Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Polisi Preifatrwydd


Wedi’i ddiweddaru Mehefin 2018
Mae Proactis wedi ymrwymo i sicrhau bod eich data personol a’ch preifatrwydd yn cael eu diogelu.

Mae’n polisi preifatrwydd wedi’i nodi ac wedi’i ddiweddaru er mwyn ichi fod yn glir ynglŷn â’r dibenion yr ydym yn defnyddio’ch gwybodaeth ar eu cyfer. Ar bob adeg, bydd hyn yn cael ei wneud yn unol â’r deddfau preifatrwydd data yn unig (megis y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn y Deyrnas Unedig a gwledydd yr UE, o 25 Mai 2018 ymlaen).

Bydd y tudalen Polisi Preifatrwydd hwn yn cyfeirio at is-gwmnïau sy'n rhan o Proactis Holdings PLC (sy'n cynnwys Proactis, Due North, Millstream, Intelligent Capture, EGS, Perfect Commerce a Hubwoo ymysg eraill) fel "Proactis", "ni", “ninnau” neu "ein". Byddwn yn gwneud hyn er mwyn peri bod hyn yn haws i'w ddarllen a'i ddeall. Byddwn yn cyfeirio at y bobl sy'n ymweld â’n gwefan neu sy'n defnyddio’n meddalwedd fel "chi", “chithau” neu "eich", eto er mwyn peri bod y tudalen hwn yn glir ac yn haws i'w ddarllen a'i ddeall.

This Privacy Notice is available in English. If you require this in English, please click here.

Mae'r tudalen hwn wedi’i rannu'n adrannau penodol; cliciwch ar ddolen y topig yr hoffech ddarllen amdano, neu sgroliwch i lawr:
Gwybodaeth gyffredinol
Eich hawliau chi
Mae gennych yr hawliau a ganlyn, yn ychwanegol at unrhyw hawliau sy’n cael eu nodi isod:
  1. Yr hawl i ofyn pa ddata personol amdanoch sydd gennyn ni unrhyw bryd;
  2. Yr hawl i ofyn inni ddiweddaru a chywiro unrhyw ddata personol anghywir neu hen sydd gennyn ni amdanoch chi;
  3. Yr hawl i ofyn inni ddileu unrhyw ddata personol sydd gennyn ni amdanoch chi nad yw’n ofynnol inni ei dal o dan ddeddfau eraill;
  4. Yr hawl i optio allan o unrhyw ddeunydd cyfathrebu marchnata y gallem ei anfon atoch
Os hoffech gysylltu â ni ynghylch y mater hwn, gweler yr adran isod, o'r enw “Sut i gysylltu â ni”.

Mae pob neges ebost a anfonwn yn cynnwys y gallu ichi newid neu adnewyddu’r math o ohebiaeth rydych yn ei gael. Bydd ein cynhyrchion hefyd yn caniatáu i gyfathrebiadau penodol gael eu stopio; i gael rhagor o wybodaeth, gweler yr adran “Gwybodaeth am gynhyrchion Proactis”.

Os nad oes gennych ebost oddi wrthyn ni wrth law sy’n cynnwys y dewisiadau ar gyfer adnewyddu dulliau cyfathrebu, a’ch bod yn awyddus i newid neu adnewyddu’ch dewisiadau, gallwch wneud hynny drwy ddilyn y ddolen hon. Gallwch gysylltu â’r Tîm Marchnata hefyd drwy'r opsiynau a welir yn yr adran “Sut i gysylltu â ni”.

Diwygio’r polisi
Gallwn adolygu’r polisi preifatrwydd hwn o dro i dro, drwy ddiweddaru'r tudalen hwn. Byddwn yn cyhoeddi hysbysiad neu fath arall o gyfathrebiad os bydd y polisi hwn yn newid yn sylfaenol, er na fyddai unrhyw newidiadau’n cael eu gwneud a fyddai'n amharu ar unrhyw gyfreithiau neu’n torri unrhyw gyfreithiau. Yn ychwanegol at unrhyw ohebiaeth sydd wedi’i hanfon, gallwch edrych yn ôl ar y tudalen hwn o dro i dro hefyd; bydd dyddiad y diweddariad diwethaf yn cael ei roi er mwyn ichi weld y tro diwethaf y cafodd y polisi ei ddiwygio neu ei ddiweddaru.
 
Sut i gysylltu â ni
I gael rhagor o wybodaeth am sut mae’ch gwybodaeth yn cael ei defnyddio, sut rydym yn cadw’ch gwybodaeth yn ddiogel a’ch hawliau chi i weld gwybodaeth amdanoch sydd gennym, cysylltwch â’r canlynol:

Drwy’r ebost: compliance@proactis.com

Drwy’r post:

The Data Protection Officer
Proactis Limited
Riverview Court
1 Castle Gate
Wetherby
LS22 6LE

Os hoffech inni gymryd unrhyw gamau ynglŷn â’ch hawliau, defnyddiwch y dulliau hyn. Os hoffech weld data personol yn cael ei dileu, byddai'n well gennym pe gallech godi achos cymorth, er mwyn inni olrhain y cais yn y fan honno, ond rydym yn ddigon bodlon cymryd y cais yn y modd sydd wedi’i ddisgrifio uchod.

O ran negeseuon marchnata, ar ben y dewisiadau a restrwyd yn gynharach ar y tudalen hwn, gallwch wneud y canlynol:
  1. Ysgrifennu aton ni yn y cyfeiriad uchod, gan farcio’ch gohebiaeth ar gyfer “The Marketing Team”;
  2. Anfon neges ebost at info@proactis.com.
 
