Doelstellingen
De organisatie van Wetterskip Fryslân ging in 2014 over tot een proces gestuurde manier van werken, waarbij ook het operationele inkoopproces, van het plaatsen van bestellingen tot en met de factuurafhandeling, onder de loep werd genomen. Het waterschap kwam tot de conclusie dat veel medewerkers naar eigen inzicht hun bestellingen deden. Dat gebeurde vaak zonder goedkeuring vooraf. En medewerkers hadden ieder hun eigen werkwijze. Hierdoor kon het gebeuren dat medewerkers of afdelingen bestellingen deden buiten lopende contracten om. Dit maakte het lastig om een duidelijk beeld te krijgen van gemaakte afspraken en de actuele status van bestellingen en verplichtingen. Maar ook was niet duidelijk wat en hoeveel bij welke leveranciers werd besteld. Dit, naast de behoefte om het volledige inkoopproces te digitaliseren, was de aanleiding om het proces volledig te herzien. Daarbij bundelden inkopers, bestellers en andere belanghebbenden de krachten om tot een gezamenlijke blauwdruk te komen.
De doelstelling was om te komen tot één uniforme manier van bestellen en factuurafhandeling (purchase to pay) voor de hele organisatie. Door het operationele bestelproces te standaardiseren en alle aankopen vanuit lopende raamovereenkomsten via één centraal systeem te laten lopen, verwachtte de afdeling Inkoop meer efficiëntie en transparantie te realiseren in het inkoopproces. Om zo uiteindelijk kosten te besparen. De nieuwe werkwijze moest worden ondersteund door één geïntegreerd systeem waarbinnen zowel contractbeheer als het plaatsen van bestellingen, de goedkeuringen, de bewaking van de budgetten en de verwerking van orders en inkoopfacturen kon plaatsvinden. Voor de oplossing wilde Wetterskip Fryslân niet de complexiteit van een ERP-systeem, maar de flexibiliteit van een best-of-breed-oplossing die naadloos kon communiceren met het bestaande financiële systeem. Op basis van deze eisen werd een aanbesteding in de markt gezet, waarbij uiteindelijk de keuze viel op Proactis.
Wat biedt de oplossing
In samenwerking met Proactis formuleerde Wetterskip Fryslân een implementatieplan en werd de oplossing gefaseerd in de organisatie uitgerold. De koppelingen met de bestaande systemen vereisten extra aandacht, maar deze lopen inmiddels naar tevredenheid. Kende de organisatie voorheen ruim 180 bestellers, met de nieuwe werkwijze in dit aantal drastisch teruggebracht tot zo’n 35 bestellers. Zij verrichten – binnen hun bevoegdheid – inkopen voor de hele organisatie. Deze medewerkers kunnen zelf direct bestellingen plaatsen vanuit catalogi van vooraf geselecteerde leveranciers, die zijn gekoppeld aan het platform. Een autorisatieflow zorgt voor goedkeuring van elke order. Bestellingen, orders en leveringen worden zo automatisch verwerkt en gekoppeld aan de juiste factuur.
Door dit naadloos aan te sluiten op het financiële systeem is het proces van bestellen tot betalen enorm versneld en efficiënter geworden. Zo’n 30 procent van de inkomende facturen wordt ingelezen met scan- en herkensoftware. Het overgrote deel ontvangt Wetterskip Fryslân digitaal. Dit alles zorgt niet alleen voor bestelgemak, maar verkleint de kans op foutieve bestellingen en foute facturen achteraf. Ook voorkomt dit onnodige administratie en papierwerk. Naast tijdwinst levert dit ook besparingen op in proceskosten.
Resultaten
De organisatie van Wetterskip Fryslân ging in 2014 over tot een proces gestuurde manier van werken, waarbij ook het operationele inkoopproces, van het plaatsen van bestellingen tot en met de factuurafhandeling, onder de loep werd genomen. Het waterschap kwam tot de conclusie dat veel medewerkers naar eigen inzicht hun bestellingen deden. Dat gebeurde vaak zonder goedkeuring vooraf. En medewerkers hadden ieder hun eigen werkwijze. Hierdoor kon het gebeuren dat medewerkers of afdelingen bestellingen deden buiten lopende contracten om. Dit maakte het lastig om een duidelijk beeld te krijgen van gemaakte afspraken en de actuele status van bestellingen en verplichtingen. Maar ook was niet duidelijk wat en hoeveel bij welke leveranciers werd besteld. Dit, naast de behoefte om het volledige inkoopproces te digitaliseren, was de aanleiding om het proces volledig te herzien. Daarbij bundelden inkopers, bestellers en andere belanghebbenden de krachten om tot een gezamenlijke blauwdruk te komen.
De doelstelling was om te komen tot één uniforme manier van bestellen en factuurafhandeling (purchase to pay) voor de hele organisatie. Door het operationele bestelproces te standaardiseren en alle aankopen vanuit lopende raamovereenkomsten via één centraal systeem te laten lopen, verwachtte de afdeling Inkoop meer efficiëntie en transparantie te realiseren in het inkoopproces. Om zo uiteindelijk kosten te besparen. De nieuwe werkwijze moest worden ondersteund door één geïntegreerd systeem waarbinnen zowel contractbeheer als het plaatsen van bestellingen, de goedkeuringen, de bewaking van de budgetten en de verwerking van orders en inkoopfacturen kon plaatsvinden. Voor de oplossing wilde Wetterskip Fryslân niet de complexiteit van een ERP-systeem, maar de flexibiliteit van een best-of-breed-oplossing die naadloos kon communiceren met het bestaande financiële systeem. Op basis van deze eisen werd een aanbesteding in de markt gezet, waarbij uiteindelijk de keuze viel op Proactis.