Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Plan een internationaal initiatief op het gebied van spend management

Indirect spend management is een duidelijk hiaat in het kostenbeheer van organisaties en traditionele IT-systemen blijken over het algemeen ontoereikend te zijn bij het aanpakken hiervan.

Dat is een van de redenen dat zoveel ERP Procurement modules niet worden gebruikt.

Maar met de allerbeste en oneindig configureerbare systemen kunnen bedrijven wereldwijd al snel een eenduidige werkwijze opstellen en de zichtbaarheid van de uitgaven vergroten, met korte doorlooptijden van projecten en minimale verstoring. Zo kunnen CFO's spend management inzetten om winst te maken.

Minder dan 20% van de organisaties over de hele wereld maakt gebruik van de voordelen van spend management, aldus investeringsbank Triple Tree. Aangezien zij bij elkaar bijna 22 biljoen euro per jaar uitgeven aan directe en indirecte goederen en diensten, is dat verrassend weinig.

Elke bespaarde euro zou direct moeten bijdragen aan het resultaat, maar in een turbulente economie waarin volledige zichtbaarheid van de kosten prioriteit zou moeten hebben, blijven over de gehele wereld medewerkers ad-hoc, los inkopen.

Het is aan CFO's om dit gat te dichten
CFO's van multinationals zijn verantwoordelijk voor meer dan 500 miljard euro aan winst die jaarlijks verloren gaat door inefficiëntie en het niet naleven van een effectieve strategie voor spend management. Hierdoor wordt voorbijgegaan aan de grote financiële en organisatorische voordelen van een samenhangend, wereldwijd kader voor spend management.

Mandaat om kosten te besparen
Op aandringen van het bestuur worden CFO's gedreven door de noodzaak om de administratieve overheadkosten en kosten in het algemeen te verlagen en de financiële controle, naleving van het beleid en de productiviteit van de organisatie als geheel te verhogen.

Het is duidelijk dat iedereen er baat bij zal hebben. Maar dit is een enorme uitdaging. En alleen daarom is al snel duidelijk dat hier grootschalige veranderingen voor nodig zullen zijn: 
  • Accounts Receivable en Accounts Payable zijn enorm druk met handmatig verwerken, problemen oplossen en bergen geeltjes die symbool staan voor een onderliggend gebrek aan controle. En dat terwijl zij juist een positieve bijdrage zouden moeten leveren aan het werkkapitaal en de kaspositie. 
  • Informatiesystemen zijn het merendeel van de tijd kwijt aan het oplossen van bestaande IT-problemen. En dat terwijl ze effectief ondersteuning zouden moeten bieden voor gemeenschappelijke, bedrijfsbrede Purchase-to-Pay processen: het automatiseren van de workflow, variërend van het vastleggen van gegevens tot de beoordeling, goedkeuring, kostentoerekening, autorisatie van betalingen, levering van goederen, en meer.
  • Inkoopteams hebben moeite om nauwkeurige, volledige en actuele informatie bij te houden en worden beperkt door tijdrovende en inconsistente processen voor communicatie en het inzetten van leveranciers. Zij zouden zich juist bezig moeten houden met het opbouwen van betere relaties, zodat ze binnen de gehele organisatie op de best mogelijke manier kunnen inkopen.
'Maverick buying', het inkopen buiten contracten om, is aan de orde van de dag. Het is belangrijk om methoden te ontwikkelen om de visie voor beter spend management te versterken in alle lagen van de organisatie. Dit klinkt misschien als het verkooppraatje van een gehaaide consultant, maar echte compliance en controle kunnen alleen worden bereikt als 'maverick buying' wordt ingeperkt.

Eerste stap op weg naar spend management
Op basis van de verzamelde gegevens is de eerste stap het vaststellen van een uitgangspunt waarin een organisatie het bestaande spend management identificeert en de prestaties meet aan de hand van interne doelstellingen en industrienormen. De behoeften van de organisatie, de doelstellingen en de strategie om deze te bereiken moeten worden gedefinieerd zonder dat er een groot, kostbaar en tijdrovend herontwerpproject wordt opgezet.

Hiervoor is het belangrijk dat u een duidelijk beeld heeft van de globale structuur van uw organisatie, inclusief lokale gedragingen die zinvol zijn om te behouden en onderdelen die rijp zijn voor samenwerking en kostenbesparingen binnen de gehele organisatie. Het kan bijvoorbeeld een goed idee zijn om Accounts Payable of Procurement te decentraliseren en te spreiden over meerdere vestigingen en/of divisies binnen hetzelfde geografische gebied en als shared services aan te bieden binnen de Groep.