Swyddog Diogelu Data
Ar sail gweithgareddau a diben busnes presennol Proactis, does dim gofyniad gorfodol inni gael Swyddog Diogelu Data swyddogol o dan y GDPR yn y Deyrnas Unedig, Ffrainc na’r Iseldiroedd. Er hynny, mae Proactis yn cydnabod mor bwysig yw’r rôl hon ac mae Rheolwr Ansawdd a Chydymffurfiaeth y Grŵp wedi ysgwyddo’r cyfrifoldebau hyn. Mae gan y rôl hon gefnogaeth lawn Bwrdd Proactis a chysylltiad uniongyrchol ag ef.

Mae’n ofynnol i gwmnïau yn yr Almaen benodi Swyddog Diogelu Data, yn unol â’r Ddeddf Diogelu Data Ffederal. Ar gyfer yr Almaen, rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data sydd wedi’i leoli yn yr Almaen.

Gwybodaeth am y wefan hon (www.proactis.com)
Dim ond at y dibenion a bennir yn y polisi preifatrwydd hwn y defnyddir data personol a gyflwynir ar y wefan hon. Gallwn ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol i wneud y canlynol:
  • a) Anfon gwybodaeth (heblaw cyfathrebiadau marchnata) atoch yr ydym yn credu y gall fod o ddiddordeb ichi, drwy'r post, drwy’r ebost neu dechnoleg tebyg, ond dim ond os ydych yn cydsynio â hyn. You can do so, or refresh your options, by clicking on this link. Gallwch wneud hyn, neu adnewyddu’ch opsiynau, drwy glicio ar y ddolen hon.
  • b) Anfon cyfathrebiadau marchnata atoch ynghylch ein busnes yr ydym yn credu y gallent fod o ddiddordeb ichi, drwy’r post, neu os ydych wedi cytuno’n benodol i hyn, drwy’r ebost neu dechnoleg tebyg. Unwaith eto, gallwch newid neu adnewyddu’ch opsiynau, drwy glicio ar y ddolen hon.
  • c) Rhoi gwybodaeth ystadegol am ein defnyddwyr i gwmnïau eraill – ond fydd yr wybodaeth hon ddim yn cael ei defnyddio i adnabod unrhyw ddefnyddiwr unigol.
Your personal information is kept private and stored securely until it is no longer required, as detailed in the GDPR and UK Data Protection Bill (2018).    Mae’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw'n breifat a’i storio'n ddiogel nes nad oes ei hangen mwyach, fel y nodir yn y GDPR a Bil Diogelu Data y Deyrnas Unedig (2018).

Mae pob ymdrech wedi’i gwneud i sicrhau bod yna broses ddiogel ar gyfer cyflwyno negeseuon ebost, ond rydym yn cynghori’r bobl hynny sy'n defnyddio ffurflenni ebost o'r fath yn ffurfio eu bod yn gwneud hynny ar eu menter eu hunain.

Datgelu
Gallwn hefyd ddatgelu gwybodaeth yr ydym yn ei chasglu i awdurdodau gorfodi'r gyfraith, awdurdodau eraill y llywodraeth, neu drydydd partïon yn unol â gofynion y deddfau sy’n gymwys inni. Gallwn wneud hyn yn unol â’r darpariaethau mewn contract neu fel y gwelwn yn rhesymol angenrheidiol er mwyn darparu’n gwasanaethau.

O dan yr amgylchiadau hyn, rydym yn gwneud ymdrechion rhesymol i’ch hysbysu cyn inni ddatgelu gwybodaeth a allai ddangos yn rhesymol pwy ydych chi neu’ch sefydliad, oni bai bod hysbysu ymlaen llaw wedi'i wahardd gan y gyfraith sy’n gymwys neu nad yw'n bosibl nac yn rhesymol o dan yr amgylchiadau.

Cwcis
Rydym yn defnyddio cwcis er mwyn sicrhau ein bod yn rhoi’r profiad gorau posibl ichi ar ein gwefan.

Mae cwcis yn ffeiliau bach iawn sy'n cael eu storio ar eich dyfais (cyfrifiadur, ffôn clyfar, llechen ac ati). Gallai’r wybodaeth hon fod yn wybodaeth amdanoch chi, eich dewisiadau neu’ch dyfais ac mae’n cael ei defnyddio’n bennaf i wneud i’r wefan weithio fel rydych chi’n disgwyl iddi weithio. Nid yw'r wybodaeth sy’n cael ei storio mewn un o’n cwcis yn dangos yn uniongyrchol pwy ydych chi, ond mae’n gallu rhoi profiad mwy personol ichi ar y we.

Rydym yn defnyddio cwcis i wneud y canlynol:
  • Sicrhau bod y wefan yn gweithio.
  • Mesur sut rydych chi’n defnyddio’r wefan fel bod modd ei diweddaru a’i gwella ar sail eich anghenion.
  • Cofio’r hysbysiadau rydych chi wedi'u gweld fel na fyddwn ni’n eu dangos ichi eto.
Rydyn ni hefyd yn defnyddio cwcis tracio megis Google Analytics a Pardot i fesur gwybodaeth am ein hymwelwyr, megis amlder a pharhad yr ymweliadau, a’r lleoliad daearyddol yn fras. Dim ond i’n helpu i gysoni’n cynnwys a’n hysbysebion yn well â'n cynulleidfa y mae’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio. Nid yw’r wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda chwmnïau sy’n drydydd partïon allanol.

Nid ydym yn derbyn cwcis hysbysebu na chwcis tracio oddi wrth unrhyw sefydliad arall ar ein gwefan. Er hynny, fe fyddwn ni’n hysbysebu’n cynhyrchion a’n gwasanaethau ni’n hunain ar ein gwefan ac fe allech weld hysbysebion ar ein rhan mewn mannau eraill ar y rhyngrwyd. Mae’r cwcis yn dangos inni ble welsoch chi’r hysbyseb, yn ein helpu i fesur effeithiolrwydd ein hymgyrchoedd hysbysebu, ac i gyfyngu sawl gwaith y byddwch yn gweld hysbyseb.

