Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Factuurverwerking Software

Bespaar tijd en geld met digitale verwerking en goedkeuring van facturen en realtime inzicht in inkoopafspraken

Boek een demo
X
 Neem contact op
X

Wij begrijpen de uitdagingen van elektronische factuurverwerking

  • Factuurverwerking is vaak een handmatig en arbeidsintensief proces.
  • Het afhandelen van verschillende soorten facturen van zowel grote als kleine leveranciers kan een flinke uitdaging zijn.
  • Inefficiënte en foutgevoelige processen leiden tot onnodige kosten en onjuiste of te late betalingen.
  • Onvoldoende inzicht in factuurgegevens.
  • Het facturatieproces is niet geautomatiseerd.


X
Casestudie

Wij hebben
de oplossing

Proactis’ oplossing voor factuurverwerking automatiseert het hele proces van ontvangst tot de betaling van facturen. U krijgt realtime inzicht in uw uitgaven en verplichtingenadministratie en u heeft toegang tot belangrijke informatie die nodig is om betere financiële beslissingen te nemen.

Neem de regie over het hele traject van registratie, controle (matching), goedkeuring betaalbaarstelling van facturen. Zo kunt u – naast de gewenste besparingen – cashflows optimaliseren, risico’s verminderen en productiviteit verbeteren. Een duidelijke  audit trail ondersteunt accurate rapportage van uw financiële gegevens.

Een stapsgewijze aanpak van factuurautomatisering

X
Wat u kunt doen
Elke factuur op
de juiste plek


De oplossing neemt een groot deel van het administratieve werk uit handen. En zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van probleemfacturen. Afhankelijk van de leverancier kunt u facturen elektronisch inlezen via OCR. Is dat niet het geval, dan kunt u facturen ook ontvangen via de leveranciers-backoffice. Maar het handmatig invoeren van papieren facturen kan natuurlijk ook. Daarnaast is het mogelijk om een binnenboeking of prestatieverklaring te maken. Daarbij kan het systeem dan een pro forma factuur opstellen.
 


Snelle afhandeling
van probleemfacturen


De software controleert facturen automatisch met het bestaande inkoopdossier (inkooporder en prestatieverklaring). Het systeem calculeert op basis van de ordergegevens een subtotaal per order, een BTW-bedrag en een totaalbedrag. Alle facturen worden vervolgens vergeleken met deze gegevens (´gematcht´). Komen de documenten overeen, dan wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Probleemfacturen worden in een workflow (eventueel met aanvullende informatie) naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd. Is er geen inkooporder vastgelegd, dan stuurt het systeem de factuur voor goedkeuring aan de juiste budgethouder.


Eenvoudig
betaalbaar stellen


Nadat de (geautomatiseerde) matchingprocedure is doorlopen, kunnen alle goedgekeurde digitale facturen direct betaalbaar worden gesteld. Het systeem zorgt dat de bevoegde functionaris hiervoor de betaalinstructies krijgt en stuurt de factuurinformatie door naar uw financiële systeem. De financiële dimensies, zoals kostenplaats en grootboekrekeningnummer, zijn al bij de order ingevuld. Het is ook mogelijk om de betaalbaargestelde facturen in een elektronische batch file te verwerken en naar de bank te sturen.
 
Dura Vermeer digitaliseert factuurverwerking voor betere controle over het P2P-proces.


Realtime inzicht voor accurate rapportage en transparante audit trail 

De voordelen
van Proactis:

  • 100% digitaal facturatieproces.
  • Eenvoudig facturen vinden, met order- en leveringsgegevens.
  • Snellere, elektronische factuurverwerking en betaling.
  • Alle facturen inzichtelijk op één plek.
  • Efficiënter afhandelen van probleemfacturen.
  • Heldere audit trail voor accurate rapportage van uw financiële gegevens.
  • Minder administratief werk.
Spend Management begint hier
X
Onze oplossingen
Purchase-to-Pay Krijg meer controle en inzicht in uw bedrijfsuitgaven
Facturatie-oplossingen Invoice Management, eFacturatie Portaal, Invoice Scan & Capture en Accelerated Payment Facility
eFacturatie Portaal Efficiënter facturen verwerken en minder risico op fouten
Inkoopmanagement Krijg volledig controle over uw inkoopprocessen en uitgaven
Workforce Grip op uitgaven voor inhuur van tijdelijk personeel
Stapsgewijze aanpak
Een stapsgewijze aanpak van factuurautomatisering
Lees meer
Case study
Bauer Media realiseert automatische factuurverwerking en -betaling met Proactis
Lees meer
Artikel
Is het tijd voor samenwerking tussen Financiën en Inkoop om spend management projecten te stimuleren?
Lees meer