Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Waarom een agile P2P-systeem essentieel is voor grip op uitgaven en bredere strategie - Deel 1

Door Jerry Graman, Account Manager

Als de huidige gebeurtenissen ons iets hebben geleerd, dan is het wel dat we het onverwachte kunnen verwachten. Met deze mindset wordt de essentie om als organisatie wendbaar te kunnen reageren vanzelf duidelijk. Vooral nu de wereld van de ene op de andere dag verandert en risico’s onverwacht om de hoek komen kijken.

Afgelopen maanden heb ik interessante gesprekken gevoerd met diverse Finance en Procurement professionals. Waar de één behoefte heeft aan financiële stuurinformatie voor cashflow management, heeft de ander de uitdaging in de supply chain van leveranciers. Wat mij opviel is dat voor beide professionals geldt dat zonder een volledig digitaal dossier de overgang naar het thuiskantoor een stuk uitdagender is geworden, leveranciers moeite hebben met (af)leveren en de cashflow onvoorspelbaarder werd dan ooit.

Met dit in het achterhoofd heb ik dit artikel uitgewerkt met als thema waarom een agile P2P-strategie van belang is voor een organisatie om wendbaar te blijven en continuïteit te bieden voor belangrijke bedrijfsprocessen. In deze reeks bekijken we de rol van P2P in de ondersteuning van bedrijfsstrategie, crediteurenadministratie, inkoop en andere bedrijfsfuncties.

Deel 1: De waarde van P2P is meer dan besparen alleen. 
Een uitdaging die ik vaak tegenkom bij organisaties is dat bedrijfsprocessen en de bijbehorende systemen veelal functioneren in silo’s. Dit terwijl juist nu de brug moet worden geslagen tussen de verschillende afdelingen. Het creatief vermogen en flexibiliteit van uw collega’s bepalen immers de wendbaarheid van de gehele organisatie. Door te investeren in een geïntegreerde, gebruiksvriendelijke en laagdrempelige best-of-breed P2P-oplossing brengt u waarde terug in de bedrijfsstrategie.

Beslissingen worden gemaakt op informatie. Sturen doen we op basis van data. Kortom, door een agile bedrijfsstrategie te hanteren wordt de behoefte aan betrouwbare en relevante data nog belangrijker. Denk hierbij aan de data in uw ERP, operationele systeem(en), maar ook aan het uitgavenpatroon van uw organisatie bij de dagelijkse bestellingen. Wanneer een collega, zich van geen kwaad bewust, per email een order plaatst bij een onbekende leverancier, is de data-analyse direct minder representatief.  

Het unieke van P2P-processen is dat het veel verschillende afdelingen met verschillende rollen en wensen raakt. Een P2P-oplossing met een easy-to-use design is de enige manier om de adoptie onder eindgebruikers te stimuleren. Wanneer men een P2P-oplossing omarmt, wordt de spend data bruikbaar en biedt deze nieuwe kansen:  
  1. Financial planning en forecasting: Inzicht in de ontwikkeling en trends van het uitgavenpatroon van de organisatie is een solide basis voor budgetteren en cashflow management. De tijd zit niet langer in het samenstellen van rapporten, maar kan met behulp van kant-en-klare spend data gebruikt worden voor strategische beslissingen om doelgericht extra te investeren of kosten te besparen 
  2. Grip op kosten: De combinatie van P2P-technologie en gebruikersadoptie zorgt voor grip op de dagelijkse uitgaven. Dit maakt dat uw organisatie bewust wordt van de kostenontwikkeling, real-time inzage houdt in budget uitnutting en weloverwogen beslissingen kan maken. 
Wellicht klinkt het voor de hand liggend, maar met P2P-data wordt de basis gelegd voor goed geïnformeerde beslissingen. Stuurinformatie is echter niet de enige bijdrage van Purchase-to-Pay. De nadruk ligt veelal bij het realiseren van besparingen. Maar wist u dat er ook mogelijkheden zijn om inkomsten te genereren met P2P binnen uw crediteurenadministratie? Door de verwerkingstijd van facturen terug te brengen naar slechts dagen, kunt u uw leveranciers ruim voor het verstrijken van de betalingstermijn al betalen. Wat levert dit op?   
  1. Extra inkomsten door ‘on the spot’ een korting te ontvangen op uw facturen die u, afhankelijk van uw strategie, direct kunt investeren in uw projecten. 
  2. Leveranciers hebben direct toegang tot cash. Dit draagt bij aan uw partnerbenadering richting klanten en de financiële stabiliteit in de supply-chain.
Kortom, Accelerated Payments is een laagdrempelige kans om rendement op cash te genereren en de financiële positie van uw leveranciers (en supply chain) te verbeteren.

Samenvattend, een agile P2P-systeem draagt bij aan financial planning en forecasting, zorgt voor meer grip op kosten en daarbij genereert u extra inkomsten en biedt u leveranciers direct toegang tot cash. Het is dus evident dat een agile P2P-systeem essentieel is voor grip op uitgaven en bredere strategie, vooral in tijden zoals nu.
 
Over de auteur
Mijn naam is Jerry Graman en ik ben werkzaam bij Proactis. Regelmatig ga ik in gesprek met klanten, consultancy en organisaties die op zoek zijn naar optimalisatie van P2P-processen. Elke organisatie is uniek, maar P2P-processen zijn in veel gevallen heel vergelijkbaar. Benieuwd hoe wij organisaties zoals Espria of ASR helpen met het verbeteren van Purchase-to-Pay? Heeft u vragen aan de hand van dit artikel? Neem gerust contact met mij op