Os nad ydych am i gwcis gael eu gosod ar eich cyfrifiadur neu’ch dyfais, yna mae nifer o ffyrdd ichi gyflawni hyn: drwy osod eich porwr i wrthod pob cwci; i ganiatáu i gwcis gael eu gosod gan wefannau rydych chi’n “ymddiried” ynddyn nhw yn unig, neu i dderbyn cwcis gan y gwefannau rydych chi arnyn nhw ar hyn o bryd yn unig.

Bydd y mwyafrif o borwyr gwe (er enghraifft Safari, Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge ac ati) yn caniatáu ichi ddileu detholiad o gwcis neu’r holl gwcis sydd wedi’u gosod ar eich dyfais ar hyn o bryd. I gael gwybodaeth am sut i wneud hyn, edrychwch ar ffeil help eich porwr. Cofiwch: os byddwch yn dileu’ch cwcis i gyd, fydd rhai o nodweddion ein cynhyrchion a’n gwasanaethau, fel cofio’ch manylion mewngofnodi, ddim yn gweithio ac fe allai hyn effeithio ar eich profiad ar ein gwefan, ein cynhyrchion neu’n gwasanaethau

Cysylltu â’r cyfryngau cymdeithasol
Yn y wefan hon rydym wedi cynnwys botymau ar gyfer rhannu drwy’r cyfryngau cymdeithasol. Bydd defnyddio’r botymau hyn yn helpu i rannu cynnwys gwe o'r wefan hon yn uniongyrchol gyda’r llwyfan dan sylw yn y cyfryngau cymdeithasol. Cyn ichi ddefnyddio botymau rhannu o'r fath, rydym yn nodi eich bod yn gwneud hynny yn ôl eich disgresiwn chi’ch hun..

Sylwch y gallai’r llwyfan cyfryngau cymdeithasol y byddwch yn rhannu cynnwys Proactis.com drwyddo olrhain ac arbed eich cais am rannu tudalen gwe drwy gyfrwng eich cyfrif yn y llwyfan cyfryngau cymdeithasol.

Mae cyfathrebu, ymgysylltu a gweithredu drwy gyfrwng y llwyfannau cyfryngau cymdeithasol allanol y byddwn ni’n cymryd rhan arnyn nhw yn dod o dan y telerau a’r amodau, a’r polisïau preifatrwydd, sydd gan bob llwyfan cyfryngau cymdeithasol yn eu tro.

Fyddwn ni byth yn gofyn am wybodaeth bersonol neu sensitif drwy lwyfannau cyfryngau cymdeithasol.
 
Gwybodaeth am gymorth Proactis
Enwau’r rhain yw Proactis Central (www.proactissupport.com), Kayako Support (http://Proactis.kayako.com/default) (sy’n cael ei adnabod hefyd fel Cymorth i Gyflenwyr) ac IMS (Internal Management System) (https://ims.int.hubwoo.com/ims/ssc.html). Mae’r rhaglen olaf hon yn cael ei defnyddio i gefnogi’r cynhyrchion a ganlyn: PerfectProcure, WebProcure, TBN, Catalog Manager a Search.

Rydyn ni wedi datblygu Proactis Central yn fewnol ac mae Kayako yn rhaglen gan drydydd parti yr ydym yn ei defnyddio er mwyn i gyflenwyr gofnodi ymholiadau. Argymhellir eich bod yn adolygu polisi preifatrwydd Kayako ei hunan, yma: https://www.kayako.com/about/privacy yn ogystal â’n polisi preifatrwydd ninnau, os byddwch yn defnyddio’r feddalwedd gymorth honno.

IMae IMS wedi’i ddatblygu gan gwmni o’r enw Abocon ac rydym yn eu contractio nhw i gynnal y cynnyrch a’i wella. Mae timau cymorth Proactis yn defnyddio’r system i ymateb i’ch ymholiadau. ACwmni o’r Almaen yw Abocon ac mae eu polisi preifatrwydd nhw ar gael yma: https://www.abocon.com/datenschutz/

Yn achos y tair rhaglen, mae angen i’r defnyddwyr gofrestru i'w galluogi i godi tocynnau cymorth. Mae angen y data personol a ganlyn ar gyfer y broses hon:

Enw, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn y person; y cwmni neu’r sefydliad y mae’r person yn gweithio iddo a’i swydd (yn achos Proactis Central).

Dim ond er mwyn caniatáu i’r defnyddwyr gofnodi ymholiadau ynglŷn â’r feddalwedd y mae eu cwmni neu eu sefydliad wedi’i thrwyddedu oddi wrthyn ni y caiff y data personol hwn ei ddefnyddio.

Bydd data personol defnyddwyr yn cael ei gadw cyhyd ag y bydd ar y defnyddiwr angen mynediad i’r systemau tocynnau; os bydd yn ymadael â’r cwmni neu os na fydd arno angen mynediad mwyach, gall ofyn am gael ei dynnu o'r system drwy ddefnyddio’r dulliau a ddisgrifir uchod.

Cofnodi ymholiadau ynglŷn â chynhyrchion yw diben y feddalwedd, ond oherwydd natur yr ymholiadau cymorth, mae'n bosibl y bydd y defnyddwyr yn ychwanegu gwybodaeth arall i’r tocyn cymorth a allai droi’n ddata personol arall yn y pen draw. Nid yw hyn yn orfodol a dim ond er mwyn datrys yr ymholiad penodol hwnnw am gymorth y dylai gael ei ddefnyddio.

