Faciliter l'adoption par l'expérience utilisateur

L'une des principales clés du succès d'un système d'approvisionnement réside dans sa capacité à être adopté par l'ensemble de l'organisation. En effet, dans ce cas, il deviendra plus facile pour les employés de commander ce dont ils ont besoin. Les manager pourront plus rapidement examiner et d'approuver ces demandes et les chefs de service voir en temps réel l'impact des dépenses sur leurs budgets respectifs.

C'est là qu’un bon système d'approvisionnement trouve toute son efficacité, au-delà du module achat de l’ERP. Les systèmes ERP couvrent un large éventail de fonctionnalités et sont conçus en priorité pour la Finance, et non pour l'utilisateur occasionnel. Ces systèmes imposent souvent des directives d'achat, des processus de demande très complexes et des circuits de validation qui peuvent prendre des semaines, via un système difficile à appréhender. L'adhésion, comme vous vous en doutez, fait souvent défaut.

La bonne nouvelle est que les nouvelles solutions Cloud pour la gestion des achats, comme Proactis, se concentrent sur l'adoption et l'expérience utilisateur. Pour l'approvisionnement, cela signifie créer une expérience d'achat et une interface qui interroge l'utilisateur sur son besoin et permet de passer commandes en quelques clics. Les employés n'ont plus à chercher dans des catalogues pour trouver ce dont ils ont besoin, de se promener avec la demande d'achat et de courir après les approbations. Toutes les politiques achat de l'entreprise, les articles des fournisseurs référencés, les liens punch out vers d’autres fournisseurs et l'accès au support sont disponibles en ligne.

Pour qu'un système d'approvisionnement soit efficace, il doit créer une véritable expérience d'achat qui permette aux employés de se concentrer sur leur travail quotidien sans sacrifier la visibilité et les besoins de la direction de gérer efficacement les dépenses. Il doit être facile à utiliser et permettre aux employés d'effectuer leurs achats quotidiens en libre-service dans le cadre procédures et politiques établies. Les meilleurs outils de gestion des achats sont très efficaces et faciles à utiliser par les chefs de service, les acheteurs et même les fournisseurs.
 


Pour les employés :

  • Une interface utilisateur intuitive, avec des écrans épurés et peu de saisie, facilite l'utilisation du système, surtout pour les utilisateurs occasionnels.
  • L'achat guidé oriente les employés vers des fournisseurs potentiels, des catalogues et des sites web référencés, ce qui leur permet de trouver facilement ce dont ils ont besoin auprès d'une source validée.
  • La visibilité des demandes tout au long du processus donne aux employés un véritable sentiment d'appartenance.
Pour les chefs de service :
  • L'automatisation de l’imputation comptable et du suivi budgétaire permet de gagner un temps précieux.
  • Des workflows et des circuits de validation flexibles permettent de prendre en compte des groupes d'approbation, les affectations temporaires, les vacances, etc.
  • Les notifications personnalisables par e-mail pour les demandes d'achat nécessitant une approbation, permettent de gérer facilement les échéances et d’éviter les retards.
  • Les approbations en un clic ou le retour au demandeur avec des commentaires rendent le processus d'autorisation rapide et facile.
  • La visibilité complète de la ligne de coûts fournit aux gestionnaires les informations dont ils ont besoin pour gérer efficacement les dépenses et la trésorerie.


Pour les acheteurs :

  • La possibilité pour les employés d’acheter par eux-mêmes les biens et services courants libèrent du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée telles que la recherche de fournisseurs stratégiques et la gestion des fournisseurs.
  • Les demandes libres et les modèles de demandes combinés aux catalogues électroniques accélèrent les échanges entre le demandeur et l'acheteur.
  • Les alertes e-mail pour les actions requises, telles que les revues de contrats et les étapes de sourcing, permettent aux acheteurs de gérer les exceptions, sans laisser quoi que ce soit "passer entre les mailles du filet".
  • L'aide à l'intégration des fournisseurs, les événements de sourcing automatisés, les appels d'offres en ligne et la gestion centralisée des contrats offrent une structure et réduisent la charge administrative.
Pour le service comptable :
  • Les achats avec bon de commande simplifient traitement des factures entrantes par le service comptable.
  • Les lignes de commande permettent de savoir en amont "qui a acheté quoi et pourquoi ?", sans quoi tout le processus d’imputation et de paiement se trouve ralenti.
  • Les contrôles budgétaires en amont des commandes garantissent que les fonds sont bien disponibles avant que les achats ne soient autorisés.
  • Le rapprochement automatique des factures et la résolution des écarts grâce aux règles de validation simplifient l'acceptation des factures.
  • La visibilité sur les coûts garantit qu'il n'y a pas de mauvaise surprise liée à des engagements de dépenses non prévus.
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