Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Een stapsgewijze benadering van geautomatiseerde factuurverwerking

Hoe komt u van waar u nu bent naar geautomatiseerde factuurverwerking? Gelukkig kunt u deze belangrijke verandering in stappen uitvoeren. En over het algemeen kan dat zonder belangrijke wijzigingen aan uw bestaande systemen.

Voor de eerste stappen zijn helemaal geen nieuwe systemen nodig en elke stap brengt al een verbetering met zich mee. Pas als de basis van beleid en procedures er is, komt er technologie bij kijken. Ga als volgt te werk:

1. Analyseer uw huidige processen
Ontdek hoe facturen zich op dit moment door uw bedrijf bewegen. Waar worden ze ontvangen? Hoe komen ze bij Accounts Payable (AP)? Hoe worden ze gevalideerd en gecodeerd? Welk percentage wordt digitaal ontvangen en welk percentage op papier? Hoe lang duurt het gemiddeld om een factuur te verwerken? Hoeveel facturen worden er per jaar verwerkt per AP FTE? Wat zijn de AP-kosten per transactie (totaal aantal facturen / afdelingskosten AP geeft een ruwe indicatie)?

Uw doel is om te begrijpen hoe u op dit moment facturen verwerkt, waar de knelpunten en vertragingen zich bevinden en wat het u kost. De kans is groot dat u mogelijkheden ziet om uw huidige procedures al op korte termijn te verbeteren.

2. Centraliseer uw factuurbeheer
Overweeg om een gecentraliseerde of gedeelde dienst op te zetten voor factuurbeheer. Informeer uw leveranciers dat zij alle facturen naar AP sturen en handhaaf het beleid. (In een benchmarkonderzoek van de International Accounts Payable Professionals Association (IAPP) heeft meer dan twee derde (64,7%) van de leden aangegeven dat centralisatie van het grootste belang is, door het een belang van 5 op een schaal van 1 tot 5 te geven.)

Implementeer een standaardprocedure om facturen digitaal vast te leggen. U kunt daar direct mee beginnen door documenten eenvoudig te scannen en indexeren. Als u facturen op meerdere locaties moet vastleggen, gebruik dan een standaardprocedure en een gecentraliseerd digitaal archiveringssysteem dat uw handmatige goedkeuringsproces zal stroomlijnen.

Uw primaire doel op dit moment is om facturen zo snel mogelijk vast te leggen en de basis te leggen voor automatisering van het proces op een later moment.

3. Standaardiseer beleid en procedures
Definieer en documenteer het standaardbeleid en de procedures voor het verwerken van facturen met en zonder PO. Denk hierbij aan controles op dubbele facturen en wiskundige integriteitscontroles, het vergelijken van criteria en toleranties en workflows voor goedkeuring en het oplossen van afwijkingen en geschillen, etc. Documenteer uw beleid voor het optimaliseren van werkkapitaal. Hierbij kunt u denken aan wanneer u wel en geen kortingen moet toepassen voor vervroegde betaling.

Uw primaire doel is om aan uw organisatie duidelijk te maken hoe facturen precies moeten worden verwerkt. Dit zal uw huidige handmatige processen beter stroomlijnen en u voorbereiden op automatisering van uw beleid en procedures.

4. Automatiseer
Zodra u uw beleid, procedures en controles hebt vastgesteld, bent u klaar om te beginnen met automatiseren. Op dat moment kunt u een keuze maken voor een technologische oplossing die ondersteuning biedt voor automatisering zoals in de vorige paragraaf is beschreven. Deze oplossing kan vervolgens worden geïmplementeerd.

Het belangrijkste om mee te beginnen is een enkele 'processing engine' waarmee u uw beleid en procedures voor validatie en codering, matching, het oplossen van afwijkingen, betalingsautorisatie en rapportage en analyse kunt automatiseren. U wilt een enkel, consistent factuurautomatiseringsproces, ongeacht het aantal manieren waarop u facturen aanvankelijk vastlegt. Aan de voorkant kunt u alle mogelijkheden voor digitale facturering inzetten die u nu al gebruikt. Papieren facturen legt u vast door middel van een combinatie van scannen, OCR en handmatige invoer.

