Questions / Réponses liées à la série de 5 webinaires " Découvrez l'offre Proactis de pilotage de la dépense"

Parler à un expert

Les enjeux d’une marketplace    

Q1 : En cas de multi-sources (Fournisseurs), le système peut-il alerter l'utilisateur si un produit équivalent à celui qu'il a choisi existe en moins cher ?

Réponse :
Oui, il est possible de définir dans la Marketplace les articles qui sont similaires et/ou équivalents, comme le permet souvent le couple « fabricant-code article fabricant », ou par la mise en place d’un mapping pour créer automatiquement des équivalences au chargement de catalogues ou lors de la saisie manuelle.

Q2 : Est-il possible de flagger des articles comme « recommandés » par les acheteurs ou d’établir une gradation de recommandations ?

Réponse : Oui, il est possible de flagger les articles recommandés par l’entreprise et de se servir de cette donnée dans les filtres également.

Q3 : Combien de fournisseurs sont connectés à la Marketplace Proactis ?

Réponse :  Il y a plus de 600 000 catalogues ou Punchout accessibles soit autant d’entités fournisseurs déjà connectées sur la marketplace Proactis.

Q4 : Si un utilisateur recherche un article par son code fabricant, la solution lui-propose-t-elle les distributeurs possibles ?

Réponse : Oui, certains distributeurs, pour éviter de voir leurs offres comparées, ajoutent un tiret ou un point au milieu du code article fabricant. La marketplace élimine ces caractères spéciaux dans son algorithme de recherche, pour proposer toutes les sources autorisées à l’approvisionneur.

Structurer et cadencer la démarche de mise en concurrence des fournisseurs

Q1 : Un fournisseur doit-il être enregistré sur la plateforme pour répondre à un appel d'offres sur le portail ?

Réponse : L’acheteur peut convier un fournisseur « candidat / prospect » dans le cadre d’un appel d’offres sans que ce dernier ne fasse parti du panel. A l’issue de l’appel d’offres, si le fournisseur est sélectionné, il peut intégrer le panel fournisseur.
 
Q2 : Peut-on lancer une demande de prix à partir d'une demande d'achat ? Utilise-t-on le module sourcing ?

Réponse : Il est recommandé d’utiliser la fonctionnalité « Devis Rapide » (module Procurement) pour solliciter différents fournisseurs connectés à la solution Proactis et obtenir un prix.
Structurer-concurrence-des-fournisseurs

Naviguer dans la solution Proactis et son module de gestion fournisseurs

Q1 : Est-il possible de créer des pages d’accueil standards selon les typologies d’utilisateurs ?

Réponse : Oui, un administrateur peut par défaut définir une page d’accueil standard pour des groupes d’utilisateurs voire pour un utilisateur précis. De plus, chaque utilisateur a la possibilité de créer sa propre page d’accueil à partir des droits qui lui ont été assignés.



Q2 : Est-il possible de cacher des menus inutiles pour certains utilisateurs ?

Réponse : La configuration des droits permet d’attribuer des accès personnalisés à chaque utilisateur et donc de simplifier les menus et sous-menus accessibles.
 
Q3 : Est-il possible de communiquer directement auprès des fournisseurs en interne et en externe ?

Réponse : Oui, de différentes manières. Via les pages d’accueil avec les widgets, par une aide en ligne accessible à différents endroits dans la solution, et grâce à des tutoriels pour vous aider à la prise en main de la solution, etc.

Q4 : Peut-on ajouter des champs sur la fiche fournisseur ?

Réponse : En tant que module socle de la solution, la gestion des fournisseurs garantit un usage optimal des autres modules Il est tout à fait possible de créer des modèles de fiches fournisseurs avec des champs additionnels personnalisés pour chaque client.

Q5 : Comment les documents fournisseurs sont-ils gérés ?

Réponse : A partir de la fiche fournisseur, il y a un onglet « Documents », qui offre la possibilité de créer des répertoires et d’y déposer les informations associées à chaque fournisseur. Selon la nature des documents à conserver, il est également possible de les rattacher au module Contrat, qui offre un système de notification (alertes, relances) afin de gérer la mise à jour de ces documents ou leur renouvellement.

