Realtime
budgetcontrole
Proactis Budget Management biedt u volledige functionaliteit voor budgetbeheer en -bewaking en vormt een onmisbare schakel in ons complete Purchase to Pay-platform voor contractmanagement, bestellen, inhuur van extern personeel, en factuurafhandeling. Budgetten kunt u monitoren vanuit zowel het orderproces als het facturatieproces. Zo heeft u real-time controle op uw budgetten. De budgetten hoeven niet langer handmatig te worden aangepast bij elke wijziging.
Flexibiliteit in toewijzen
van budgetten
Een belangrijk voordeel voor inkoop- en financieel managers is de flexibiliteit om op meerdere niveaus budgetten toe te kunnen wijzen aan bijvoorbeeld afdelingen, kostenplaatsen, kostensoorten of gebruikers. Zo kunt u op elk moment budgetten bewaken en het hele jaar door het gebruik ervan kunt weergeven. Budgetten kunnen zelfs worden bijgewerkt vanuit externe financiële of ERP-systemen. Daarnaast kunt u eenvoudig budgetten aanmaken door deze direct in te voeren in Proactis, via een geïmporteerd Excel-document of via een interface vanuit het financiële systeem.
Altijd actueel
inzicht
Bij de beoordeling van een contract, inkooporder of factuur kunnen budgetmanagers direct de impact op het budget zien. Vervolgens kunnen zij op basis van actuele informatie besluiten om uitgaven goed of af te keuren. Nadat een verplichting is aangegaan, wordt deze automatisch gereserveerd op het budget. Dit betekent dat alle goedgekeurde orders, contracten en facturen die in omloop zijn, maar ook de betalingen die al gedaan zijn, in mindering worden gebracht op het budget. Zo hebben budgethouders altijd inzicht in het resterende budget wanneer zij transacties goedkeuren en kan er nooit onverwacht te veel worden uitgegeven.
Duidelijke
budgetrapportage
Met Proactis Budget Management heeft u alle informatie overzichtelijk in één systeem met een dashboard voor uitgebreide budgetrapportages. Zo heeft een duidelijk beeld van kosten en uitgaven op zowel individueel als op bedrijfsbreed niveau. Budgetten kunnen worden vastgelegd aan de hand van meerdere criteria, zoals afdelingen, kostenplaatsen, kostensoorten, kostendimensies, commoditygroepen, gebruikers en combinaties hiervan. Daarmee is het mogelijk om een volledig budgetplan van een organisatie vast te leggen en op elk niveau budgetten te kunnen bekijken tot in het kleinste detail.