Wij hebben
de oplossing
Proactis Invoice Management automatiseert het hele proces van ontvangst tot aan betaalbaarstellen van facturen. U krijgt realtime inzicht in uw uitgaven en verplichtingenadministratie en heeft toegang tot belangrijke informatie die nodig is om betere financiële beslissingen te nemen.
Met Proactis Invoice Management krijgt u grip en controle op het hele traject van registratie, controle (matching) en betaalbaarstelling van facturen. Zo kunt u – naast de gewenste besparingen – geldstromen optimaliseren, risico’s minimaliseren en productiviteit verbeteren. Een heldere audit trail ondersteunt accurate rapportage van uw financiële gegevens.
X
Wat u kunt doen
Elke factuur op
de juiste plek
De oplossing neemt u een groot deel van het administratieve werk uit handen. En zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van probleemfacturen. Afhankelijk van de leverancier kunt u kunt facturen elektronisch inlezen. Is dat niet het geval, dan kunt u facturen ook ontvangen via de leveranciers-backoffice. Handmatig invoeren van papieren facturen kan natuurlijk ook. Daarnaast is het mogelijk om een binnenboeking of prestatieverklaring te maken. Het systeem kan dan een pro forma factuur opstellen.
Snelle afhandeling
van probleemfacturen
De software controleert facturen automatisch met het bestaande inkoopdossier (inkooporder en prestatieverklaring). Het systeem calculeert op basis van de ordergegevens een subtotaal per order, een BTW-bedrag en een totaalbedrag. Alle facturen worden vervolgens vergeleken met deze gegevens (´gematcht´). Komen de documenten overeen, dan wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Probleemfacturen worden in een workflow (eventueel met aanvullende informatie) naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd. Is er geen inkooporder vastgelegd, dan stuurt het systeem de factuur voor goedkeuring aan de juiste budgethouder.
Eenvoudig
betaalbaarstellen
Nadat de matchingprocedure is doorlopen, kunnen alle goedgekeurde facturen direct betaalbaar worden gesteld. Het systeem zorgt dat de bevoegde functionaris hiervoor de betaalinstructies krijgt en stuurt de factuurinformatie door naar uw financiële systeem. De financiële dimensies zoals kostenplaats en grootboekrekeningnummer zijn al bij de order ingevuld. Het is ook mogelijk om de betaalbaargestelde facturen in een batch file te verwerken en naar de bank te sturen.