Doelstellingen
Na een doorlopende evaluatie van de procesefficiëntie in de gehele organisatie werd het duidelijk dat er verbeteringen nodig waren. De crediteurenadministratie werd geïdentificeerd als een belangrijk gebied waar voordelen konden worden gerealiseerd door middel van een eenduidige, gerichte aanpak. Door deze functionaliteit te centraliseren en tegelijkertijd procesautomatisering in te voeren, konden aanzienlijke kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen worden gerealiseerd, fouten worden voorkomen en tijd worden vrijgemaakt voor de mensen in de individuele zorginstellingen, zodat zij zich konden concentreren op het leveren van de kwalitatief beste zorg.
De samenwerking met Proactis hielp bij het identificeren van een aantal belangrijke doelstellingen: de inkoopfacturen moesten centraal worden verwerkt op het hoogst mogelijke niveau van efficiëntie en nauwkeurigheid; de introductie van belangrijke prestatie-indicatoren en de implementatie van een platform dat de voortdurende verbetering en evolutie van het hele facturatieproces mogelijk zou maken.
Wat biedt de oplossing
FSHC wilde er zeker van zijn dat de nieuwe centrale functie bestaande en potentiële factuurvolumes zou kunnen verwerken zonder dat er veel extra personeel nodig was. Proactis keek onder andere naar de tijd die besteed werd aan het handmatig invoeren van inkoopfacturen in het bestaande Unit4-financiële systeem, de bijbehorende tekortkomingen met betrekking tot factuuruitzonderingen en het werken met papier. Door de introductie van de mogelijkheid om documenten te scannen en PDF-facturen te importeren konden inkoopfacturen worden gescand en konden de factuurgegevens "intelligent" worden geëxtraheerd en automatisch worden gevalideerd.
Proactis introduceerde krachtige, sjabloonvrije technologieën voor het registreren van factuurgegevens, waaronder een geavanceerde "leerfunctie" waarmee FSHC waarden kon invoeren die niet automatisch werden geëxtraheerd. Deze 'leerfunctie' houdt in dat de oplossing de locatie van de gemiste waarde onthield om de gegevens voortdurend te kunnen verbeteren.
Er werd ook een specifiek web-gebaseerd proces voor het oplossen van query's geïmplementeerd, zodat FSHC eventuele problemen met factuurafwijkingen, zoals ontbrekende of onjuiste leveranciersgegevens, snel kon oplossen. Dit geeft een duidelijk beeld van de redenen en bronnen van eventuele factuuruitzonderingen. Uitzonderingen kunnen niet alleen eenvoudig worden opgelost, maar FSHC kan nu ook de leveranciers er bij betrekken en hen query’s zelf laten oplossen om uitzonderingen bij de bron te elimineren.
Resultaten
De snelle verbeteringen van de efficiëntie hebben FSHC tastbare voordelen opgeleverd door de automatisering van het AP-proces. Het aantal verwerkte facturen per medewerker per jaar is met 65% gestegen. De kosten voor het verwerken van de facturen zijn met 41% gedaald, wat heeft geresulteerd in een zeer hoog niveau van procesefficiëntie dat nog hoger is dan wat aanvankelijk werd verwacht en hoger dan de doelen die aanvankelijk waren gesteld. Alle aspecten van de factuurverwerking zijn aanzienlijk verbeterd, terwijl er handmatig intensieve en fouten-gevoelige processen zijn verwijderd.
Tegelijkertijd heeft het werken met elektronische afbeeldingen gezorgd voor beter toezicht en meer transparantie. De inkoopfacturen kunnen nu met één druk op de knop vanuit het Unit4-financiële systeem worden bekeken, maar ook veilig via het documentenarchief. Dankzij de jarenlange integratie-ervaring en nauwe samenwerking met Unit4 kon Proactis ook advies geven over hoe het meeste uit de bestaande Unit4-financieringsoplossing kon worden gehaald.