Mae gwybodaeth o’r tocynnau cymorth yn cael ei chadw er mwyn caniatáu i’r sefydliad sy'n codi’r achos allu adolygu ymholiadau’r gorffennol, ac adeiladu cronfa neu storfa wybodaeth, er mwyn cyfeirio at yr achos cymorth gwreiddiol a’r ateb a gafwyd ac a roddwyd ar waith, os bydd yr un broblem yn codi eto.

I ateb yr ymholiadau sy’n cael eu cofnodi drwy gyfrwng Proactis Central a Kayako, mae gennyn ni staff sydd wedi’u lleoli yn y Deyrnas Unedig. Yn achos rhai ymholiadau uniongyrchol ynghylch Cymorth i Gyflenwyr, mae gennyn ni dîm ym Manila, yn Ynysoedd y Philipinau. Mae gwaith y tîm ym Manila yn cynnwys diweddaru tocynnau ymholiadau cymorth ac mae eu rolau’n golygu nad oes arnyn nhw angen mynediad i ddata’r cwsmeriaid. Mae holl ddata cwsmeriaid o’r Deyrnas Unedig (boed yn ddata personol unigolion ynteu’n ddata sefydliadol cwmni) yn aros yn y Deyrnas Unedig.

Mae ymholiadau sy’n cael eu codi drwy IMS yn cael eu cefnogi gan dimau yn yr Unol Daleithiau, Ffrainc, yr Almaen a Manila. Mae’r data a geir yn IMS yn cael ei storio mewn canolfan ddata yn Ffrainc.

I ateb gofynion y GDPR, rydym wedi adolygu’n mesurau technolegol a sefydliadol i sicrhau bod eich data’n cael ei drin mewn modd diogel a bod gennym brosesau ar waith i helpu i atal mynediad diawdurdod i wybodaeth gyfrinachol amdanoch sydd o dan ein rheolaeth ni.

Mae’n prosesau diogelwch gwybodaeth yn cyd-fynd ag ISO 27001, sy'n cael ei archwilio'n allanol yn flynyddol. Mae’r dulliau rheoli’n cael eu harchwilio’n fewnol yn amlach hefyd. I gael rhagor o wybodaeth am ISO 27001, gallwch fynd i: https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html.

Mae’n swyddfeydd ni yn yr Unol Daleithiau yn cydymffurfio â Fframwaith Tarian Preifatrwydd yr Unol Daleithiau a’r Undeb Ewropeaidd (rhagor o wybodaeth yma: https://www.privacyshield.gov/ ac maen nhw wedi’u rhestru fel ein his-gwmni Perfect Commerce yma: https://www.privacyshield.gov/list).

Mae'r dulliau diogelu hyn yn helpu i atal mynediad diawdurdod, cynnal cywirdeb data, a sicrhau bod data’n cael ei ddefnyddio mewn modd priodol.
 
Gwybodaeth am gynhyrchion Proactis
Cliciwch ar enw'r cynnyrch yr hoffech ddarllen amdano:
Yn gyffredinol
Fel rheol, bydd ein cynhyrchion yn gofyn bod gan y defnyddwyr enw defnyddiwr a chyfrinair a fydd yn caniatáu mynediad i’r feddalwedd. Gall yr enw defnyddiwr fod yn ddynodwr unigryw neu’n gyfeiriad ebost. Os ydyn ni wedi rhoi (neu os ydych chithau wedi dewis) cyfrinair sy'n eich galluogi i fynd i rannau penodol o'n gwefan, chi sy’n gyfrifol am gadw’r cyfrinair hwnnw’n gyfrinachol. Gofynnwn ichi beidio â rhannu’ch cyfrinair gyda neb.

Bydd ein cynhyrchion yn rhoi negeseuon system, a fydd yn cael eu gosod fel rhan o roi’r feddalwedd ar waith i ddechrau. Bydd hyn yn galluogi defnyddwyr diffiniedig i weithredu ar brosesau sy’n angenrheidiol er mwyn i arferion arferol y feddalwedd gael eu rhoi ar waith (megis rhybuddio awdurdodwr fod ganddo anfonebau i’w cymeradwyo neu rybuddio cyflenwr bod ganddo derfyn amser ar gyfer tendr).

Er nad negeseuon marchnata mo’r rhain, mae’r defnyddwyr yn gallu newid eu dewisiadau o fewn y cynnyrch penodol, os nad ydyn nhw’n dymuno cael yr hysbysiadau hyn. Drwy wneud hynny, fe allai’r swyddogaethau gael eu newid gan leihau effeithiolrwydd y feddalwedd.

Yn achos ein cynhyrchion ni, byddwn yn cael ein dynodi’n brosesydd data, a’r sefydliad sy'n defnyddio’n meddalwedd fydd y rheolydd data. Mae’r rheoleiddiwr data yn y Deyrnas Unedig, sef Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), yn esbonio’r termau Saesneg cyfatebol ‘data controller’ a ‘data processor’ yma: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/key-definitions/ Mae’r rheoleiddiwr yn Ffrainc, CNIL, ar gael yma: https://www.cnil.fr/, ac mae’r BfDI yn yr Almaen ar gael yma: https://www.bfdi.bund.de/. Mae rhestr lawn o’r awdurdodau Diogelu Data Cenedlaethol ynghyd â throsolwg ar gael ar wefan yr UE: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=612080

Ble rydyn ni’n storio’ch data personol
A ninnau’n gwmni byd-eang, rydym yn sicrhau bod ein busnes yn cael ei gynnal yn unol â chyfreithiau’r wlad yr ydym yn gweithredu ynddi. Yn ychwanegol at y Deyrnas Unedig, mae gennym swyddfeydd yn yr Unol Daleithiau, Ewrop (megis Ffrainc, yr Almaen, yr Iseldiroedd) ac Awstralasia (megis Seland Newydd ac Ynysoedd y Philipinau).

