Pour réaliser ces économies, la première étape consiste à mettre en place un processus solide de maîtrise de la dépense qui commence par analyser les dépenses, puis évalue quand l’utilisation des différents outils de sourcing stratégique est pertinente.
Dans le cadre de ces projets, on commence par collecter la donnée sur les dépenses, déterminer le niveau d’exigences en matière de service, étudier et analyser les fournisseurs et le marché, avant d’envoyer des demandes d'informations ou de devis ou de lancer des enchères électroniques, le cas échéant.
Les projets de sourcing stratégique ont pour but de réduire ou d’éliminer les tâches manuelles/hors processus, les décisions locales et les processus uniques non duplicables.
Les organisations achats les plus performantes exploitent les nouvelles technologies pour organiser plus d’événements de sourcing et formaliser des contrats d’achats autant que possible sans faire augmenter les frais, mettre en danger la qualité ou augmenter le risque.
Ces organisations associent les meilleures pratiques et l'automatisation des processus pour gérer le processus de sourcing dans son intégralité, de l'automatisation des demandes d’informations ou de prix, à la sélection des fournisseurs, en passant par la gestion des appels d’offres/la négociation et les outils d'optimisation.