GPOMag | Pourquoi est-il nécessaire de digitaliser la comptabilité fournisseurs pour stimuler la croissance ?
Il y a moins de 10 ans, 30 milliards de factures étaient en moyenne envoyées chaque année en Europe. Environ 90 % d'entre elles étaient sous format papier et la plupart transitaient par voie postale. Soit plus de 60 millions de factures en circulation en Europe chaque jour par an.
L’année dernière, la facturation électronique a fait un véritable bond avec la Loi de Finance 2020 et le plan de modernisation de la vie économique qui prévoit, d’ici 2023, la dématérialisation des factures BtoB.
Selon la Commission européenne, la dématérialisation peut permettre de générer près de 40 milliards d'euros de bénéfices par an sur le continent, rien que dans le domaine du commerce BtoB. Le passage à l'automatisation des factures a donc été enclenché, et ce même avant le début de la Covid-19.
Bien que la nouvelle norme européenne ait été accueillie favorablement et ait contribué à mettre en lumière la nécessité d'apporter des améliorations, elle laisse encore un certain nombre de questions clés en suspens.
Les factures électroniques peuvent, par exemple, être présentée dans de multiples formats, à condition que ces derniers respectent les normes de chaque pays. Cependant, les règles nationales qui régissent la validité et l'acceptabilité des factures électroniques en termes juridiques, financiers et administratifs varient toujours d’un pays à l’autre, laissant ainsi la porte ouverte à de possibles fausses déclarations et fraudes.
Avec la pandémie, la facturation électronique s’est démocratisée dans le monde entier. Ce qui avait mis 10 ans à arriver sous l'impulsion des instances politiques est devenu un défi urgent à relever pour les seuls besoins des échanges commerciaux.
Les changements opérés en matière de process, et de façon de travailler au sein des entreprises, se sont avérés complexes à appréhender pour les fonctions finance. La gestion des factures et de la comptabilité fournisseur dans les premières phases du confinement a été extrêmement difficile du fait des contraintes liées au télétravail. De leur côté, les entreprises qui n'utilisaient pas encore les nouvelles technologies pour accompagner leurs processus ont été les plus touchées.
En effet, une intervention humaine est indispensable pour traiter les factures papier afin que le processus soit le plus efficace possible. Il est donc très difficile pour une équipe de comptabilité fournisseurs d’être agile si elle est alourdie par des processus manuels, tels que la saisie des informations des factures dans un tableur.
Pour de nombreuses entreprises dans le monde, la Covid-19 a fortement impacté les services de la relation client et de la comptabilité fournisseurs puisque les fournisseurs ont été contraints de travailler à distance et, dans la plupart des cas, de réduire considérablement leurs ressources en personnel. Cela a eu un double impact sur les fonctions financières car les processus et les performances ont été affectés en quelques semaines.