Mae’r holl wybodaeth y byddwch yn ei rhoi inni yn cael ei storio ar ein gweinyddion diogel sydd, yn achos y Deyrnas Unedig, wedi’u lleoli yn y Deyrnas Unedig (Harrogate a Reading). Mae gennyn ni ganolfannau data hefyd yn Ffrainc, yr Unol Daleithiau a Seland Newydd.

Nid yw data'r Deyrnas Unedig yn cael ei symud na’i storio mewn canolfannau data eraill y tu allan i'r Deyrnas Unedig; mae data o’r UE yn cael ei gadw yn ein canolfannau data yn Ffrainc. Yn achos cwsmeriaid yn yr Unol Daleithiau, mae’r data yn America ac o ran cwsmeriaid APAC, gall y data fod yn ein canolfannau data yn naill ai America neu Seland Newydd.

Os bydd ein cwsmeriaid yn y Deyrnas Unedig yn defnyddio’n meddalwedd nad yw'n seiliedig yn yr EEA, byddwn yn rhoi gwybod ichi cyn ichi gytuno i ddefnyddio'r feddalwedd. Ar ben hynny, rydym wedi sicrhau bod holl ddata’n cwsmeriaid, boed yn cael ei storio yn yr EEA ynteu y tu allan iddi, yn ddiogel ac yn cael ei chadw yn unol â’r un safonau uchel ag a ddisgwylir o gwmni yn y Deyrnas Unedig.

Mae gennyn ni brosesau, fel yn achos Tarian Diogelwch yr Undeb. Ewropeaidd a’r Unol Daleithiau, i sicrhau bod data’n cwsmeriaid yn ddiogel. Gallwch ddod o hyd inni, wedi’n rhestru o dan ein his-gwmni Perfect Commerce, yma: https://www.privacyshield.gov/list.

Gwybodaeth am gynhyrchion penodol

Purchase-to-Pay (P2P)

Mae’r rhaglen hon yn cael ei defnyddio i gyflawni swyddogaethau’r broses brynu, o gofnodi’r cais neu’r archeb brynu gychwynnol drwodd i dalu’r anfoneb ar ôl i honno ddod i law. Gall yr anfoneb gael ei derbyn yn electronig i'r system, gyda chofnod ohoni ar ffurf delwedd yn cael ei storio gyda’r archeb brynu (i gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler yr adran ynghylch Invoice Capture).

Mae gan y sefydliadau sy'n defnyddio P2P eu telerau defnyddio eu hunain, a’r rheiny wedi'u nodi mewn contract gyda ni, sy'n cynnwys ymrwymiad i breifatrwydd data. Y mathau o ddata personol a ddefnyddir yn P2P yw: enw, cyfeiriad ebost, rhif ffôn. Mae angen y rhain at ddibenion swyddogaethau’r cynnyrch. Mae cyfeiriad busnes yn cael ei restru i bob un o ddefnyddwyr y system.

Gall defnyddwyr P2P sydd â rôl gweinyddwr newid manylion defnyddwyr eraill yn y Consol Rheoli os bydd eich data personol yn anghywir. Os bwriedir i ddata personol gael ei dynnu’n llwyr, gweler y bennod “Eich hawliau chi” yn yr adranGwybodaeth Gyffredinol  uchod.

Sylwch mai dim ond yn unol â’r gyfraith y caiff data personol ei dynnu, a hynny ar ôl cadarnhau bod gan y defnyddiwr sy’n gwneud y cais yr awdurdod i wneud hynny. Byddwn yn gwneud hyn yn brydlon gan anelu at gwblhau ceisiadau o'r fath o fewn tri deg (30) diwrnod ar ôl cael cadarnhad bod y cais yn un dilys.

Bydd cwci sesiwn yn cael ei ddefnyddio gan P2P i adnabod eich sesiwn defnyddiwr.

Source-to-Contract (S2C)
Mae dau fersiwn o'r cynnyrch hwn; y naill i Sefydliadau sy’n Prynu, a’r llall i Gyflenwyr. 

Yn achos Sefydliadau sy’n Prynu, mae’r rhaglen yn cael ei ddefnyddio i gysylltu â chyflenwyr a chydweithio â nhw, ac i gymryd camau eraill yn ôl y modiwlau trwyddedig y maen nhw’n dymuno eu defnyddio.

Bydd Cyflenwyr yn defnyddio’r rhaglen i ryngweithio â phrynwyr, gwneud ceisiadau am waith, uwchlwytho catalogau ac anfon dogfennau electronig i Sefydliadau sy’n Prynu.

Bydd gan Sefydliadau sy'n Prynu delerau defnyddio, a’r rheiny wedi'u nodi mewn contract gyda ni, sy'n cynnwys ymrwymiad i breifatrwydd data. Mae'r cyflenwyr yn cytuno i delerau ac amodau’r Rhwydwaith Cyflenwyr fel rhan o'r broses gofrestru. Mae’r Telerau a’r Amodau hynny ar gael drwy gyrchu’r tudalen hwn: https://supplierlive.Proactisp2p.com/Content/Documents/ProactisNetworkTermsConditions.pdf.

Gall defnyddwyr S2C mewn Sefydliadau sy’n Prynu sydd â rôl gweinyddwr newid manylion defnyddwyr eraill yn yr adran Gosodiadau yn y rhaglen.

