Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Invoice Management

Stroomlijn uw factuurverwerking en krijg realtime inzicht in uw verplichtingenadministratie

Boek een demo
X
 Neem contact op
X

Wij begrijpen de uitdagingen van 
invoice management

  • Factuurverwerking is vaak handmatig en arbeidsintensief proces.
  • Het afhandelen van vele verschillende facturen van zowel grote als kleine leveranciers kan een flinke uitdaging zijn.
  • Inefficiënte, foutgevoelige processen leiden tot onnodige kosten en onjuiste of te late betalingen.
  • Onvoldoende inzicht in factuurgegevens.


X
Casestudie

Wij hebben
de oplossing

Proactis Invoice Management automatiseert het hele proces van ontvangst tot aan betaalbaarstellen van facturen. U krijgt realtime inzicht in uw uitgaven en verplichtingenadministratie en heeft toegang tot belangrijke informatie die nodig is om betere financiële beslissingen te nemen.
 
Met Proactis Invoice Management krijgt u grip en controle op het hele traject van registratie, controle (matching) en betaalbaarstelling van facturen. Zo kunt u – naast de gewenste besparingen – geldstromen optimaliseren, risico’s minimaliseren en productiviteit verbeteren. Een heldere audit trail ondersteunt accurate rapportage van uw financiële gegevens.

X
Wat u kunt doen
Elke factuur op
de juiste plek


De oplossing neemt u een groot deel van het administratieve werk uit handen. En zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van probleemfacturen. Afhankelijk van de leverancier kunt u kunt facturen elektronisch inlezen. Is dat niet het geval, dan kunt u facturen ook ontvangen via de leveranciers-backoffice. Handmatig invoeren van papieren facturen kan natuurlijk ook. Daarnaast is het mogelijk om een binnenboeking of prestatieverklaring te maken. Het systeem kan dan een pro forma factuur opstellen.
 


Snelle afhandeling
van probleemfacturen


De software controleert facturen automatisch met het bestaande inkoopdossier (inkooporder en prestatieverklaring). Het systeem calculeert op basis van de ordergegevens een subtotaal per order, een BTW-bedrag en een totaalbedrag. Alle facturen worden vervolgens vergeleken met deze gegevens (´gematcht´). Komen de documenten overeen, dan wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Probleemfacturen worden in een workflow (eventueel met aanvullende informatie) naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd. Is er geen inkooporder vastgelegd, dan stuurt het systeem de factuur voor goedkeuring aan de juiste budgethouder.


Eenvoudig
betaalbaarstellen


Nadat de matchingprocedure is doorlopen, kunnen alle goedgekeurde facturen direct betaalbaar worden gesteld. Het systeem zorgt dat de bevoegde functionaris hiervoor de betaalinstructies krijgt en stuurt de factuurinformatie door naar uw financiële systeem. De financiële dimensies zoals kostenplaats en grootboekrekeningnummer zijn al bij de order ingevuld. Het is ook mogelijk om de betaalbaargestelde facturen in een batch file te verwerken en naar de bank te sturen.


Realtime inzicht voor accurate rapportage en transparante audit trail 

De voordelen
van Proactis:

  • 100% digitaal facturatieproces.
  • Eenvoudig facturen vinden, met order- en leveringsgegevens.
  • Snellere factuurverwerking en betaling.
  • Alle facturen inzichtelijk op één plek.
  • Efficiënter afhandelen van probleemfacturen.
  • Heldere audit trail voor accurate rapportage van uw financiële gegevens.
  • Minder administratief werk.
Evalueer uw prestaties
X
Onze oplossingen
Purchase-to-Pay Krijg meer controle en inzicht in uw bedrijfsuitgaven
Facturatie-oplossingen Invoice Management, eFacturatie Portaal, Invoice Scan & Capture en Accelerated Payment Facility
eFacturatie Portaal Efficiënter facturen verwerken en minder risico op fouten
Procurement (Buying) Krijg volledige controle over uw inkoopprocessen en uitgaven
Workforce (Hiring) Grip op uitgaven voor inhuur van tijdelijk personeel
Artikel
Een stapsgewijze benadering van geautomatiseerde factuurverwerking
Lees meer
Case study
Bauer Media realiseert automatische factuurverwerking en -betaling met Proactis
Lees meer
Artikel
Is het tijd voor convergentie tussen Finance en Procurement om spend management projecten te stimuleren?
Lees meer