Q6 :  Administration vs. Configuration : quelle est l’autonomie dont dispose un client en termes de personnalisation de la solution Proactis ?

Réponse : Les profils administrateur peuvent gérer tous les référentiels ainsi que les utilisateurs, soit via l’interface soit via un import. Ils peuvent également gérer les circuits de validation, créer des modèles de fournisseurs, de contrats et administrer les tableaux de bord par groupe d’utilisateurs.

Q7 : Avec quels outils la solution peut-elle s’interfacer ?

Réponse : Des interfaces avec les principaux ERP comme Cegid, Infor, Oracle, Microsoft, Sage, SAP ou Unit4, sont actuellement en production chez les clients Proactis. Les méthodes standards API REST supportent ces interfaces. Il est également possible, selon la fréquence de mise à jour, et les attentes des clients de mettre en place un système manuel ou automatique d’import/export des données via des fichiers plats (type csv).

Q8 : Lorsque le fournisseur ajoute des contacts, est-ce que l'utilisateur reçoit une notification ?

Réponse : Le fournisseur peut mettre à jour des informations, notamment les contacts, à travers un portail mis à sa disposition. Ces informations sont ensuite directement visibles par l’utilisateur côté client et peuvent être exploitées en temps réel.
Notre solution intègre tout un ensemble de notifications permettant à l’utilisateur d’être alerté sur des actions à mener. Un système de notification et de relance est en cours de développement (roadmap) et sera disponible d’ici la fin de l’année pour les mises à jour d’informations et la mise à disposition de documents par le fournisseur.

Positionnement et identification des axes de développement de Proactis

Q1 : Quelles sont les autres solutions de pilotage de la dépense sur le marché ?

Réponse : Il existe une multitude d’acteurs sur ce sujet avec une couverture fonctionnelle et une cible de clients plus ou moins différente. Les acteurs les plus connus sont Basware, Coupa, Ivalua, Jaggaer, SAP Ariba.

Q2 : Comment se positionne Proactis par rapport à Ivalua, Coupa et Jaggaer ?

Réponse : Un des premiers points concerne la cible de clients. Pour les ETI et PME, la solution Proactis est plus adaptée que les solutions proposées par ces concurrents, tant en termes d’ergonomie, de couverture fonctionnelle, de complexité de mise en œuvre que de tarification.

Proactis a acquis différentes certifications démontrant un haut niveau de qualité, une robustesse et un niveau de sécurité élevé de sa solution. De plus, la solution est complétement intégrée. Enfin, Proactis inclue un service d’onboarding des fournisseurs tout au long du contrat client, ce qui n’est pas toujours le cas des concurrents cités.

 

Découvrir Proactis à travers un cas pratique

Q1 : Quels sont les types de Sourcing / types d’achat qui peuvent être digitalisés ?

Réponse : Vous pouvez créer des modèles d’appels d’offres pour les achats indirects (matériel informatique, prestations de services de type nettoyage, prestations intellectuelles, etc.) et pour les achats de production récurrents comme les achats de transmissions, de quincaillerie, etc.

Q2 : Qui se charge de la création d’appels d’offres au sein d’une organisation ? 

Réponse : Si vous ne possédez pas de service Achat dédié, les achats et appels d’offres peuvent être réalisés par la Direction Financière, les services généraux ainsi que les responsables de département (production, marketing, etc.). Finalement, le fait que chacun puisse créer en autonomie des appels d’offres convient parfaitement à la Direction Financière car le processus respecte la politique achat de l’entreprise. Il est auditable, centralisé dans une plateforme unique et permet de faire systématiquement des mises en concurrence, et donc de générer des économies. 

 

Q3 : Combien de catalogues peuvent être digitalisés ? 

Réponse : Nous n’avons pas de limite concernant le nombre de catalogues (internes ou externes) ainsi que les sites en punch out. La mise en place du « Background Search » permet d’optimiser le délai de déploiement de la solution et de faciliter sa mise en œuvre, son adoption et la satisfaction des utilisateurs. 

Nous répondons à vos besoins les plus spécifiques :