La gestion de la dépense : entre mauvais réflexes et bonnes pratiques

Le cadre dans lequel s'engage la dépense dans l'entreprise n'est pas toujours bien défini. Quel est le rôle de la direction des Achats ? Quel pouvoir de décision faut-il laisser aux clients internes ? Retour sur les bonnes pratiques clés pour une meilleure maîtrise des coûts.

Dans les grandes entreprises, les petites dépenses ont peu d'impact sur les coûts. Il s'agit là d'une des idées reçues les plus répandues. " Pour des fournitures ou du petit matériel bureautique par exemple, on pense souvent à tort que le fournisseur importe peu en raison des montants relativement peu élevés et du faible potentiel d'économie pour l'entreprise ", explique Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis, spécialiste des solutions d'optimisation de la gestion des dépenses. Mais au-delà des montants des produits, il existe un coût de procédure qui s'applique à chaque dépense engagée. " Créer un fournisseur, passer une commande, traiter une facture, l'approuver, la payer, toutes ces étapes ont un coût. ", poursuit-il.

Cet exemple n'est pas un cas isolé et la chaîne de la dépense se retrouve souvent malmenée. Le non respect des politiques d'achat peut pourtant avoir des répercussions négatives sur toute l'organisation. " Si la direction des achats remarque que les contrats négociés ne sont pas systématiquement utilisés, elle aura tendance à avoir une attitude de contrôle. En retour, les collaborateurs risquent de chercher à contourner les achats pour éviter ces contrôles et espérer gagner du temps ", souligne Martial Gerardin.