Quelles sont les actions à mener en priorité pour générer des économies supplémentaires et quels sont les processus concernés ? Pour parvenir à une stratégie de spend management efficace, il faut combiner deux processus opérationnels : le Source-to-Contract qui crée des opportunités d'économies en identifiant les bons fournisseurs et en établissant des contrats avantageux à l’échelle de l’organisation, et le Purchase-to-Pay qui permet de bénéficier d’économies réelles en incitant les employés à effectuer des achats sur la base des accords préalablement négociés avec les fournisseurs.
Il vous faudra également identifier précisément les personnes concernées aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation et définir les fonctionnalités nécessaires parmi les principaux éléments de paramétrage d’un outil de spend management (ou e-procurement).
Toute solution de gestion des achats mise en place devra avant tout répondre aux besoins individuels des différentes catégories d’utilisateurs. Quels sont les facteurs clés de succès du projet ? Le taux d’adoption par les employés et par les fournisseurs, la couverture complète du processus d’achat (Source-to-Contrat et Purchase-to-Pay), l’expérience et l’expertise du partenaire pour la mise en place d’une solution spend management sont autant d’éléments déterminants pour mesurer la réussite de votre projet.
Beaucoup d’entreprises déjà équipées d’une ERP s’interrogent également sur l'impact d’un SI achats sur les systèmes existants. Les processus de spend management et les solutions d’e-procurement se situent généralement en dehors du champ d’application de l’ERP (gestion des commandes et des demandes d’achats, gestion des projets achat). De ce fait, la mise en place d’un outil de gestion des achats impacte peu les outils déjà en place. Les informations transiteront d’un système à l’autre de manière transparente. En tant qu’éditeur intégrateur de solution Spend Management, Proactis a le savoir-faire nécessaire pour une intégration rapide et adaptée à vos besoins.
Qu’il s’agisse du processus Purchase-to-Pay ou Source-to-Contract, les informations contenues dans l’outil d’e-procurement viennent compléter les informations souvent moins complètes de l’ERP (référentiel fournisseurs, catalogues produits, etc.).