Of het model nu gebaseerd is op een reeks gemeenschappelijke processen of op de beginselen van shared services, er is altijd een ondersteunend systeem nodig dat gebiedsoverschrijdend spend en procurement management mogelijk maakt. Taalonafhankelijkheid betekent dat het voor iedere gebruiker even toegankelijk zal zijn, waardoor een mix-and-match van lokale en wereldwijde leveranciers mogelijk wordt. Zo bereikt u een passend niveau van lokale autonomie, die eenvoudig te integreren is met de verschillende onderliggende ERP- en bedrijfssystemen en rekening houdt met de lokale belasting- en valutaregelgeving.

Gefragmenteerde ERP-systemen
De COO denkt wellicht dat dit al mogelijk is binnen bestaande ERP-infrastructuren. Maar als u goed kijkt, zal waarschijnlijk blijken dat dit wereldwijd enorm gefragmenteerd is. Gebieden en landen blijken hun eigen systemen te hebben en geven de voorkeur aan ERP en financiële systemen van verschillende aanbieders. Verder ontdekt u waarschijnlijk verschillende rekeningstelsels en bedrijfsprocessen, die allemaal het gevolg zijn van groei door acquisitie.

Het probleem is dat de meeste eProcurement-systemen en ERP-modules zijn ontwikkeld met het oog op het ideaalbeeld: een enkele financiële organisatie met één set grootboeken. De werkelijkheid is helaas totaal anders.

Bovendien bieden veel van deze systemen een breed aantal functies en een zekere mate van integratie tussen hun verschillende applicaties. Toch leidt dit brede aanbod vaak tot een gebrek aan focus op zaken als het inperken van 'maverick buying', het inzichtelijk maken van de kostenpijplijn en het realiseren van schaalvoordelen.

Hier liggen de voordelen van oneindig configureerbare, best-in-class oplossingen voor spend management en procurement. In een internationaal initiatief zouden deze zeker de voorkeur moeten hebben.

Weerstand van Territory Managers
Als eenmaal een systeem is gekozen, kan er nog steeds weerstand zijn vanuit Territory Managers die het zien als een bedreiging voor hun autonomie. Dat de Raad van Bestuur is overtuigd van een snel wereldwijd rendement op de investeringen, betekent niet dat iedereen er zo over denkt. Zeker niet als het gaat om het beschermen van hun eigen winst en verlies.

Mogelijk ervaren ze de druk om de ERP Procurement-module te implementeren als met een kanon op een mug schieten. En ondanks dat ze hun deel betalen aan de kosten voor het systeem, zouden ze liever een andere oplossing aanschaffen, die minder impact heeft op hun gevestigde methoden van beloning.

Organisatiebrede verandering stimuleren
De schattingen van Triple Tree hebben al aangetoond dat spend management veel groter is dan een mug. En dit is een kans voor de Raad van Bestuur – en met name de CFO, waar mogelijk geholpen door een goed zichtbare CPO – om organisatiebrede veranderingen door te voeren. Dit is het moment om politieke kwesties de doorkruisen, de voordelen van het nieuwe systeem te demonstreren en brede acceptatie door eindgebruikers te stimuleren.

Veel medewerkers zullen positief reageren wanneer u laat zien hoe de kostenbesparingen die zij realiseren door het gebruik van het systeem direct bijdragen aan de winstgevendheid van het bedrijf. Maar ironisch genoeg zal een CFO in sommige gevallen niet-financiële voordelen moeten benadrukken bij managers in kleinere divisies en gebieden.

Met meer inzichtelijkheid zullen ze bijvoorbeeld hun winst, verlies en budgetten beter kunnen beheren en kunnen identificeren waarop bespaard zou kunnen worden. Daarnaast geeft het systeem hen een manier om de discrepanties, onnauwkeurigheden en beperkte analyses weg te werken die werden veroorzaakt door de verscheidenheid aan onderliggende platformen en toepassingen die nu samenkomen onder de geïntegreerde paraplu van het systeem.

Toch zou u zelfs de koppigste tegenstander van het nieuwe systeem eenvoudig moeten kunnen overtuigen wanneer u laat zien dat op deze manier een grootschalige procesherstructurering vermeden kan worden. En dat door eenvoudigweg een model voor spend management op te zetten dat is gebaseerd op een systeem en dat meer inzicht geeft in de uitgaven.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X