des optimisations pouvaient être réalisées grâce à une approche unique et ciblée. La centralisation de la fonction et l'automatisation des processus pourraient permettre de réaliser de réelles économies et d'améliorer l'efficacité tout en éliminant les erreurs, et de libérer des ressources dans les maisons de soins individuelles, pour leur permettant de se concentrer sur une prestation de soin de qualité.

La collaboration avec Proactis a permis d'identifier un ensemble d'objectifs clés : les factures d'achat devaient être traitées de manière centralisée avec plus d'efficacité et de précision, la mise en œuvre d'indicateurs de performance et le déploiement d'une plate-forme qui permettrait l'amélioration et l'évolution en continue du processus de facturation.
Améliorer le contrôle et la transparence du processus de facturation dans l’entreprise.

Ce que la solution apporte

FSHC voulait s'assurer que le nouveau département centralisé serait en mesure de traiter les volumes de factures existants et futurs. Proactis a examiné des aspects tels que le temps passé à saisir manuellement les factures d'achat dans le système financier Unit4, les inefficacités associées à la gestion des exceptions et le traitement papier. Grâce à la numérisation de documents et à l'importation de factures PDF, les factures d'achat ont pu être dématérialisées pour extraire les données et les validées automatiquement.

Proactis a eu recours à une technologie puissante de capture de données de factures, sans modèle, incluant une « capacité d'apprentissage » avancée, permettant à la FSHC de saisir les données non extraites automatiquement. Ainsi, la solution se souvient de l'emplacement de la valeur manquante dans un objectif d’amélioration continue.
Réduction du nombre d'opérations manuelles et d'erreurs dans le traitement des factures.

Bénéfices

Les hausses de productivité ont permis à la FSHC de tirer rapidement profit de l'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs. Le nombre de factures traitées par employé, par an, a augmenté de 65 %. Les coûts de traitement des factures ont été réduits de 41 %, ce qui a permis d'atteindre des niveaux d'efficacité très élevés, dépassant les prévisions et les objectifs fixés au départ. Chaque étape du traitement des factures a été considérablement améliorée, tout en réduisant fortement les processus manuels et sujets aux erreurs.

Dans le même temps, la dématérialisation des factures a permis un meilleur contrôle et plus de transparence. Les factures d'achat peuvent désormais être consultées par simple clic depuis l’outil Unit4, et de manière sécurisée via le dépôt de documents. Proactis a également été force de proposition sur la manière de tirer le meilleur parti de la solution financière en place, grâce à ses nombreuses années d'expérience en matière d'intégration et à son partenariat étroit avec Unit4.
La productivité a augmenté de 65 % avec une réduction de 41 % des coûts de traitement.
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