Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Hoe u Proactis kunt gebruiken voor Continuous Process Improvement (CPI)

Elk bedrijf - ongeacht de grootte of sector - zou moeten streven naar continue procesverbetering, oftewel Continuous Process Improvement (CPI). Voor de meeste organisaties zijn de budgetten krap en moeten zij ‘meer doen met minder’ (minder personeel, minder geld). Door methoden voor continue verbetering toe te passen kan een bedrijf niet alleen processen vereenvoudigen, maar ook verspilling in processen verminderen en workflows optimaliseren.

Het consolideren en controleren van uitgaven is nog nooit zo belangrijk geweest, waarbij alle afdelingen onder de loep worden genomen om kostenefficiëntie te verhogen.

Continuous Improvement is op dit moment een hot item. Forbes benadrukt dat continue verbetering een "eigenschap van succesvolle bedrijven" is en dat organisaties "continue verbetering moeten omarmen om de business te versterken". The Hackett Group stelde onlangs ook dat "continue procesverbetering een must is voor organisaties die streven naar winstgevendheid en concurrentievoordeel."

Het belangrijkste doel van continue procesverbetering is om stapsgewijs kleine veranderingen door te voeren die op de lange termijn meer waarde zullen opleveren door te bepalen of ze in lijn zijn met de doelstellingen van het bedrijf. En procesverbeteringen kunnen in de hele organisatie worden doorgevoerd, ook op het gebied van spend management en inkoop.

Als het bijvoorbeeld gaat om optimalisatie van strategische inkoop, dan blijkt uit een recent onderzoek door Proactis dat minder dan 25% van de ondervraagde organisaties het gevoel heeft dat ze het inkoopproces op orde hebben. Terwijl driekwart van de organisaties aanzienlijke mogelijkheden ziet om te verbeteren. Naast het mislopen van substantiële besparingen door betere leveranciersovereenkomsten, maakt een strategisch inkoopproces dat niet optimaal functioneert oneigenlijk gebruik van de tijd van het team voor administratieve taken. 

Continuous Process Improvement kan organisaties meer winst en productiviteit opleveren, kwaliteit verbeteren, tevredenheid van leveranciers verhogen, kosten verlagen, zorgen voor meer consistente invoer van gegevens en nog veel meer. Met spend management kunnen dergelijke verbeteringen het risico van het niet volgen en niet voldoen aan regelgeving door leveranciers verminderen, de financiële controle en transparantie verbeteren, een bredere, beter gerationaliseerde leveranciersdatabase bieden en tijd vrijmaken voor meer taken die waarde toevoegen.

Processen die als onderdeel van Continuous Process Improvement kunnen worden verbeterd zijn onder andere:

Acceptatie van technologie
Voorbeeld: Eén van de belangrijkste factoren voor het succes van elk proces of systeem is het vermogen om organisatiebreed draagvlak te krijgen. Het intuïtieve, gebruiksvriendelijke ontwerp van Proactis maakt een verandering mogelijk die medewerkers in staat stelt om routinematige dagelijkse bestellingen te doen op basis van selfservice, waarbij zij zich houden aan geldende procedures en controles. Afdelingsmanagers, inkoopprofessionals en zelfs leveranciers werken in het systeem om eenvoudig en op een geconsolideerde manier bestelaanvragen te doen, in te kopen, te factureren en goed te keuren.

Snellere doorlooptijd
Voorbeeld: Door minder tijd nodig te hebben om een factuur te verwerken, kunnen medewerkers zich meer richten op activiteiten die waarde toevoegen. Met Proactis kunt u nu de directe kosten van de factuurverwerking verminderen door de volledige verwerkingscyclus van de factuur te automatiseren, vanaf het moment dat ze worden ontvangen tot het moment dat ze betaalbaar worden gesteld. U kunt de verwerking van papieren facturen verminderen door een snel en accuraat digitaal facturatieproces met weinig handmatige handelingen te creëren.

Verbeter transparantie
Voorbeeld: Inzicht in de uitgaven vanaf de transactie tot en met de spend analyse is van onschatbare waarde om besluitvorming op elk niveau te ondersteunen. Proactis-oplossingen geven inzicht in alle uitgaven tot op detailniveau om de besluitvorming te verbeteren.

Compliance
Voorbeeld: Om elk proces echt te stroomlijnen, moeten gebruikers in de hele organisatie in staat worden gesteld om de juiste stappen te nemen om compliance te waarborgen. Maar zonder ingebouwde controles die automatisch worden afgedwongen door het ondersteunende systeem binnen het platform, is het niet vanzelfsprekend om van iedereen te verwachten dat hij of zij alle beleidsregels en procedures begrijpt en naleeft. De uitgebreide geautomatiseerde controles van Proactis maken het eenvoudiger voor u om ervoor te zorgen dat alle aankopen, budgetten en autorisatiebeleid binnen de hele organisatie worden nageleefd, zodat bijvoorbeeld betere compliance binnen de organisatie wordt gegarandeerd.

Beheer van contracten
Voorbeeld: U moet ervoor zorgen dat in uw hele organisatie de uitgaven plaatsvinden binnen contracten en bij vooraf goedgekeurde leveranciers. Het toezicht op contracten is tijd- en arbeidsintensief. Proactis stelt u in staat om elke keer dat een nieuwe leverancier aan boord komt, de werkzaamheden van het opstellen van nieuwe contracten te verlichten. Met standaard contracttemplates hoeven gebruikers slechts kleine updates uit te voeren, waardoor u met het opstellen van nieuwe contracten in alle gevallen veel tijd bespaart.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden hoe u Proactis kunt inzetten voor Continuous Process Improvement en u kan helpen uw productiviteit te verhogen, de kwaliteit en continuïteit te verbeteren en de kosten te verlagen. Proactis maakt het mogelijk.