Invoice Capture Service

Drive down costs and increase 'straight-through' processing

Contact us

X

We understand your 
Invoice Capture challenges

  • Your organization receives large numbers of purchase invoices every year by mail, email or as a PDF.
  • Processing them rapidly and accurately is time-consuming and labor-intensive.
  • Time and costs escalate when invoices arrive without the correct information.
  • Errors made during the keying in process take up hours of admin time to unpick.
  • Streamlining the exception handling and approvals process


X
Related resources
Case study
Mears Group increases AP efficiency by 500% with Proactis
Read

We have 
the solution

The Proactis Invoice Capture Service solves one of the biggest bottlenecks in the Finance department and it unlocks greater efficiencies, all the way through to invoice payment. Our service helps you to convert all incoming invoices, regardless of format (PDF, XML, EDI invoices etc.), to ready-to-use electronic processing data at a fraction of the time and cost that it takes your organization to process them manually.
 
Proactis provides support for scanning, interpreting and filing of invoice data, without having to purchase extra software. Invoices are scanned with OCR software, after which we process them to your specifications, and the data is delivered in the output format that you require. The data can then be easily uploaded into your Purchase-to-Pay process. 

X
Wat u kunt doen
Zet een grote stap op weg naar een crediteuren-administratie van wereldklasse

Met Proactis Invoice Data Capture kunt u de kosten terugbrengen, best practices invoeren en de factuurverwerking vereenvoudigen en versnellen. Dit betekent simpelweg dat al uw papieren, gefaxte en PDF-facturen worden omgezet in elektronische bestanden die zo in uw systeem kunnen worden gezet. U heeft gescande afbeeldingen van elk document: nauwkeurig, efficiënt en controleerbaar. Beeld u zich eens in hoeveel eenvoudiger en sneller dat werkt dan hoe u het nu aanpakt.  
 


Ga meteen van start en profiteer direct van het investeringsrendement

Omdat er geen sjablonen hoeven te worden gemaakt, kunt u vanaf dag één documenten verwerken en uw Purchase-to-Pay-systeem of andere inkoop-, financiële of ERP-systemen optimaal benutten. Onze Invoice Data Capture Service is uiterst schaalbaar en kan ook in andere gebieden waarde opleveren, bijvoorbeeld door gegevens te extraheren uit documenten voor de debiteurenadministratie, personeelszaken en de klantenservice. Proactis kan u ook helpen in de interactie met leveranciers en meer van hen aanmoedigen om over te stappen op écht elektronisch factureren. 
 


Sneller voordeel behalen door voor een managed service te kiezen

Met onze managed service profiteert u sneller van alle voordelen die elektronisch factureren met zich meebrengt. We nemen de tijd om alle ingewikkelde aspecten van uw bedrijf te leren kennen en een oplossing op maat samen te stellen die precies past bij uw behoeften en processen, waarbij we een best practice-aanpak toepassen die uw crediteurenadministratie efficiënter maakt. Al onze deskundigen op het gebied van gegevensopslag erkennen het belang van uitzonderingsafhandeling en de kracht van technologie, dus alles wordt doordacht en goed afgehandeld. 
 


Invoice data seamlessly entered into your system

With Proactis 
you can achieve:

  • Full validation and processing of invoices, no matter what format they are in
  • A combination of powerful technology and highly refined procedures to capture and extract data from invoice documents.
  • Import of data into virtually any financial system such as Unit4, Exact and SAP.
  • Error and exception handling with ease to significantly reduce time and costs.
Evaluate your performance
X
Related solutions
Purchase-to-Pay Achieve greater control and visibility of your business spend
Invoicing solutions Invoice Management, Processing, Scan & Capture, eInvoicing and accelerated payments
Invoice Management Streamline invoice processing and clearing and gain real-time visibility
Watch
Why customers use Proactis AP Managed Services
Watch the video
Article
A step-by-step approach to invoice automation
Learn more
Case study
Mears Group increases AP efficiency by 500% with Proactis
Read