Mae defnyddwyr S2C sy'n Gyflenwyr yn gallu diweddaru manylion defnyddwyr eraill yn eu sefydliad yn y cynnyrch S2C hefyd.

Os bwriedir i ddata personol gael ei dynnu’n llwyr, gweler y bennod “Eich hawliau chi” yn yr adran Gwybodaeth Gyffredinol uchod. Sylwch mai dim ond yn unol â’r gyfraith y caiff data personol ei dynnu, a hynny ar ôl cadarnhau bod gan y defnyddiwr sy’n gwneud y cais yr awdurdod i wneud hynny. Byddwn yn gwneud hyn yn brydlon gan anelu at gwblhau ceisiadau o'r fath o fewn tri deg (30) diwrnod ar ôl cael cadarnhad bod y cais yn un dilys.

Mae'r cynnyrch yn defnyddio cwcis yn unol â’r categorïau a bennir gan y Siambr Fasnach Ryngwladol, sy'n gwcis Cwbl Angenrheidiol. Mae’r cwcis hyn yn hanfodol er mwyn i’n gwefannau ni weithio, am eu bod yn olrhain symudiadau’r defnyddiwr o’r naill dudalen i’r llall. Heb y cwcis hyn, fyddai gan ein gwefannau ddim cofion. Mae'r cynnyrch hefyd yn defnyddio cwcis parhaus a fydd yn parhau nes i chi eu dileu o’ch porwr.

ProContract
Mae’r cynnyrch ProContract yn cael ei ddefnyddio i gyflawni swyddogaethau’r broses dendro, o'r hysbyseb gychwynnol i ddyfarnu'r contract.

TMae gan y rhaglen Sefydliadau sy’n Prynu a Chyflenwyr. Mae’r Sefydliadau sy'n Prynu yn defnyddio’r rhaglen i uwchlwytho’r hysbysebion am y gwaith y mae arnyn nhw angen iddo gael ei wneud, ac yn defnyddio ProContract i weinyddu'r broses dendro. Bydd Cyflenwyr yn defnyddio ProContract i chwilio am gyfleoedd addas y maen nhw’n dymuno ymgeisio amdanyn nhw ac yna’n defnyddio’r rhaglen i gwblhau’r cais hwnnw.

Mae gan Sefydliadau sy'n Prynu eu telerau defnyddio eu hunain, a’r rheiny wedi'u nodi mewn contract gyda ni, sy'n cynnwys ymrwymiad i breifatrwydd data. Rhaid i gyflenwyr gofrestru i ddefnyddio ProContract, ac mae’r Polisi Preifatrwydd hwn, ynghyd a Thelerau ac Amodau’r rhaglen, ar gael fel rhan o'r broses gofrestru.

Y mathau o ddata personol a ddefnyddir yn ProContract yw: enw, cyfeiriad ebost, rhif ffôn. Mae angen y rhain at ddibenion swyddogaethau’r cynnyrch. Mae cyfeiriad busnes yn cael ei restru i bob un o ddefnyddwyr y system. Mae'r mathau o ddata personol yn berthnasol i Sefydliadau sy’n Prynu ac i Gyflenwyr.

Mae ProContract yn defnyddio rhaglen cylchlythyrau ebost, sy'n cael ei defnyddio i hysbysu’r tanysgrifwyr am gynnyrch a gwasanaethau yr ydyn ni’n eu cyflenwi. Mae hyn yn ddewisol a gall y defnyddwyr danysgrifio neu ddileu’r tanysgrifiad drwy broses awtomataidd ar-lein.

Gall rhai tanysgrifiadau gael eu prosesu â llaw drwy gytundeb ysgrifenedig ymlaen llaw gyda'r defnyddiwr.

Mae tanysgrifiadau’n cael eu codi mewn cydymffurfiaeth â deddfau sbam y Deyrnas Unedig, y manylir arnynt yn Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig 2003.

Yn achos Sefydliadau sy’n Prynu, gall defnyddwyr ProContract sydd â rolau gweinyddwr newid manylion defnyddwyr eraill, o’r un sefydliad, yn y rhaglen os bydd unrhyw ddata personol yn anghywir.

Os ydych yn Gyflenwr a bod gennych wybodaeth anghywir a chithau’n methu ei chywiro eich hun, cysylltwch ag un o Weinyddwyr eich Cwmni i ddechrau. Os ydych yn dal yn methu diweddaru’r data, codwch docyn cymorth a byddwn yn ei gywiro i chi.

Yn achos Prynwyr neu Gyflenwyr, os bwriedir i’ch data personol gael ei dynnu’n llwyr, gweler y bennod “Eich hawliau chi” yn yr adran Gwybodaeth Gyffredinol uchod. 

Gwybodaeth Gyffredinol Sylwch mai dim ond yn unol â’r gyfraith y caiff data personol ei dynnu, a hynny ar ôl cadarnhau bod gan y defnyddiwr sy’n gwneud y cais yr awdurdod i wneud hynny. Byddwn yn gwneud hyn yn brydlon gan anelu at gwblhau ceisiadau o'r fath o fewn tri deg (30) diwrnod ar ôl cael cadarnhad bod y cais yn un dilys.

Mae gan ProContract bolisi cwcis yma:  https://procontract.due-north.com/SiteInformation/CookiePolicy.

PurchasePoint
Mae’r rhaglen hon yn cael ei defnyddio i gyflawni swyddogaethau’r broses brynu, o gofnodi’r cais neu’r archeb brynu gychwynnol drwodd i dalu’r anfoneb ar ôl i honno ddod i law. Gall yr anfoneb gael ei derbyn yn electronig i'r system, gyda chofnod ohoni ar ffurf delwedd yn cael ei storio gyda’r archeb brynu (i gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler yr adran ynghylch Invoice Capture).

