Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Expense Management

Declaraties digitaliseren, van bonnetje tot boekhouding

Boek een demo
X
 Neem contact op
X

Wij begrijpen
uw uitdagingen van expense management

  • Het verwerken van declaraties is tijdrovend en gebeurt het vaak zonder de juiste autorisatie.
  • Bonnetjes zijn vaak kwijt of beschadigd.
  • Declaraties worden vaak toegeschreven aan de verkeerde kostenrekening of afdeling.
  • Bonnetjes moeten gedurende 7 jaar worden bewaard om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
  • Een toenemend aantal decalraties is ongerechtvaardigd.
  • Medewerkers raken vaak gefrustreerd door het declaratieproces, of door vertragingen in de afwikkeling.


X
Casestudie

Wij hebben
de oplossing

Proactis Expenses digitaliseert het papieren declaratieproces volledig. U bespaart niet alleen tijd en geld, maar uw medewerkers kunnen hun declaraties ook nauwkeurig en eenvoudig indienen. De oplossing maakt het autorisatieproces eenvoudiger en geeft u direct toegang tot heldere overzichtsrapportages. Gebruiksgemak voor u én uw medewerkers.
 
Met de Proactis Expenses app kunnen medewerkers op afstand of op reis hun onkosten eenvoudig declareren. De oplossing is ook uiterst flexibel, waardoor meerdere declaraties tegelijkertijd kunnen worden afgehandeld.

 

X
Wat u kunt doen
Declaraties
digitaliseren


Proactis Expenses is een native smartphone app (voor iPhone en Android) waarmee medewerkers bonnetjes digitaal kunnen declareren. Met de mobiele (en web­)applicatie zijn declaratieformulieren verleden tijd. In plaats van papieren bonnetjes te bewaren, maken medewerkers met de app eenvoudig een foto van de bon en zetten deze direct klaar in één online overzicht. De leidinggevende kan in het overzicht de declaraties goedkeuren, afkeuren en eenvoudig doorzetten naar de financiële administratie. De administratie kan dit koppelen aan het financiële pakket.


Snellere betaling
van declaraties


Medewerkers kunnen alle acties omtrent het declaratieproces direct afhandelen met de app. Niet alleen het vastleggen van declaraties, kilometer- en andere vergoedingen, maar ook direct bundelen in declaratie-overzichten en deze via de app indienen bij de leidinggevenden. Medewerkers kunnen de status van declaratie-overzichten via de app volgen en declaratierichtlijnen direct inzien. De oplossing biedt gebruiksgemak en medewerkers krijgen declaraties sneller uitbetaald. Omdat de app ook offline kan worden gebruikt, kunnen ook onkosten in het buitenland makkelijk worden gedeclareerd. Bonnetjes in vreemde valuta worden direct omgezet in euro's of de juiste valuta.


Realtime
inzicht


De oplossing geeft realtime inzicht in de daadwerkelijk gemaakte kosten. Door kosten toe te wijzen aan categorieën en projecten krijgen organisaties beter en sneller inzicht waar mogelijke besparingskansen liggen. Door budgetten toe te kennen aan specifieke categorieën wordt het eenvoudiger om te sturen op kosten. Alle bonnetjes worden bovendien 10 jaar bewaard, waarmee ruimschoots wordt voldaan aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.


Een snel en transparant declaratieproces, volgens de juiste regels en procedures 

De voordelen
van Proactis:

  • Overzicht van alle gemaakte onkosten.
  • 10 jaar lang veilige online opslag.
  • Voldoet aan fiscale eisen.
  • Altijd en overal toegang met native smartphone app (voor iPhone en Android).
  • Geen papieren bonnetjes meer bewaren  
  • Koppeling met uw financiële systeem.
Evalueer uw prestaties
X
Onze oplossingen
Purchase-to-Pay Krijg meer controle en inzicht in uw bedrijfsuitgaven
Invoice Management Stroomlijn uw factuurverwerking en krijg realtime inzicht in uw verplichtingen-administratie
Procurement (Buying) Krijg volledige controle over uw inkoopprocessen en uitgaven
Purchase-to-Pay Mobiele Apps De oplossingen van Proactis altijd binnen handbereik