3. Harmonisez les politiques et procédures d’entreprise
Vous devrez ensuite définir et documenter les procédures pour le traitement des factures avec et sans commande : vérifiez les doublons et les erreurs de calcul, les règles de rapprochement, les procédures pour la résolution des écarts, les procédures de réclamation et de validation. Documentez également vos politiques d'optimisation du fonds de roulement, par exemple quand accepter ou non un escompte en contrepartie d’un paiement anticipé.
Votre objectif sera de clarifier au sein de votre organisation comment les factures doivent être traitées. Cela vous aidera à orienter vos processus actuels et à préparer l’application automatique de vos politiques internes et procédures d’entreprises.
4. Automatisez
Une fois que vous avez défini vos politiques, procédures et contrôles, vous êtes prêt à automatiser. À ce stade, vous pouvez choisir et mettre en place une solution qui fournira les éléments d'automatisation décrits dans la section précédente.
Il faut d'abord mettre en place un système de traitement pour automatiser la validation, la codification, le rapprochement, la résolution des écarts, l’autorisation de paiement et les rapports et analyses. Le but est de mettre en place un processus automatisé unique et efficace de traitement des factures, quel que soit le volume et la méthode de saisie de factures. Dans un premier temps, vous pouvez tirer parti de toutes les options de dématérialisation de factures dont vous disposez en utilisant une combinaison de scan factures, de numérisation OCR et de saisie manuelle pour capturer électroniquement les factures papier.
Vous devez chercher à traiter un maximum de factures de bout en bout, avec un risque d'erreur de traitement et des interventions humaines réduits au minimum, tout en simplifiant significativement le processus de résolution des écarts. Une fois ces étapes optimisées, vous pouvez vous concentrer sur l’amélioration progressive du processus de capture en amont. Nous l’aborderons un peu plus tard.
5. Donnez plus d’autonomie à vos fournisseurs
Une fois que toutes les factures sont traitées électroniquement, il n’y a qu’un pas à faire pour permettre à vos fournisseurs de consulter le statut de leurs factures en libre-service via un portail sécurisé. Votre objectif est d’éliminer le temps passé par les personnes en charge de la comptabilité à répondre aux questions des fournisseurs sur le statut de leur facture et la date de paiement.