Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Hoe Finance en Procurement samen in vier stappen kunnen besparen

Hoe CFO's de rol van Procurement in spend management beter kunnen begrijpen en benutten.

Als CFO besteedt u ongetwijfeld veel tijd aan het verlagen van de kosten waar dat maar even mogelijk is. En dat probeert u te doen op een manier die uw organisatie versterkt in plaats van verzwakt. Misschien werkt u wel aan kostenbesparingen binnen Finance door Accounts Payable (AP) te automatiseren. En zoals veel CFO's tegenwoordig, kunt u zich volledig richten op spend management, eventueel met behulp van tools als eProcurement.

Grip op uw Purchase-to-Pay (P2P) proces en de zichtbaarheid ervan, zijn grote stappen bij het realiseren van de voordelen van Spend Control. Denk hierbij aan beter budgetmanagement en consistente naleving van het inkoopautorisatiebeleid.
 
Maar het grootste voordeel is wel dat u de kosten van de goederen en diensten die uw organisatie inkoopt daadwerkelijk kunt verlagen door een groter percentage van de inkoop te doen bij voorkeursleveranciers en aan de hand van contracten. Zo leidt u de inkoop naar sources met de laagste prijzen en de beste totale waarde.

De vier stappen hieronder zijn met de nodige inzet allemaal te realiseren binnen een tijdsbestek van enkele maanden en zullen binnen de meeste bedrijven belangrijke en waardevolle 'quick wins' opleveren:

1. Implementeer een centrale leverancierslijst:
Leg de basis om vrijwel elke inkoopactiviteit te verbeteren door met een inkoopsysteem een centrale leverancierslijst op te stellen en de processen te implementeren die deze lijst volledig en up-to-date houden. Zo heeft u een enkel overzicht met al uw leveranciers (zoals u dat waarschijnlijk ook voor klanten heeft), maar kunt u ook:
  • overbodig en overmatig onderhoud elimineren;
  • de productiviteit van het inkoopteam en Accounts Payable verhogen;
  • het leveranciersbestand indelen in categorieën voor een betere spendanalyse;
  • bestaande financiële systemen efficiënter maken aan de hand van betere leveranciersgegevens;
  • de eerste stap zetten op weg naar selfservice-gegevensbeheer voor leveranciers.
2. Versterk de processen voor de kwalificatie van leveranciers en contractbeoordeling:
De processen voor kwalificatie van leveranciers en contractbeoordeling zijn essentieel voor het in stand houden van een solide leveranciersbestand en het vermijden van onverantwoorde risico's. Maar ze zijn vaak tijdrovend en arbeidsintensief. Een goed inkoopsysteem ondersteunt gestroomlijnde processen aan de hand waarvan een aantal dingen snel kunnen worden gedaan:
  • Bestaand leveranciersrisico identificeren, zodat stappen kunnen worden ondernomen om dit te beperken.
  • Het risico en de bijbehorende kosten verlagen voor de toekomst.
  • De productiviteit van het inkoopteam verhogen door beoordelingen en prestaties van leveranciers en het herzieningsproces van contracten te automatiseren.
3. Voer een rationaliseringsproces voor leveranciers uit en stel contracten op:
Zodra een centrale leverancierslijst is geïmplementeerd, leveranciers zijn gecategoriseerd voor een effectieve spend- en risicoanalyse en een solide kwalificatie- en beoordelingsproces is geïmplementeerd, kunt u uw grootste 'quick win' maken: het rationaliseren van uw leveranciers.

Als uw organisatie is zoals de meeste andere, zult u zien dat u in veel van de categorieën veel meer leveranciers heeft dan dat u daadwerkelijk nodig heeft. In andere categorieën heeft u mogelijk te weinig leveranciers. Door uw uitgaven te spreiden over meer leveranciers dan nodig is, verwatert uw koopkracht. In belangrijke categorieën heeft u mogelijk slechts een leverancier. En dit brengt een groot risico met zich mee als die leverancier niet zou presteren.

Als u de informatie in uw leverancierslijst combineert met de geschiedenis van de uitgaven en andere informatie uit uw financiële systemen, kunt u uw leveranciersbestand rationaliseren en:
  • uw uitgaven beperken tot slechts een of enkele goede leveranciers per categorie en de totale kosten van ingekochte goederen en diensten verlagen door lagere prijzen en een betere totale waarde te onderhandelen;
  • besparen door middel van contracten met voorkeursleveranciers;
  • waar nodig in bepaalde categorieën de risico's die afhankelijkheid van slechts een enkele leverancier met zich meebrengt verlagen door relaties aan te gaan met een of meer aanvullende leveranciers.
4. Rol een Business Network uit
Een van de beste manieren om de administratieve kosten op zowel de korte als de lange termijn te verlagen, is een Business Network inzetten dat de communicatie met leveranciers drastisch kan stroomlijnen. U kunt een dergelijk netwerk inzetten om:
  • tijd te besparen door potentiële leveranciers zelf een goedgekeurde status aan te laten vragen door middel van een onlinevragenlijst;
  • onboarding van leveranciers te optimaliseren, door leveranciers de mogelijkheid te bieden zelf profiel- en catalogusgegevens in te voeren of te uploaden;
  • de tijd die u besteedt aan sourcingevents te verminderen door de juiste leveranciers de mogelijkheid te bieden om te bladeren door aanbestedingen waarop kan worden ingeschreven, RFx-documenten te downloaden, reacties te uploaden en de toekenningsstatus te bekijken;
  • de workload van Accounts Payable te verlagen door leveranciers zelf toegang te geven tot accountgegevens;
  • gegevensbeheer van leveranciers te optimaliseren, door leveranciers in staat te stellen zelf wijzigingen aan te brengen aan hun profiel- en catalogusgegevens.
Als u deze mogelijkheden al heeft, kunt u wellicht snel besparen op beter contractbeheer of gestroomlijnde sourcingprocessen. Met een goed inkoopsysteem kunt u beginnen waar uw grootste kansen liggen en, aan de hand van de fases die voor uw organisatie het beste werken, stappen nemen richting de uiteindelijke voordelen van een geïntegreerde aanpak.
Kies voor spend management zonder onnodige kosten en complexiteit, waarmee u waarde toevoegt aan de business:

Neem contact op
X