Mae gan sefydliadau sy'n defnyddio PurchasePoint eu telerau defnyddio eu hunain, a’r rheiny wedi'u nodi mewn contract gyda ni, sy'n cynnwys ymrwymiad i breifatrwydd data. Y mathau o ddata personol a ddefnyddir yn PurchasePoint yw: enw, cyfeiriad ebost, rhif ffôn. Mae angen y rhain at ddibenion swyddogaethau’r cynnyrch. Mae cyfeiriad busnes yn cael ei restru i bob un o ddefnyddwyr y system.

Gall defnyddwyr PurchasePoint sydd â rôl gweinyddwr newid manylion defnyddwyr eraill yn y Consol Rheoli os bydd eich data personol yn anghywir. Os bwriedir i ddata personol gael ei dynnu’n llwyr, gweler y bennod “Eich hawliau chi” yn yr adran Gwybodaeth Gyffredinol uchod.

Sylwch mai dim ond yn unol â’r gyfraith y caiff data personol ei dynnu, a hynny ar ôl cadarnhau bod gan y defnyddiwr sy’n gwneud y cais yr awdurdod i wneud hynny. Byddwn yn gwneud hyn yn brydlon gan anelu at gwblhau ceisiadau o'r fath o fewn tri deg (30) diwrnod ar ôl cael cadarnhad bod y cais yn un dilys.

Defnyddir cwci sesiwn gan PurchasePoint.

Invoice Capture
Mae’r rhaglen hon yn cael ei defnyddio i gasglu data o ffynhonnell wreiddiol yr anfoneb bapur. Hefyd, bydd y ddelwedd o’r cofnod yn cael ei storio gyda'r ddogfen electronig, a fydd yn cael ei lleoli yn y rhaglen Purchase-to-Pay Proactis yr ydych yn ei defnyddio.

Diben y gwaith prosesu yw cyflawni swyddogaethau’r broses sganio anfonebau, a fydd wedyn yn caniatáu i’r ddogfen sydd wedi'i sganio gael ei chysylltu â’r ddogfen berthnasol yn y rhaglen prynu i dalu sy’n cael ei defnyddio. Mae'r setiau data yn cynnwys: yr enw a’r cyfeiriad ebost o fewn y cynnyrch ar gyfer gweithrediadau sylfaenol y feddalwedd.

Gall yr anfonebau sydd wedi'u sganio gynnwys cyfeiriad (sef cyfeiriad busnes fel arfer), enw cyswllt, cyfeiriad ebost a rhif ffôn. Gall fod data personol yn y disgrifiad o'r nwyddau / gwasanaethau sydd o dan sylw yn yr anfoneb.

Mae'r rhaglen Invoice Capture yn defnyddio cwcis sesiwn, a fydd yn bodoli yn ystod yr amser y byddwch yn defnyddio’r rhaglen mewn porwr gwe yn unig. Fel yn achos cwcis sesiwn eraill a grybwyllir yn y Polisi Preifatrwydd hwn, dim ond i drosglwyddo gwybodaeth rhwng tudalennau er mwyn caniatáu i'r system weithio y maen nhw’n cael eu defnyddio.

Os oes angen hyn, os oes defnyddwyr Invoice Capture sydd ag enw neu gyfeiriadau ebost wedi’u gosod yn anghywir ar eu cyfer, yna cysylltwch ag adran gymorth Proactis i gywiro hyn. Os oes cyfeiriad ebost wedi’i osod yn anghywir, byddai angen i gyfrif y defnyddiwr gael ei ddileu a chreu un newydd gyda’r cyfeiriad ebost cywir. Os bwriedir i ddata personol gael ei dynnu’n llwyr, gweler y bennod “Eich hawliau chi” yn yr adran Gwybodaeth Gyffredinol uchod.

Sylwch mai dim ond yn unol â’r gyfraith y caiff data personol ei dynnu, a hynny ar ôl cadarnhau bod gan y defnyddiwr sy’n gwneud y cais yr awdurdod i wneud hynny. Byddwn yn gwneud hyn yn brydlon gan anelu at gwblhau ceisiadau o'r fath o fewn tri deg (30) diwrnod ar ôl cael cadarnhad bod y cais yn un dilys.

Marketplace
Dull ar gyfer rheoli catalog yw’r rhaglen hon, ynghyd â’r gallu i gyflawni swyddogaethau prynu, gan gynnwys y gallu i godi anfonebau.

Mae gan sefydliadau sy'n defnyddio Marketplace eu telerau defnyddio eu hunain, a’r rheiny wedi'u nodi mewn contract gyda ni, sy'n cynnwys ymrwymiad i breifatrwydd data. Y mathau o ddata personol a ddefnyddir yn Marketplace yw: enw, cyfeiriad ebost, rhif ffôn. Mae angen y rhain at ddibenion swyddogaethau’r cynnyrch. Mae cyfeiriad busnes yn cael ei restru i bob un o ddefnyddwyr y system.

Gall defnyddwyr Marketplace sydd â rôl gweinyddwr newid manylion defnyddwyr eraill yn y system os bydd eich data personol yn anghywir. Os bwriedir i ddata personol gael ei dynnu’n llwyr, gweler y bennod “Eich hawliau chi” yn yr adranGwybodaeth Gyffredinol uchod.

Sylwch mai dim ond yn unol â’r gyfraith y caiff data personol ei dynnu, a hynny ar ôl cadarnhau bod gan y defnyddiwr sy’n gwneud y cais yr awdurdod i wneud hynny. Byddwn yn gwneud hyn yn brydlon gan anelu at gwblhau ceisiadau o'r fath o fewn tri deg (30) diwrnod ar ôl cael cadarnhad bod y cais yn un dilys.