Uw doel is om zoveel mogelijk facturen 'straight-through' te verwerken met weinig of geen menselijke interactie en om het proces voor het oplossen van afwijkingen zo veel mogelijk te stroomlijnen. Als die mogelijkheid eenmaal is geïmplementeerd, kunt u werken aan een stapsgewijze verbetering van het vastleggingsproces aan de voorkant. Hier komen we later nog op terug.

5. Maak selfservice door de leverancier mogelijk
Nu alle facturen op een consistente digitale manier worden verwerkt, is het een eenvoudige stap om de status inzichtelijk te maken voor leveranciers via een beveiligde selfservice-internetportal. Uw doel hier is om ervoor te zorgen dat AP-medewerkers zo min mogelijk tijd doorbrengen aan de telefoon om vragen van leveranciers te beantwoorden over de status van hun factuur en wanneer zij betaald zullen worden.

6. Vraag proactief om kortingen voor snel betalen
Nu u facturen veel sneller kunt verwerken, kunt u profiteren van eventuele kortingen die uw leveranciers geven bij snelle betalingen. Naast de huidige mogelijkheden, kunt u misschien ook vragen om dergelijke kortingen bij het onderhandelen van nieuwe contracten. Als u eenmaal echt grip heeft op de factuurverwerking, kunt u op termijn aanzienlijk besparen.

7. Zet informatie in voor betere sourcing
Aan de hand van geautomatiseerde factuurverwerking kan uw inkoopafdeling op een aantal manieren de inkoopactiviteiten verbeteren. Nu al uw betalingsactiviteiten digitaal worden vastgelegd, zullen de medewerkers betere informatie hebben voor een spendanalyse en zo de database met leveranciers consolideren en sourcing van andere activiteiten optimaliseren. Met de reputatie dat u tijdig betaalt en het leveranciers gemakkelijk maakt om hun debiteurenadministratie met u te beheren, zijn leveranciers wellicht eerder bereid om uw organisatie preferentiële prijzen en voorwaarden te bieden.

Uw uiteindelijke doel hier is om tijdig te betalen en uw inkopers te voorzien van informatie waarmee ze op termijn nog meer uit leveranciers kunnen halen.

8. Automatiseer factuurregistratie stap voor stap
Zodra u uw factuurverwerking aan de achterkant heeft geautomatiseerd, kunt u zich richten op het vinden van nog efficiëntere manieren om facturen aan de voorkant vast te leggen. Dit kan stap voor stap door bijvoorbeeld digitale factuurverwerking te implementeren voor uw grotere klanten of via handelsnetwerken. Een andere optie is het toevoegen van mogelijkheden aan uw leveranciersportal, zoals het uploaden van facturen of de mogelijkheid van een "PO-flip". Met elke stap die u implementeert wordt uw factuurverwerkingsproces meer geautomatiseerd en bent u dichterbij geautomatiseerde factuurverwerking.

Uw doel hier is om steeds meer kosten en tijd te besparen op het vastleggen van facturen, zelfs nadat u de grote besparingen van geautomatiseerde factuurverwerking heeft gerealiseerd.

Elk van deze stappen is werkbaar en geleidelijk aan zult u steeds meer voordelen ervaren. Zoals we aan het begin van deze gids al noemden, zijn de directe en indirecte kosten van traditionele, handmatige verwerking eenvoudigweg niet meer aan de orde. De technologie om het overgrote deel van de papierverwerking te elimineren is beschikbaar, betaalbaar en eenvoudig te implementeren binnen de context van uw bestaande financiële systemen. En de voordelen gaan verder dan alleen het verlagen van de kosten. Dankzij de voordelen van kostenbeheer en de beschikbaarheid van informatie, kunt u de concurrentiepositie van uw bedrijf de komende jaren verstevigen.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X