Four Seasons Health Care verlaagt de kosten van factuurverwerking met 41%

Profiel

Verticale sector:
Zorgverleners

Aantal inkoopfacturen:
310.000+ per jaar

Aantal verzorgingshuizen / ziekenhuizen:
500+

Aantal werknemers:
30.000+

Klant sinds:
2007

Doelstellingen

  • Inkoopfacturen centraal verwerken op het hoogst mogelijke efficiëntie- en nauwkeurigheidsniveau.
  • De controle en transparantie van factuurprocessen binnen de gehele organisatie verbeteren.

Wat biedt de oplossing

  • De klant een geautomatiseerde oplossing aanbieden voor het scannen van facturen met "intelligente" gegevensvastlegging en specifieke verwerking van query's voor papieren, PDF- en XML-facturen.
  • Minder handmatige intensieve en fouten-gevoelige aspecten van factuurverwerking.
  • Naadloze integratie met Unit4 Financials.

Resultaten

  • Met 65% verhoogde efficiëntieniveaus samen met een verlaging van de verwerkingskosten met 41%.
  • Hoge procesefficiëntieniveaus die de oorspronkelijke verwachtingen overtreffen.
  • Inkoopfacturen kunnen nu met één druk op de knop vanuit Unit4 Financials worden bekeken.
Ons uiteindelijke doel was om het Crediteurenadministratieproces te centraliseren en tegelijkertijd de beste werkmethoden in te voeren. Proactis had aantoonbare ervaring op beide gebieden en kwam met bewezen klantencijfers over wat er bereikt kon worden. De verbeteringen hebben ons geholpen om de AP-efficiëntie met 65% te verhogen en we hebben de AP-kosten met 41% verlaagd.

Four Seasons Health Care
 

Profiel

Four Seasons Health Care (FSHC) is de grootste onafhankelijke zorgverlener in het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf beheert ongeveer 450 verzorgingstehuizen en 60 ziekenhuizen en gespecialiseerde zorgcentra en heeft momenteel meer dan 30.000 medewerkers in dienst, die voor meer dan 20.000 bewoners zorgen.

FSHC bevond zich in een situatie waarin afzonderlijke bedrijfsonderdelen inkoopfacturen ontvingen. Er moesten ongeveer 310.000 inkoopfacturen per jaar worden gecodeerd, goedgekeurd en naar een centrale crediteurenadministratie (AP) worden gestuurd. Naast de medewerkers van de afzonderlijke bedrijfsonderdelen had het centrale AP-team maar liefst 17 medewerkers nodig om de facturen te verwerken. Dit legde een enorm beslag op de middelen.
Four Seasons Health Care verlaagt de kosten van factuurverwerking met 41%

Doelstellingen

Na een doorlopende evaluatie van de procesefficiëntie in de gehele organisatie werd het duidelijk dat er verbeteringen nodig waren. De crediteurenadministratie werd geïdentificeerd als een belangrijk gebied waar voordelen konden worden gerealiseerd door middel van een eenduidige, gerichte aanpak. Door deze functionaliteit te centraliseren en tegelijkertijd procesautomatisering in te voeren, konden aanzienlijke kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen worden gerealiseerd, fouten worden voorkomen en tijd worden vrijgemaakt voor de mensen in de individuele zorginstellingen, zodat zij zich konden concentreren op het leveren van de kwalitatief beste zorg.

De samenwerking met Proactis hielp bij het identificeren van een aantal belangrijke doelstellingen: de inkoopfacturen moesten centraal worden verwerkt op het hoogst mogelijke niveau van efficiëntie en nauwkeurigheid; de introductie van belangrijke prestatie-indicatoren en de implementatie van een platform dat de voortdurende verbetering en evolutie van het hele facturatieproces mogelijk zou maken.
Inkoopfacturen centraal verwerken op het hoogst mogelijke efficiëntie- en nauwkeurigheidsniveau

Wat biedt de oplossing

FSHC wilde er zeker van zijn dat de nieuwe centrale functie bestaande en potentiële factuurvolumes zou kunnen verwerken zonder dat er veel extra personeel nodig was. Proactis keek onder andere naar de tijd die besteed werd aan het handmatig invoeren van inkoopfacturen in het bestaande Unit4-financiële systeem, de bijbehorende tekortkomingen met betrekking tot factuuruitzonderingen en het werken met papier. Door de introductie van de mogelijkheid om documenten te scannen en PDF-facturen te importeren konden inkoopfacturen worden gescand en konden de factuurgegevens "intelligent" worden geëxtraheerd en automatisch worden gevalideerd.

Proactis introduceerde krachtige, sjabloonvrije technologieën voor het registreren van factuurgegevens, waaronder een geavanceerde "leerfunctie" waarmee FSHC waarden kon invoeren die niet automatisch werden geëxtraheerd. Deze 'leerfunctie' houdt in dat de oplossing de locatie van de gemiste waarde onthield om de gegevens voortdurend te kunnen verbeteren.

Er werd ook een specifiek web-gebaseerd proces voor het oplossen van query's geïmplementeerd, zodat FSHC eventuele problemen met factuurafwijkingen, zoals ontbrekende of onjuiste leveranciersgegevens, snel kon oplossen. Dit geeft een duidelijk beeld van de redenen en bronnen van eventuele factuuruitzonderingen. Uitzonderingen kunnen niet alleen eenvoudig worden opgelost, maar FSHC kan nu ook de leveranciers er bij betrekken en hen query’s zelf laten oplossen om uitzonderingen bij de bron te elimineren.
De klant een geautomatiseerde oplossing aanbieden voor het scannen van facturen

Resultaten

De snelle verbeteringen van de efficiëntie hebben FSHC tastbare voordelen opgeleverd door de automatisering van het AP-proces. Het aantal verwerkte facturen per medewerker per jaar is met 65% gestegen. De kosten voor het verwerken van de facturen zijn met 41% gedaald, wat heeft geresulteerd in een zeer hoog niveau van procesefficiëntie dat nog hoger is dan wat aanvankelijk werd verwacht en hoger dan de doelen die aanvankelijk waren gesteld. Alle aspecten van de factuurverwerking zijn aanzienlijk verbeterd, terwijl er handmatig intensieve en fouten-gevoelige processen zijn verwijderd.

Tegelijkertijd heeft het werken met elektronische afbeeldingen gezorgd voor beter toezicht en meer transparantie. De inkoopfacturen kunnen nu met één druk op de knop vanuit het Unit4-financiële systeem worden bekeken, maar ook veilig via het documentenarchief. Dankzij de jarenlange integratie-ervaring en nauwe samenwerking met Unit4 kon Proactis ook advies geven over hoe het meeste uit de bestaande Unit4-financieringsoplossing kon worden gehaald.
Inkoopfacturen kunnen nu met één druk op de knop vanuit Unit4 Financials worden bekeken
Wij hebben oplossingen die perfect aansluiten bij uw unieke wensen. Neem contact met ons op: