Une analyse plus approfondie montre un excédent de budget achats
L'analyse des achats de plus de 3 200 exercices a également révélé que les équipes achats constatent généralement un surplus d'environ 7 % de leur budget annuel, et que l'activité achats aboutit en moyenne à des contrats qui ne sont consommés qu’à 93 % du budget initial alloué. Plus d'un processus achat sur dix (13 %) ne consomment pas de contrat du tout. Cette étude indique qu’il existe un « excédent implicite » conséquent pour les équipes achats, qui sont de plus en plus sollicitées pour réduire les coûts mais aussi pour apporter de la valeur ajoutée stratégique à l’entreprise.
Les facteurs affectant la prise de décision diffèrent clairement d'une équipe à l'autre, mais la plupart peuvent être définis dans le cadre d’une stratégie d'entreprise cohérente. L’objectif principal est-il de préserver de la trésorerie ou existe-t-il des opportunités d'investissement dans l'entreprise ? Ce n'est là qu'un exemple, mais il montre à quel point les responsables Achats et Finance peuvent tirer bénéfice d'une collaboration plus étroite.
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L’étude Proactis a montré un fait surprenant : de nombreuses organisations manquent encore d’objectifs partagés par les directions fonctionnelles. Dans 46 % des entreprises, les directions financières ne collaborent pas avec les directions des achats.
Si les connaissances métier du Directeur Achats ne sont pas partagées avec l’expertise de contrôle de la dépense du Directeur Financier, les organisations n’ont pas de vision cohérente. Il y a un risque qu'elles perdent de vue l’objectif et répètent les mêmes erreurs dans le processus « Purchase-to-Pay » (P2P).
Toutefois, lorsque les directions financières travaillent en étroite collaboration avec leurs homologues achats, les politiques d’approvisionnement deviennent plus efficaces (et par conséquent améliorent considérablement le processus de contrôle des factures en aval), les négociations contractuelles acquièrent de la rigueur et le suivi des fournisseurs devient précis. Ces changements positifs impactent directement les résultats financiers.