Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Factuurverwerking Software

Bespaar tijd en geld met digitale verwerking en goedkeuring van facturen en realtime inzicht in inkoopafspraken

Boek een demo

Neem contact op

Wij begrijpen de uitdagingen van elektronische factuurverwerking

Factuurverwerking is vaak een handmatig en arbeidsintensief proces.
Het afhandelen van verschillende soorten facturen van zowel grote als kleine leveranciers kan een flinke uitdaging zijn.
Inefficiënte en foutgevoelige processen leiden tot onnodige kosten en onjuiste of te late betalingen.
Onvoldoende inzicht in factuurgegevens.
Het facturatieproces is niet geautomatiseerd.

Wij hebben
de oplossing

Proactis’ oplossing voor factuurverwerking automatiseert het hele proces van ontvangst tot de betaling van facturen. U krijgt realtime inzicht in uw uitgaven en verplichtingenadministratie en u heeft toegang tot belangrijke informatie die nodig is om betere financiële beslissingen te nemen.

Neem de regie over het hele traject van registratie, controle (matching), goedkeuring betaalbaarstelling van facturen. Zo kunt u – naast de gewenste besparingen – cashflows optimaliseren, risico’s verminderen en productiviteit verbeteren. Een duidelijke audit trail ondersteunt accurate rapportage van uw financiële gegevens.

Een stapsgewijze aanpak van factuurautomatisering

Wat u kunt doen

Elke factuur op
de juiste plek

De oplossing neemt een groot deel van het administratieve werk uit handen. En zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van probleemfacturen. Afhankelijk van de leverancier kunt u facturen elektronisch inlezen via OCR. Is dat niet het geval, dan kunt u facturen ook ontvangen via de leveranciers-backoffice. Maar het handmatig invoeren van papieren facturen kan natuurlijk ook. Daarnaast is het mogelijk om een binnenboeking of prestatieverklaring te maken. Daarbij kan het systeem dan een pro forma factuur opstellen.

Snelle afhandeling
van probleemfacturen

De software controleert facturen automatisch met het bestaande inkoopdossier (inkooporder en prestatieverklaring). Het systeem calculeert op basis van de ordergegevens een subtotaal per order, een BTW-bedrag en een totaalbedrag. Alle facturen worden vervolgens vergeleken met deze gegevens (´gematcht´). Komen de documenten overeen, dan wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Probleemfacturen worden in een workflow (eventueel met aanvullende informatie) naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd. Is er geen inkooporder vastgelegd, dan stuurt het systeem de factuur voor goedkeuring aan de juiste budgethouder.

Eenvoudig
betaalbaar stellen

Nadat de (geautomatiseerde) matchingprocedure is doorlopen, kunnen alle goedgekeurde digitale facturen direct betaalbaar worden gesteld. Het systeem zorgt dat de bevoegde functionaris hiervoor de betaalinstructies krijgt en stuurt de factuurinformatie door naar uw financiële systeem. De financiële dimensies, zoals kostenplaats en grootboekrekeningnummer, zijn al bij de order ingevuld. Het is ook mogelijk om de betaalbaargestelde facturen in een elektronische batch file te verwerken en naar de bank te sturen.

Dura Vermeer digitaliseert factuurverwerking voor betere controle over het P2P-proces.