1. Gestion des fournisseurs : Identifier et évaluer les fournisseurs
La collecte d'informations auprès de vos fournisseurs peut être très laborieuse. Coordonner manuellement la collecte d'informations de divers fournisseurs demande énormément de temps et d'efforts. De plus, la mise à jour des spécifications et l'interprétation des données d'inventaire et de production de vos fournisseurs peuvent être des tâches particulièrement fastidieuses.
La gestion des fournisseurs est un exemple parfait de la manière dont l'automatisation peut résoudre les inefficacités de votre chaîne d'approvisionnement. Avec une
solution de gestion des fournisseurs efficace, toutes les informations sont centralisées en un seul endroit, facilitant ainsi l'accès et la consultation. Un processus Source-to-Pay automatisé réduit considérablement le temps nécessaire à l'exécution des tâches, ce qui contribue à éviter les achats non planifiés auprès de fournisseurs non vérifiés.
2. Sourcing : Identifier/sélectionner les bons fournisseurs
Une solution de spend management permet de mener des activités de sourcing de manière totalement fluide et intégrée. L'envoi automatique de demandes produits et de devis est simple et efficace.
Tout d'abord, vous devez être en mesure de diffuser automatiquement un Request for Information (RFI) lors de la collecte d'informations auprès de fournisseurs potentiels. Un
système de sourcing rassemble et traite toutes les informations des fournisseurs potentiels sur leurs produits, leurs services et leurs informations commerciales générales.
Lorsque vous diffusez un Request for Proposal (RFP), vous demandez simplement une description générale de leurs services. Ensuite, vous pouvez créer une demande de devis et l'envoyer aux fournisseurs pour qu'ils proposent leurs offres. Une fois encore, lorsqu'il est automatisé, l'ensemble du processus est rapide et simple et vous pouvez choisir la meilleure option d'approvisionnement et même sélectionner d'autres fournisseurs pour voir s'ils peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.
Choisir le bon fournisseur n'est pas chose aisée, et le processus peut se compliquer si vous trouvez plusieurs fournisseurs proposant des offres similaires. Pour prendre la bonne décision, vous devez déterminer une série de facteurs et aller au-delà des caractéristiques et des fonctions. L'automatisation du processus S2P facilite la prise de décision. Avec toutes les informations fournisseurs réunies dans un seul portail, un système automatisé est à même de classer les fournisseurs et d’éliminer le travail manuel et la subjectivité du processus de prise de décision.
Les solutions de sourcing aident les organisations à identifier facilement le bon fournisseur et à passer à la création d'un contrat. Certaines solutions permettent d'aller encore plus loin dans la gestion du contrat, tout en surveillant les performances des fournisseurs pour détecter les problèmes de conformité ou les risques.
3. Gestion des commandes : De la demande d'achat à la commande
Vous avez besoin d'une plateforme robuste qui vous permette de gérer facilement vos commandes. Sinon, vous risquez de passer beaucoup de temps à gérer les bons de commande, les bons de livraison, les bons de réception et les factures.
Une fois que vous avez conclu un contrat, vous pouvez passer des commandes selon les termes de ce contrat. Une solution automatisée peut vous permettre de disposer d'un catalogue en ligne simple et d'un processus de commande qui garantit des bons de commande concis et précis, ainsi que les approbations nécessaires.
4. Gestion des factures : Automatiser la comptabilité fournisseurs
La réception et le traitement des factures papier peuvent également être coûteux en temps et en argent. Le rapprochement automatisé des factures améliore ce processus laborieux en numérisant les documents papier tels que les bons de commande, les factures et les devis. De plus, il permet de stocker ces documents en toute sécurité afin que les personnes autorisées puissent y accéder facilement.
Une fois que vos biens ou services ont été fournis, une solution de
comptabilité fournisseurs peut faire correspondre les bons de commande avec factures, ce qui permet d'éviter les erreurs de facturation. Elle simplifie également le processus d'autorisation
5. Workflows d'approbation : Autorisation et validation des paiements
Le processus traditionnel d'autorisation et de validation des paiements pour les fournitures reçues est très complexe. Il doit passer par plusieurs autorisations et signataires. Le suivi des autorisations par courrier électronique et sur des tableurs peut entraîner des paiements en double et de longs délais d'approbation, ce qui se traduit par des retards de paiement susceptibles de nuire à vos relations avec les fournisseurs.
Les solutions automatisées qui sont
intégrées à votre système financier ou ERP permettent de réduire le temps nécessaire pour effectuer les paiements. Différents utilisateurs peuvent se connecter, confirmer les reçus et approuver les paiements pour que ceux-ci soient effectués dans les temps.