Onze kijk op Gartner® Peer Insights™ ‘Lessons Learned’: Implementing Procure-to-Pay Suites

‘Business as usual’ is niet meer van deze tijd, of uw organisatie nu een commercieel bedrijf, non-profitorganisatie of overheidsinstantie is. Elke leidinggevende is op dit moment op zoek naar manieren om de organisatie te kunnen stroomlijnen als gevolg van de druk die wordt uitgeoefend vanuit de huidige economie. Het doel hiervan is om kostenbesparingen te realiseren of om ten minste kosten te kunnen beheersen.

Na de salarisadministratie is inkoop veruit de grootste kostenpost van een organisatie. Denk hierbij aan het inkopen van de producten, kapitaal en diensten die u nodig heeft om uw organisatie draaiende te houden – kortom, de ‘kosten van het zakendoen’.

Het is vaak aan de inkoop- en financeteams om kostenbesparingen te realiseren en efficiëntie op te schroeven, terwijl zij ook risico’s en compliance moeten bewaken.

Met dit in het achterhoofd heeft Gartner 101 Peer Insights geanalyseerd en hebben zij lessen getrokken die vanuit het implementeren van Purchase-to-Pay suites te leren zijn. De peer reviewers zijn de volgende vragen gesteld:
  • “Als u opnieuw kon beginnen, wat zou uw organisatie anders doen?”
  • “Als u één advies kon geven aan andere potentiële klanten, wat zou dat zijn?”
Voor volledig toegang tot het rapport, klik hier
 

Vanuit de analyse konden de volgende lessen getrokken worden:
 
Les 1: Leg de vereisten vast en betrek de gehele organisatie
Peer reviewers adviseren P2P-projectleiders om alle stakeholders te betrekken bij de sign-off van een P2P-suite. Gebruik vanaf het begin een overzicht van de vereisten van de suite en gebruik hierbij ook klantreferenties voor het bouwen van een business case.
 
Les 2: Voordat u gaat implementeren, evalueer de workflows van de P2P-suite en leg hierbij de focus op automatisering
Peer reviewers raden aan dat projectleiders zich vooral concentreren op integratie en automatisering van hun P2P-suite. Leg hiervoor een optimalisatiecyclus vast. Dit betekent: documenteer, evalueer en pas naar aanleiding hiervan de workflows aan, voordat u overgaat op implementatie.
 
Les 3: Investeer in verandermanagement voor snelle adoptie
Het merendeel van de peer reviewers suggereren dat organisaties niet bang moeten zijn voor verandering als het aankomt op het volledig benutten van het potentieel van de Purchase-to-Pay suite. Zij adviseren dat projectleiders de veranderingen doorvoeren tijdens de implementatie, zodat deze gemakkelijk kunnen worden toegepast.
 
Les 4: Schakel professionele hulp in voor een naadloze implementatie van de P2P-suite
Peer reviewers adviseren dat P2P-projectleiders hun krachten bundelen met een partner voor het implementeren van de P2P-suite. Afhankelijk van de organisatie, kan er gekozen worden om de modules in één keer of in stappen te implementeren en dat er een centrale lead wordt gekozen om synergie onder afdelingen te garanderen.

 

“De adviezen vanuit de Peer Insights komen vanuit zowel succesvolle implementatieprojecten, als de lessen die zijn getrokken uit wat er misging. Dit is dus de ideale gids voor het implementeren van een P2P-suite.”, aldus Gartner.
 
Voor volledig toegang tot het rapport

*Gartner, “Gartner Peer Insights ‘Lessons Learned’: Implementing Procure-to-Pay Suites”, Peer Contributors, May 5, 2022.

GARTNER is a registered trademark and service mark, and PEER INSIGHTS is a trademark and service mark, of Gartner, Inc. and/or its affiliates in the U.S. and internationally and are used herein with permission. All rights reserved.  Gartner Peer Insights content consists of the opinions of individual end users based on their own experiences with the vendors listed on the platform, should not be construed as statements of fact, nor do they represent the views of Gartner or its affiliates. Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in this content nor makes any warranties, expressed or implied, with respect to this content, about its accuracy or completeness, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.
Lees meer

Proactis Spend Management
Oplossingen



Lees onze succesverhalen
over klanten



Bezoek onze 
kennisbank