Mae cwci sesiwn ar gael i ganiatáu i’r system weithio.

PerfectProcure a WebProcure
Mae’r rhaglen hon yn cael ei defnyddio i gyflawni swyddogaethau’r broses brynu, o gofnodi’r cais neu’r archeb brynu gychwynnol drwodd i dalu’r anfoneb ar ôl i honno ddod i law. Gall yr anfoneb gael ei derbyn yn electronig i'r system, gyda chofnod ohoni ar ffurf delwedd yn cael ei storio gyda’r archeb brynu.

Mae gan sefydliadau sy'n defnyddio PerfectProcure eu telerau defnyddio eu hunain, a’r rheiny wedi'u nodi mewn contract gyda ni, sy'n cynnwys ymrwymiad i breifatrwydd data. Y mathau o ddata personol a ddefnyddir yw: enw, cyfeiriad ebost, rhif ffôn. Mae angen y rhain at ddibenion swyddogaethau’r cynnyrch. Mae cyfeiriad busnes yn cael ei restru i bob un o ddefnyddwyr y system.

Mae gan y cynnyrch WebProcure swyddogaeth ychwanegol, sef cyflawni swyddogaethau’r broses dendro, o'r hysbyseb gychwynnol i ddyfarnu'r contract.

Mae’n bosibl mewnforio catalogau o eitemau i’r system er mwyn i ddefnyddwyr yn yr un sefydliad eu prynu. Gall dogfennau gael eu codi neu eu derbyn yn electronig ar y cyd ag archebion prynu neu ar y cyd â chyflawni archeb. Mae’r feddalwedd hefyd yn gallu rheoli perthnasoedd a chontractau â chyflenwyr, drwy fodiwlau dewisol o fewn y feddalwedd WebProcure.

Gall defnyddwyr sydd â rôl gweinyddwr newid manylion defnyddwyr eraill yn y system os bydd eich data personol yn anghywir. Os bwriedir tynnu data personol yn llwyr, gweler y bennod "Eich hawliau chi" yn yr adran ynghylch  Gwybodaeth Gyffredinol uchod.

Sylwch mai dim ond yn unol â’r gyfraith y caiff data personol ei dynnu, a hynny ar ôl cadarnhau bod gan y defnyddiwr sy’n gwneud y cais yr awdurdod i wneud hynny. Byddwn yn gwneud hyn yn brydlon gan anelu at gwblhau ceisiadau o'r fath o fewn tri deg (30) diwrnod ar ôl cael cadarnhad bod y cais yn un dilys.

Mae cwci sesiwn ar gael i ganiatáu i’r system weithio.

TBN (The Business Network)
Mae The Business Network (TBN) yn rhaglen sy’n cysylltu cwmnïau ac sy’n darparu rheolaeth dros wariant a modd i gydweithredu ar brosesau busnes ynglŷn â nwyddau a gwasanaethau. Gall hyn gael e rannu’n waith canfod a gwaith ocsiwn, rheoli contractau, rheoli catalogau ar y cyd â thasgau caffael fel codi archebion prynu, anfonebu, derbynebu nwyddau, cymeradwyo gwasanaethau, dadansoddi gwariant. Gall Sefydliadau sy’n Prynu a Chyflenwyr fel ei gilydd ddefnyddio TBN.

Bydd gan Sefydliadau sy'n Prynu delerau defnyddio, a’r rheiny wedi'u nodi mewn contract gyda ni, sy'n cynnwys ymrwymiad i breifatrwydd data. Mae cyflenwyr yn cytuno i’r Telerau Defnydd fel rhan o’r broses gofrestru. Mae’r Telerau hynny ar gael yma.

Y mathau o ddata personol a ddefnyddir yn TBN yw: enw, cyfeiriad ebost, rhif ffôn. Mae angen y rhain at ddibenion swyddogaethau’r cynnyrch. Mae cyfeiriad busnes yn cael ei restru i bob un o ddefnyddwyr y system.

Gall Sefydliadau sy’n Prynu ddiweddaru manylion defnyddwyr eraill o fewn eu sefydliad. Dylai cyflenwyr sydd â gwybodaeth anghywir na allwch ei chywiro â llaw godi tocyn cymorth ac fe gywirwn ni hyn i chi. 

Mae cwci sesiwn ar gael i ganiatáu i’r system weithio.

Catalog Manager a Search
Mae’r rhaglen hon yn cael ei defnyddio i ddarparu data ar gyfer y broses brynu drwy uwchlwytho, cymeradwyo a rhyddhau cynnwys catalog. Diben y gwaith prosesu yw cyflawni swyddogaethau’r broses brynu, o uwchlwytho cynnwys y catalog ar y dechrau i wirio, cyfoethogi, cymeradwyo a rhyddhau’r cynnwys ar gyfer y broses brynu.

Y mathau o ddata personol a ddefnyddir yw: enw a chyfeiriad ebost sy’n cael eu defnyddio yn y cynnyrch er mwyn i waith sylfaenol y feddalwedd gael ei wneud.

Gall testun rhydd neu SmartForms gael eu llenwi yn y feddalwedd, a all gynnwys cyfeiriad (sef cyfeiriad busnes fel arfer), enw cyswllt, cyfeiriad ebost a rhif ffôn. Gall disgrifiad o’r nwyddau / gwasanaethau gynnwys data personol nad oes gan Proactis reolaeth dros ei gynnwys ac nad yw’n angenrheidiol o reidrwydd er mwyn i’r cynnyrch Catalog Manager weithio. 

Mae cwci sesiwn ar gael i ganiatáu i’r system weithio.

Fersiwn: 3 | Y Diweddariad Diwethaf: Mehefin 2018.