Comment les entreprises dépensent-elles des millions en achats excessifs ?

Si une entreprise ne sait pas ce qu'elle possède déjà, il est facile d'acheter la même chose, encore et encore.

Les dépenses excessives sont un phénomène courant dans les grandes entreprises.

À moins que toutes les personnes disposant d'un pouvoir d'achat ne soient parfaitement en phase, les entreprises peuvent acheter trop de choses ou acheter deux versions d'un même produit, qu'il s'agisse de bureaux, de café ou de logiciels. 

Mais l'approvisionnement stratégique peut s'avérer extrêmement complexe, en particulier lorsque les informations essentielles sont enfermées dans des silos au sein de l'entreprise, dans des feuilles de calcul et dans des documents papier.

Cela peut empêcher de répondre aux questions les plus simples :

• Combien dépensons-nous pour le produit A ?
• Lequel de nos fournisseurs offre les meilleurs niveaux de service ?
• Et quels sont les domaines les plus vulnérables aux risques et aux manquements à la conformité ? 

Ce n'est qu'en obtenant des réponses claires et actualisées à des questions comme celles-ci que les organisations peuvent prendre des décisions plus intelligentes, réduire les achats en double et excessifs, renforcer leur agilité et prospérer au sein de l'économie numérique.
 
Il existe plusieurs façons de limiter les doublons et les dépenses excessives :

• S'assurer que tous les employés ayant un pouvoir d'achat utilisent un seul système.
• Veillez à ce que les services des finances et des achats travaillent ensemble.
• Assurez-vous que les articles sont utilisés et qu'ils ne languissent pas sur une étagère.
• Maintenir des rapports et des informations d'inventaire précis et à jour. 

Pour garantir la conformité des achats, il est également essentiel de permettre aux employés de trouver facilement ce dont ils ont besoin et d'effectuer des achats en connaissance de cause auprès de fournisseurs privilégiés dans le cadre des systèmes d'approvisionnement, et ce, sans perte de temps ni dépenses administratives excessives.

Les dépenses excessives persisteront si la direction n'examine pas attentivement ce qu'elle a déjà acheté, ou si toutes les personnes de l'entreprise susceptibles d'effectuer de tels achats ne se parlent pas.  

En fin de compte, la meilleure façon d'éliminer le gaspillage - que ce soit pour une nouvelle entreprise ou pour une entreprise existante qui souhaite se débarrasser de ses doublons et repartir sur de nouvelles bases - est de "se connaître soi-même".