Guided buying – zowel persoonlijk, als zakelijk 

Door Bert de Groot - Business Development Manager & Partner Manager

 'Guided Buying' doet zich de laatste tijd voor als iets wat nieuw is. Maar eigenlijk is dit iets wat we zowel privé, als zakelijk elke dag zien. Neem bijvoorbeeld een tripje naar de supermarkt: de geur van vers brood zodra u de winkel instapt leidt u naar de achterkant van de winkel, waar u vervolgens onderweg nog verschillende 1+1 aanbiedingen tegenkomt. Allemaal voor een beperkte tijd natuurlijk. Dit zijn tactieken die retailers off- en online gebruiken om ons onbewust aan te zetten tot een aankoop. 
 
En op zakelijk vlak?  
Inkoopafdelingen stoppen een aanzienlijke hoeveelheid tijd in het opbouwen van een leveranciersportfolio die aansluit op de behoeften van de organisatie en risico’s op het gebied van compliance beperkt. Dit omvat een grondige controle van de leverancier, het voeren van prijsonderhandelingen en het beheren van contractovereenkomsten. Maar hoe zorgt u ervoor dat deze inspanningen het gewenste resultaat leveren in de vorm van compliance? 
 
Het antwoord is simpel: Guided Buying
Met Guided Buying leidt u uw gebruikers naar de juiste, door u geautoriseerde, leverancier of contract. Met een simpele zoekopdracht krijgen uw kopers toegang tot een aanbod aan goedgekeurde leveranciers via online catalogi en/of websites. Hiermee kunnen zij eenvoudig de producten en diensten inkopen die zij nodig hebben om de dagelijkse gang van zaken draaiende te houden. Bedenk: mensen zijn gemaksdieren die in eerste instantie kijken naar de eenvoudigste weg. Als de makkelijkste weg niet Guided Buying is, dan is er een kans dat zij de bekende route volgen en kiezen voor een ongeautoriseerde leverancier – of nog erger, dat zij het systeem omzeilen en direct kiezen voor een nieuwe leverancier. Dit fenomeen wordt Maverick Buying genoemd.  
 
Inmiddels heb ik al een aantal inkoopoplossingen gezien die de koper op de tweede plek zetten, met als resultaat veel tijd die besteed wordt aan het geven van goedkeuringen en het invoeren van codes. Ondanks dat dit belangrijk is, is het in gebruik nemen van de technologie door de eindgebruiker cruciaal om zoveel mogelijk ‘on-contract spend’ te realiseren. U heeft immers uren besteedt aan het kiezen van leveranciers en het onderhandelen van contractvoorwaarden. Het zou zonde zijn als al deze moeite tevergeefs blijkt te zijn door onduidelijke, omslachtige inkoopprocessen. Door voor een zo gebruiksvriendelijk mogelijke oplossing te kiezen kunt u de onzekerheid bij uw inkopers weghalen en borgt u een positieve inkoopervaring.  
 
Naast het bieden van een gebruiksvriendelijke inkoopervaring is het ook van groot belang dat uw inkopers een mate van autonomie ervaren door middel van effectieve selfservice. Een systeem dat Guided Buying faciliteert kan u hiermee helpen. Niet alleen krijgen uw inkopers toegang tot een aanbod aan goedgekeurde leveranciers en contracten, maar u dringt de hoeveelheid administratieve taken terug. Hierdoor maakt u tijd vrij in de agenda van uw inkoopfunctie die beter besteedt kan worden.  
 
De technologie om dit te realiseren is al beschikbaar. Een P2P (Procure-to-Pay) oplossing integreert naadloos met de website van uw leverancier door middel van interne catalogi. In deze catalogi vindt u direct de door u onderhandelde prijs terug. Het grootste voordeel van deze catalogi is de snelheid waarmee uw inkopers kunnen vinden wat zij zoeken. De kennis dat ze snel kunnen krijgen wat zij nodig hebben werkt geruststellend voor uw kopers. Mits de interne catalogi juist geïmplementeerd zijn, kunt u met dezelfde zekerheid producten en diensten inkopen als dat u een pak melk haalt in de supermarkt.  
 
Over snelheid gesproken…wist u dat orders die via een Guided Buying inkoopervaring worden ingeschoten doorgaans sneller worden goedgekeurd? Hierdoor kunnen inkopers gedeeltelijk deze taken toevertrouwen aan het systeem en kunnen zij zich focussen op de taken die waarde toevoegen aan uw organisatie. Denk hierbij aan het ontwikkelen van succesvolle leveranciersrelaties of het tegengaan van risico’s binnen uw supply chain. Het onderhouden van uw leveranciersportfolio is één van de belangrijkste taken van een inkoopfunctie. Vooral wanneer uw organisatie afhankelijk is van de goederen en producten die zij leveren. Hoewel de hoeveelheid tijd die hierin wordt gestopt de bredere organisatie vaak ontgaat, is het belang van het begeleiden van kopers zeer belangrijk. 
 
Met de juiste tooling voor Guided Buying kunt u uw medewerkers voorzien van de juiste informatie, op het juiste moment. Er is vrijwel geen excuus meer om buiten goedgekeurde leveranciers en contracten in te kopen.
 
Dus als u ontdekt dat uw orders niet overeenkomen met intern beleid of dat u onbekende leveranciers tegenkomt, vraag uzelf dan af waarom. Sta in de schoenen van uw inkoper en gebruik het systeem. Wordt u (snel) begeleidt naar wat u zoekt? Zo niet, neem contact met ons op en wij kunnen u helpen de juiste Guided Buying inkoopervaring te creëren.